水文資料檔案安全管理策略

李文迪 畢紅續(xù)

【摘?要】現(xiàn)如今，我國(guó)經(jīng)濟(jì)在快速發(fā)展，社會(huì)在不斷進(jìn)步，檔案是無(wú)形的財(cái)富，一旦損毀或泄密，就可能造成不可挽回的損失。因此，確保檔案安全，是檔案工作的重點(diǎn)。水文行業(yè)的檔案是日積月累的實(shí)踐結(jié)晶，更是需要妥善保管。文章針對(duì)水文檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，提出了四項(xiàng)著力點(diǎn)，以期為水文事業(yè)的檔案安全管理工作提供參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】水文;檔案管理;信息安全

引言

水文工作既是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的基層工作，又是一項(xiàng)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展密切相關(guān)、應(yīng)用量大、面廣的工作。水文資料是水文、水資源、水環(huán)境監(jiān)測(cè)、測(cè)驗(yàn)、預(yù)報(bào)等活動(dòng)中，直接或間接形成的具有保存和利用價(jià)值的各種形式的數(shù)據(jù)、圖表、文字、聲像的歷史記錄。水文資料內(nèi)容還包括水文年鑒、水文統(tǒng)計(jì)值、水文圖集及水文調(diào)查資料等。水文資料是水文工作者不畏艱險(xiǎn)，辛勤勞動(dòng)的結(jié)晶，對(duì)于水利事業(yè)而言，水文資料具有十分重要的作用，水文資料為防治水旱災(zāi)害、國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)、水資源開(kāi)發(fā)利用、水環(huán)境保護(hù)、科學(xué)研究和水利工程建設(shè)提供決策依據(jù)和重要數(shù)據(jù)資料，充分發(fā)揮了水文的耳目和參謀作用。因此，做好水文資料檔案管理工作，使水文資料具有完整性、可靠性、一致性非常重要。隨著水文事業(yè)的改革發(fā)展，水文資料的數(shù)量、種類增加、適用范圍也更廣。因此，要加強(qiáng)水文資料的管理，結(jié)合水文資料檔案管理的特點(diǎn)，從實(shí)際出發(fā)制定水文資料檔案管理辦法，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，使水文資料管理工作不斷走向制度化、規(guī)范化。在提供水文資料服務(wù)時(shí)，檔案管理工作要遵守國(guó)家有關(guān)科學(xué)技術(shù)檔案的保密規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)水文資料檔案的保密管理，確保水文資料檔案的安全性。

1水文檔案信息化建設(shè)的必要性

水文檔案具有一定的地域性，同時(shí)還要求其具有一定的統(tǒng)一性。通常情況下，水文檔案是以一個(gè)監(jiān)測(cè)站一年的監(jiān)測(cè)情況為一個(gè)單位的，即一個(gè)監(jiān)測(cè)站一年的勘測(cè)情況記錄匯編成一冊(cè)檔案記錄。也就是說(shuō)一本水文檔案只能反映一個(gè)地區(qū)某一個(gè)時(shí)間段的水文要素變化的情況和規(guī)律。一方面，一個(gè)地區(qū)的水情研究和水文變化預(yù)報(bào)僅憑一個(gè)觀察站的監(jiān)測(cè)記錄很難做到范圍廣，時(shí)效長(zhǎng)，準(zhǔn)確度高的要求，因此，一個(gè)地域可能需要將多個(gè)監(jiān)測(cè)站的水文檔案綜合到一起才能夠分析出準(zhǔn)確的研究結(jié)果，做出精確的分析報(bào)告。另一方面，即使是不同地區(qū)的水文要素，也存在相同或相似的變化規(guī)律，所以，一個(gè)地區(qū)的水文檔案可以用以比較另一個(gè)地區(qū)的水文要素變化規(guī)律或者推測(cè)另一個(gè)地區(qū)的水文變化規(guī)律，這也是水文檔案非常重要的一個(gè)用途。如果只靠人工來(lái)完成上述要求，是一個(gè)非常浩大的工程，是一個(gè)浪費(fèi)人力、時(shí)間的做法。但是如果采用信息化電子檔案，就可以十分快捷的實(shí)現(xiàn)不同地域的文件傳輸。有了信息化水文檔案，也可以十分簡(jiǎn)單的在全國(guó)范圍內(nèi)實(shí)行水文檔案的統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)。進(jìn)而實(shí)現(xiàn)水文檔案填報(bào)格式的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，填報(bào)內(nèi)容的規(guī)范化。統(tǒng)一的填報(bào)格式和規(guī)范的填報(bào)內(nèi)容能夠使得水文檔案在其他地域的應(yīng)用過(guò)程中少走一些彎路，在某個(gè)程度上來(lái)說(shuō)，也節(jié)省了相關(guān)工作人員的培訓(xùn)成本和工作成本。為了符合現(xiàn)代化作業(yè)對(duì)水文檔案的統(tǒng)一性、便捷性、準(zhǔn)確性的要求，水文檔案信息化的建設(shè)勢(shì)在必行。

2水文資料檔案安全管理策略

2.1注重管理，豐富室藏，加快檔案信息建設(shè)

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心。水文檔案專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)，涉及管理門類廣，因此水文檔案信息資源建設(shè)必須從源頭上加以關(guān)注。首先，要制定與水文信息化相協(xié)調(diào)的檔案信息化建設(shè)工作計(jì)劃，宏觀上要有總體的指導(dǎo)思路，實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新。其二，要增強(qiáng)綜合檔案室的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé)，建立和完善檔案信息管理制度，明晰檔案信息管理流程，建立水文數(shù)據(jù)網(wǎng)上歸檔流程等各專業(yè)的檔案歸并錄入規(guī)定，實(shí)現(xiàn)各門類檔案收集、管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，豐富室藏。其三，推廣檔案管理軟件的運(yùn)用，推進(jìn)水文檔案綜合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)案卷級(jí)、文件級(jí)的電子檢索。其四，加大電子文件歸檔管理。必須以成熟的軟、硬件環(huán)境和良好的管理制度為前提。綜合檔案室作為歸檔文件的信息接收和管理的職能機(jī)構(gòu)，要積極創(chuàng)造條件，建立信息管理制度，保證本系統(tǒng)的電子文件的真實(shí)、完整、可靠、安全地保存。嚴(yán)格執(zhí)行電子文檔和紙質(zhì)文檔同時(shí)歸檔的雙套制管理辦法，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案室”。

2.2加強(qiáng)制度建設(shè)

必須堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化制度化，認(rèn)真貫徹落實(shí)《安全生產(chǎn)法》和《水文條例》，建立健全水文資料及檔案的安全管理制度，檔案安全事故預(yù)防、報(bào)告及處理制度，將安全管理措施落實(shí)到各個(gè)環(huán)節(jié);制定切實(shí)可行的應(yīng)急預(yù)案，隨時(shí)應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的各種情況;定期進(jìn)行全面、認(rèn)真、細(xì)致的檢查，對(duì)重點(diǎn)部位進(jìn)行全面徹底的清查，不留死角，把檔案安全工作重點(diǎn)從事后處理轉(zhuǎn)變到事前防范上來(lái);對(duì)存在的問(wèn)題和隱患，要采取有力措施，及時(shí)整改，杜絕各種危害檔案安全事件的發(fā)生。地市以上水文局要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案室日常管理，檔案室由專門人員管理，無(wú)關(guān)人員不得隨意進(jìn)出;嚴(yán)格執(zhí)行檔案查、借閱制度，查閱、提供檔案一律由檔案管理人員進(jìn)行;嚴(yán)格規(guī)范檔案資料的統(tǒng)一編碼、入庫(kù)登記、借閱、歸還、查找、盤點(diǎn)等流程，提高檔案管理的效率;強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理，嚴(yán)禁將檔案數(shù)據(jù)存放在外網(wǎng)計(jì)算機(jī)或拷貝帶走;加強(qiáng)電子文件的形成、存儲(chǔ)、傳輸、利用過(guò)程中的安全保密防范。各縣區(qū)水文站要進(jìn)一步提高安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，責(zé)任到人，切實(shí)加強(qiáng)日常水文資料的安全管理。一是要整頓資料保管環(huán)境，無(wú)關(guān)物品不要與水文資料混雜存放，保持清潔衛(wèi)生;二是“四隨”完成后立即入柜存放，杜絕丟失風(fēng)險(xiǎn);三是要定期拍照存檔，對(duì)計(jì)算機(jī)定期檢查，殺毒清理，保證水文原始資料數(shù)據(jù)安全。

2.3不斷提高水文資料檔案管理工作水平

首先要取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。領(lǐng)導(dǎo)重視和支持檔案工作，不但可以及時(shí)解決工作中存在的人力、財(cái)力等難題，而且也是對(duì)檔案人員工作的最大支持和鼓勵(lì)。二是要提高管理人員的素質(zhì)。水文資料檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平對(duì)檔案工作的開(kāi)展至關(guān)重要，應(yīng)當(dāng)經(jīng)常性地參加培訓(xùn)和考核。三是要健全規(guī)章制度。按照《水文技術(shù)檔案管理辦法》，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，保證檔案管理工作正常有序地開(kāi)展。四是要完善計(jì)算機(jī)檔案信息系統(tǒng)。完善檔案信息系統(tǒng)，可以將水文資料檔案信息管理與各種水文數(shù)據(jù)庫(kù)鏈接起來(lái)，提高水文資料的利用效率，而且可以將水文資料目錄、概況等有選擇地在網(wǎng)絡(luò)上展示，方便查閱利用。五是不斷創(chuàng)新服務(wù)理念。為了加強(qiáng)水文資料檔案的服務(wù)咨詢工作，檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，不斷創(chuàng)新，深入到基層第一線，主動(dòng)上門服務(wù)，積極配合提供利用。

結(jié)語(yǔ)

水文檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，在水文檔案信息化建設(shè)過(guò)程中要面臨許多問(wèn)題，要解決這些問(wèn)題，就要突破傳統(tǒng)的工作方式，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟硬件設(shè)施，定期開(kāi)展檔案管理人員技能培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)水文檔案管理的信息化。

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（作者單位：1長(zhǎng)江水利委員會(huì)陸水試驗(yàn)樞紐管理局;2 國(guó)網(wǎng)赤壁市供電公司）