淺談企業(yè)采購成本控制的方法與影響因素

傳統(tǒng)的企業(yè)采購成本控制方法研究歷史悠久，以為采購就是用最少的錢買最好的商品或材料。然而采購方法手續(xù)繁瑣，效率低下，既對企業(yè)費用控制不利，又因為手續(xù)繁多產生不便。采購整個流程的權利都在采購管理人員手中，其他部門不能起到參與和監(jiān)督采購成本控制的作用。在采購過程中只是片面追求價格的降低，很少考慮產品的質量，企業(yè)的庫存，生產的計劃等一系列相關因素。從不考慮企業(yè)長遠目標和整體效益，所以沒有任何戰(zhàn)略化思想，早被時代擯棄。

隨著時代的發(fā)展進步，采購成本控制方法也從傳統(tǒng)發(fā)展到了現代。企業(yè)已經意識到在產品采購過程中，要關注整個供應鏈上供應商、研發(fā)部、采購部、生產部、營銷部等各部門的責任。在各部門通力合作中，追求供應鏈效益的最大化。

現代的企業(yè)采購成本控制方法最大的特點就是有了戰(zhàn)略化思維，在充分把握企業(yè)內外部資源的平衡后，實現采購總成本的最優(yōu)化。

信息化就是利用信息技術手段，獲取企業(yè)所需物資的一種采購方式，通過信息化手段來進行采購活動，實現了時間與空間的一致，使得采購活動更加快捷和透明。例如ERP就是一款物流、人力資源、財務資源、信息資源集成一體化的企業(yè)管理辦公軟件。中小企業(yè)在與大企業(yè)進行競爭時處于劣勢，信息化程度不高，技術人員匱乏，因為資金投入等因素，電子化采購不被重視。但從中小企業(yè)長遠發(fā)展來看，應該不被眼前投入遮住長遠目光，要讓中小企業(yè)的信息管理系統(tǒng)真正成為企業(yè)發(fā)展的優(yōu)良平臺。

總之，企業(yè)采購控制的方法歷經傳統(tǒng)、現代和信息化三個階段，方法不斷優(yōu)化，對于企業(yè)采購成本的控制效果不斷加強。隨著時代進步科技發(fā)展，舊方法不斷被擯棄淘汰，新方法應運而生。

企業(yè)采購成本控制的影響因素可歸納以下四點，它們共同作用，影響企業(yè)采購成本。

企業(yè)采購內控制度

內部控制是提高企業(yè)管理效率，強化管理質量的重要手段，內控制度是在企業(yè)內部織成一道疏而不漏的控制大網。我國中小企業(yè)中，內部控制制度仍然缺乏科學性與連貫性。很多制度是一片空白，加重了管理的混亂。在采購環(huán)節(jié)，內控制度起碼應該包括請購與審批、供應商管理、實施采購、貨物驗收入庫和領用以及付款管理等幾個環(huán)節(jié)的控制。而每一個方面都要做到職責明確、考評嚴格、不相容職務崗位相分離，每一個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，任何一個環(huán)節(jié)控制不好，都可能造成采購失誤。有些企業(yè)出現內控制度讓位于業(yè)務發(fā)展，有些企業(yè)偏重于事后控制，忽略事前的預防控制，使得內控制度失去效力。有的企業(yè)只注重硬件的管理控制，對于人員素質，電子信息化則忽略，致使其發(fā)揮不出應有的作用。

企業(yè)內部控制制度涉及到企業(yè)管理的方方面面，但大多數中小企業(yè)主不愿耗費經費在這些瑣碎的規(guī)范要求上，有的企業(yè)制定了也是空白文件，操作性不強，有的甚至以為內控制度就是財務部門一個部門的事。這些都導致企業(yè)無章可循或執(zhí)行隨意性大。

企業(yè)采購流程

采購是一個過程，采購流程就是把最優(yōu)的工作步驟、工作事項及責任人等關鍵因素寫入規(guī)范性條例并在企業(yè)內部執(zhí)行的過程。從第一步的物料需求計劃到第二步的采購必要預算再到第三步的選擇供應商最后到招標比對確定中標供應商并下單和運輸到廠。這一系列的過程，總體的采購流程設計是采購控制中重要的一環(huán)，其設計要考慮采購活動中的每一個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都要有嚴格的程序手續(xù)，對人員制度進行定崗定責，提高采購效率降低采購風險。然而相當多的中小企業(yè)采購業(yè)務流程不清晰，采購過程混亂，出現“多頭采購”、“重復采購”、“自行采購”等現象，所以企業(yè)采購流程的優(yōu)化就是對現有工作流程進行梳理完善，減少環(huán)節(jié)合并步驟調整順序，達到減低成本實現科學管理的目標。

企業(yè)采購計劃

采購計劃是整個采購活動的起點，由企業(yè)物資需求部門制定，是物資采購的依據，對整個采購活動起著至關重要的作用，因此制定采購計劃必須對企業(yè)內外環(huán)境進行全盤分析，集思廣益集體獻策，主導制定計劃的人員必須是一名對企業(yè)的生產、采購都有著豐富經驗和極強能力的復合型人才。在制定計劃時，要考慮到年度銷售計劃、生產計劃、物料需求計劃、存貨及生產效率、采購環(huán)境等影響因素。

采購計劃如果制定的過于復雜，就會延誤采購商機，增加采購成本，給公司帶來諸多不便，使企業(yè)整體效率降低，而且不適應市場化競爭化的環(huán)境，所以必須簡化采購流程，減少耽擱延誤時間。采購計劃量不足，會使得計劃無法正常運行，造成設備和資源的浪費。采購計劃量過剩，會大大增加儲存成本。

企業(yè)采購預算規(guī)劃

企業(yè)對采購成本要進行全面估計和預測，對資金進行事先統(tǒng)籌規(guī)劃，制定采購預算規(guī)劃。尤其中小企業(yè)業(yè)務范圍和經營規(guī)模越大，預算規(guī)劃就越重要。采購行為全面納入預算管理體系，嚴格控制預算外采購。應該根據使用部門的采購預算申請單，經有關監(jiān)督部門逐一審核后，交予采購部門進行編制，最后上報給企業(yè)高層審批。企業(yè)一定要加強預算規(guī)劃管理，明確規(guī)劃內容程序，詳細規(guī)定預算內容。因為采購預算規(guī)劃可以檢測和控制采購資金的使用，對資金進行合理配置，提高資金使用效率，優(yōu)化采購資源配置，達到控制采購供應成本的目的。

采購預算規(guī)劃是企業(yè)經營預算的重要組成部分，在編制時，要充分考慮物料價格、市場情況、匯率變動等因素，在實施過程中根據變化適時調整。企業(yè)應該通過采購管理制度設計一套完整健全的預算規(guī)劃，并針對執(zhí)行過程中的變化進行調整，使得企業(yè)采購預算規(guī)劃更符合實際。

作者簡介：曹永年（1985年2月-），女，安徽合肥人，研究生，碩士，講師，主要從事會計、金融專業(yè)的教學與研究。