談如何做好聲像檔案管理工作

韓健飛

摘 要：聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是整個檔案類別中的的重要組成部分。

關鍵詞：聲像;檔案;問題;對策;建議;措施

聲像載體的檔案資料大量形成，并且以其特殊的記錄形式得到大量使用。它是指國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關、企事業單位工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案，它是生動形象的特殊載體檔案，但是在保存上普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。

一、目前聲像檔案管理存在的問題

（一）聲像設備存使用管理不善，形成的聲像檔案資料不能很好的保存下來

具體表現為”一硬一軟”的現象。“一硬”是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。從總體講，聲像設備可算比較”硬”。“一軟”是指聲像設備管理之亂。有的設備閑置，沒入會用，難以充分發揮作用，有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用;有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了。“硬件硬、軟件軟”的現狀，而且”軟”的方面直接影響了“硬“的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。

（二）聲像檔案形成人員技術和素質不高，形成的聲像檔案質量差

具體表現為”一強一弱”的現狀和兩種誤區。攝影錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著”一強一弱”的現狀。隊伍強大、年齡適中，文化程度較高這是“強”的一面;“弱”，表現在專業工齡短、專業知識及技能普遍校低這是“弱”的一面。

（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜

（1）管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理。聲像檔案的管理主要存在著3 種形式：一是檔案室集中統一管理;二是各科室一年一次移交檔案室;三是由科室分散保管或個人保存。由此表明聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，缺乏有效的保障措施。

（2）檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更今人擔憂，相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

（3）保管條件差，聲像檔案難以長久保存。聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格，要具備恒濕、恒溫 防磁等保存要求。否則會致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！

二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議

（一）加強宣傳，提高意識，爭取領導重視

要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍，要抓住機遇，服務中心工作，發揮檔案自身的宣傳教育作用，提升聲像檔案的社會價值和作用。

（二）加強管理，規范保存措施

要強化聲像形成人員和聲像檔案管理人員的管理，從源頭上改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

（三）加強監督，分類指導，注重業務培訓

針對管理人員業務素質，技術技能和聲像檔案管理現狀，要加大對聲像檔案的監督指導力度，同時，注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，聲像檔案保管要達到恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火以及“九防”要求。結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放;其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查、及時備份等保護措施，盡最大努力延長聲像檔案的壽命。

（五）采取措施，形式多樣，主動做好聲像檔案的收集工作

要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要，采取多種形式收集。主要有：一是通過正常移交接收。二是重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。三是重點人物（攝錄人員）直接征集、有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本地區的重大活動、重要會議、城市建設、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。四是廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。

總之，聲像檔案管理工作的開展過程，要通過具體工作內容，做出具體的應對措施，以此提高工作效率，相關工作人員更要積極提高工作的積極性，以此保證工作開展過程游刃有余，為了迎接世紀的挑戰，只有不斷地學習和吸收新技術、掌握新技能，才能使自己不斷進步，融入社會的大舞臺，才能使聲像檔案管理工作更上一層樓，不斷邁上新臺階，從而更好地為人們提供科學有效的服務。

參考文獻

[1]盧海軍.機關單位聲像檔案收集及管理工作研究[J].勞動保障世界，2016（17）：45.

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