建設(shè)項(xiàng)目原材料質(zhì)量證明文件的編制與整理應(yīng)注意的幾個(gè)問題

郭劍鋒

摘 要：建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是以項(xiàng)目建設(shè)為中心，為項(xiàng)目建設(shè)提供文件、資料保障服務(wù)的一項(xiàng)工作。而建設(shè)項(xiàng)目工程創(chuàng)優(yōu)則是一個(gè)精細(xì)化管理的過程，項(xiàng)目檔案就是精細(xì)化管理的具體表現(xiàn)。項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)化管理，是檔案保管和利用的基礎(chǔ)，雖說比較瑣碎，但是完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案最能體現(xiàn)項(xiàng)目管理的細(xì)節(jié)，最能體現(xiàn)工程創(chuàng)優(yōu)中選優(yōu)的原則。因此，從項(xiàng)目管理抓起，將收集、整理、歸檔工作落實(shí)到項(xiàng)目管理程序的細(xì)微處，充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案的作用，為項(xiàng)目建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目;原材料質(zhì)量證明文件編制與整理

根據(jù)國(guó)家檔案管理法律、法規(guī)的規(guī)定，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理應(yīng)堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。根據(jù)國(guó)家行業(yè)的有關(guān)規(guī)定，項(xiàng)目檔案工作要實(shí)行“項(xiàng)目法人制、招投標(biāo)制、合同管理制、工程監(jiān)理制”，并納入項(xiàng)目管理程序。建設(shè)項(xiàng)目主管部門要按照建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的基本要求，建立健全項(xiàng)目檔案管理體制，制定適合項(xiàng)目實(shí)行的檔案管理制度，采取有效措施對(duì)項(xiàng)目檔案實(shí)行全過程管理。同時(shí)，項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)充分利用現(xiàn)代化管理手段，加強(qiáng)項(xiàng)目文件的形成與收集、整理與歸檔等各環(huán)節(jié)工作，以提高工作效率，保證項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)同步管理，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

建設(shè)項(xiàng)目檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，是科學(xué)技術(shù)檔案的重要內(nèi)容，它既具有科學(xué)技術(shù)檔案的共性，又有其鮮明的個(gè)性。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是以項(xiàng)目建設(shè)為中心，為項(xiàng)目建設(shè)提供文件、資料保障服務(wù)的一項(xiàng)工作。

建設(shè)項(xiàng)目不同于一般建設(shè)項(xiàng)目，它投資大、建設(shè)周期長(zhǎng)、專業(yè)要求高，整個(gè)工程形成的檔案種類多、數(shù)量大、特點(diǎn)突出，所以，在機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核、工程創(chuàng)優(yōu)咨詢及評(píng)審工作中，會(huì)發(fā)現(xiàn)許多有關(guān)項(xiàng)目檔案管理的問題。本文結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目檔案整理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勴?xiàng)目建設(shè)原材料質(zhì)量證明文件的編制與整理過程中應(yīng)該注意的問題。

建設(shè)項(xiàng)目所使用的原材料（建筑材料、成品、半成品、構(gòu)配件等），應(yīng)有出廠質(zhì)量證明文件（產(chǎn)品合格證、質(zhì)量合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品質(zhì)量保證書等）。這些文件應(yīng)反映進(jìn)場(chǎng)原材料質(zhì)量和性能指標(biāo)，反映原材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、性能指標(biāo)等，應(yīng)與進(jìn)場(chǎng)的原材料實(shí)物相符。

在竣工檔案編制過程中，原材料質(zhì)量證明文件的整理存在問題最為突出，是一個(gè)難點(diǎn)。對(duì)原材料質(zhì)量文件的整理，應(yīng)注意四個(gè)方面的問題，一是原件歸檔問題，二是組卷方法問題，三是原材料質(zhì)量跟蹤記錄的編制，四是原材料復(fù)試報(bào)告的有效性問題。

1、原材料出廠質(zhì)量證明文件的原件歸檔問題。根據(jù)歸檔文件的質(zhì)量要求，歸檔的項(xiàng)目文件應(yīng)為原件。但是，由于項(xiàng)目物資管理部門在購(gòu)買鋼材、水泥等原材料時(shí)，是向原材料廠家設(shè)在各地的供貨商或代理商購(gòu)買，不是從廠家直接進(jìn)貨。而供貨商（代理商）在購(gòu)入同一批次貨物時(shí)，廠家只提供一份出廠質(zhì)量證明文件原件，所以供貨商（代理商）提供給物資購(gòu)買者（項(xiàng)目物資部門）的原材料出廠質(zhì)量證明文件為復(fù)印件。為了保證原材料質(zhì)量的可追溯性，項(xiàng)目物資部門應(yīng)按文件歸檔要求，要求供應(yīng)商應(yīng)在其提供的出廠質(zhì)量證明復(fù)印件上蓋章確認(rèn)責(zé)任，同時(shí)在原材料入庫(kù)時(shí)，加蓋物資部門入庫(kù)檢驗(yàn)章。因此，供應(yīng)商提供的原材料出廠質(zhì)量證明復(fù)印件上，應(yīng)蓋有供貨商（代理商）章、項(xiàng)目物資部門入庫(kù)檢驗(yàn)章二個(gè)章，作為有憑證作用的復(fù)印件歸檔。

2、注意原材料質(zhì)量文件的編制要求。常見問題有兩個(gè)：一是部分項(xiàng)目建設(shè)（法人）單位和施工單位片面地理解的原材料編制要求，把報(bào)監(jiān)理單位的材料進(jìn)場(chǎng)材料報(bào)驗(yàn)單與原材料質(zhì)量證明文件（出廠質(zhì)量文件、材料復(fù)試報(bào)告等）作為兩種類型文件分開組卷，割裂了材料報(bào)驗(yàn)單與材料質(zhì)量證明文件之間的有機(jī)聯(lián)系，形成監(jiān)理單位的審核（報(bào)驗(yàn)）文件與原材料報(bào)審文件兩層皮現(xiàn)象。二是部分參建單位未按文件形成規(guī)律編制原材料質(zhì)量文件，而是按文種編制。如把進(jìn)場(chǎng)材料報(bào)驗(yàn)單組一卷，出廠質(zhì)量文件組一卷，材料復(fù)試報(bào)告組成一卷，破壞了文件的內(nèi)在聯(lián)系，割裂了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，不符合檔案的系統(tǒng)性規(guī)范要求。

3、注意原材料的組卷方法。常見的原材料組卷方法有兩種，一種是按單位工程組卷，就是將原材料質(zhì)量文件多次復(fù)印歸入相應(yīng)的單位工程，并在案卷備考中注明原件存放卷冊(cè)的檔號(hào)。另一種是按專業(yè)、原材料品種、型號(hào)集中單獨(dú)組卷。由于在項(xiàng)目建設(shè)中，原材料一般由建設(shè)單位統(tǒng)一采購(gòu)提供，同一型號(hào)、同一批次材料的出廠質(zhì)量文件和進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)形成的復(fù)試報(bào)告都只有一份，由施工單位在施工中領(lǐng)用使用在不同單位工程的各個(gè)部位，在組卷時(shí)無法分開，因此多數(shù)單位選擇按原材料品種、型號(hào)集中單獨(dú)組卷的方式。

4、注意原材料質(zhì)量跟蹤記錄的編制。由于原材料質(zhì)量跟蹤記錄沒有統(tǒng)一制表，各施工單位一般根據(jù)自身質(zhì)量管理要求和習(xí)慣編制質(zhì)量跟蹤記錄。然而，在優(yōu)質(zhì)工程評(píng)審中，原材料質(zhì)量跟蹤記錄作為建筑工程強(qiáng)制性條文規(guī)定的重要工程質(zhì)量文件，是評(píng)審專家核查重點(diǎn)，因此原材料跟蹤記錄的編制非常重要。根據(jù)建設(shè)工程質(zhì)量管理規(guī)定，水泥質(zhì)量跟蹤記錄應(yīng)包含出廠合格證、生產(chǎn)日期、數(shù)量、批號(hào)、等級(jí)及施工單位取樣送檢試驗(yàn)報(bào)告和進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)報(bào)告、所在單位工程和使用部位、每批水泥的三天強(qiáng)度報(bào)告等內(nèi)容。鋼筋質(zhì)量跟蹤記錄應(yīng)包含出廠合格證、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等，鋼筋的抽樣復(fù)驗(yàn)報(bào)告，領(lǐng)用單位、數(shù)量、使用部位等內(nèi)容。（中電建協(xié)目前有給定的臺(tái)賬表式）

總之，原材料跟蹤記錄應(yīng)能反映原材料質(zhì)量的基本情況，做到質(zhì)量的可追溯性，滿足工程質(zhì)量管理的要求。原材料跟蹤記錄的編制，應(yīng)按原材料的品種分門別類，具體內(nèi)容應(yīng)包括品種、編號(hào)、廠家名稱、到貨日期、規(guī)格、數(shù)量、出廠合格證編號(hào)、報(bào)驗(yàn)單和復(fù)試報(bào)號(hào)編號(hào)、領(lǐng)用單位、數(shù)量、使用部位等。

5、注意進(jìn)場(chǎng)原材料送檢復(fù)試報(bào)告的有效性。進(jìn)場(chǎng)原材料見證取樣和送檢管理是近幾年在施工文件管理中新增加的內(nèi)容。根據(jù)國(guó)家院《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》及國(guó)家正在強(qiáng)制性推行的“計(jì)量認(rèn)證”制度，要求進(jìn)場(chǎng)原材料必須送有資質(zhì)試驗(yàn)室檢驗(yàn)復(fù)試，同時(shí)需經(jīng)第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)對(duì)檢測(cè)報(bào)告進(jìn)行確認(rèn)。因此，一份原材料（復(fù)試）檢測(cè)報(bào)告應(yīng)蓋有檢測(cè)單位專用章和CMA計(jì)量認(rèn)證章兩個(gè)章，否則檢測(cè)報(bào)告將不被技術(shù)質(zhì)量監(jiān)督部門認(rèn)可，不具備有關(guān)法律效力。此外，CMA計(jì)量認(rèn)證章應(yīng)蓋在檢測(cè)報(bào)告的左角上（這是創(chuàng)優(yōu)工程審查必須具備的要求）。

建設(shè)項(xiàng)目工程創(chuàng)優(yōu)是一個(gè)精細(xì)化管理的過程，而項(xiàng)目檔案就是精細(xì)化管理的具體表現(xiàn)。項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)化管理，是檔案保管和利用的基礎(chǔ)，雖說比較瑣碎，但是完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案最能體現(xiàn)項(xiàng)目管理的細(xì)節(jié)，最能體現(xiàn)工程創(chuàng)優(yōu)中選優(yōu)的原則。項(xiàng)目檔案作為建設(shè)項(xiàng)目工程精細(xì)化管理的一部分，應(yīng)從項(xiàng)目管理抓起，將收集、整理、歸檔工作落實(shí)到項(xiàng)目管理程序的細(xì)微處，充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案的作用，為項(xiàng)目建設(shè)服務(wù)。