淺析事業單位檔案規范化管理的重要性

嚴霞

摘 要：檔案記錄了事業單位的發展歷程，各項業務的開展情況，是事業單位制定發展戰略、強化內部管理、提升運行效率的重要依據。但當前，隨著事業單位的不斷發展，檔案的種類、形式越來越多樣化，管理的難度也越來越大。基于此，本文就事業單位檔案管理中的問題進行概述，然后提出幾點對策建議，希望能促進事業單位的健康發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;規范化;管理制度;管理系統

近年來，檔案管理的重要性得到了重視，檔案管理水平有所提升，但是提高幅度并不大，還存在一些問題。對此，有必要采取針對性措施加強對事業單位檔案的管理。

一、事業單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理不受重視。當前，事業單位的檔案管理普遍得到了一定的重視，但還沒有體現現代化管理理念，檔案管理理念與時代脫節。例如，有的檔案管理人員認為只要檔案不丟失、不泄密就行了，沒有認識到檔案日常管理的作用，檔案的價值得不到發揮，效果不理想。

（二）檔案管理制度缺失。要想有序開展檔案管理，就必須制定完善的管理制度。但實際上，事業單位的檔案管理制度還不健全，也沒有落到實處，部分檔案管理人員沒有嚴格遵照規章制度來管理檔案，致使檔案混亂、丟失。也有的單位缺少監督制度，檔案的管理與利用都存在很多失范之處。

（三）人員素質有待提升。事業單位檔案管理具有很強的專業性，但部分檔案人員專業知識不到位，缺少檔案管理經驗，難以有效開展檔案管理。也有的檔案管理人員責任心不強，沒有仔細、認真地開展檔案管理工作，導致檔案管理效果不理想。同時，當前事業單位的檔案管理已經初步實現了信息化，部分檔案管理人員缺少信息技術素養，難以運用信息化手段開展檔案收集、分類、歸檔、利用。

（四）檔案管理設備落后。當前，事業單位的資金使用有著嚴格的規定，這導致很多事業單位更傾向于把“好鋼用到刀刃上”，不愿意對檔案管理投入資金，導致檔案管理設備落后，無法引進先進的電子產品、高科技產品，工作人員手工處理檔案的工作量依舊很大，不但降低了檔案工作的效率，而且讓檔案管理顯得混亂。

二、事業單位檔案管理規范化的有效策略

（一）提高檔案管理的重視程度。無論是事業單位的領導還是檔案管理人員，都應當加強對檔案管理的重視，認清檔案管理對促進事業單位發展的重要作用，并積極推廣檔案管理的新模式、新方法，把檔案管理納入事業單位日常管理中，在事業單位內營造人人重視檔案、人人管理檔案的良好氛圍，為檔案管理的開展奠定良好的基礎，這有利于為檔案管理提供更為可靠的環境、資金、人才支持。

（二）建立健全的檔案管理制度。首先，事業單位應建立健全的檔案管理制度，形成規范化的檔案管理流程，對檔案的收集、整理、歸檔、存儲、利用都進行明確規定，約束檔案管理人員的行為，減少人為因素對檔案的不良影響。其次，事業單位要隨著時代的不斷發展而更新檔案管理制度，從內容和形式上更新管理制度，確保檔案管理的規范化，使檔案管理有理可依、有章可循。再次，要建立監督制度，對檔案管理人員的不當行為進行監管，促進檔案管理工作的順利進行。最后，事業單位也要與時俱進地革新檔案管理與利用方式，把為人民服務當作檔案管理的出發點和落腳點，使檔案管理更好地適應現代社會發展的要求，為事業單位的發展提供更可靠的服務。

（三）提高檔案管理人員素質。首先是加強對檔案管理人員專業素質的教育，使之熟練掌握專業化的檔案管理知識與技能，并了解相關法律制度，能夠按規章制度辦事，在各種規章制度的指導下規范地、認真細致地開展檔案管理工作。其次要加強對檔案管理人員職業道德的教育，使其具有較高的思想道德素質和責任感。再次，要加強對檔案管理人員的信息化技術培訓，使之掌握計算機專業的知識，促進事業單位檔案管理的信息化轉型。

（四）引進先進的檔案管理系統。新形勢下，加快檔案管理的信息化轉型是新時代賦予我們的新使命。對此，我們應將信息化檔案管理與傳統檔案管理有機結合：一是對紙質檔案進行掃描等再加工，形成“原件數字檔案”。二是直接以數字模式形成數字信息檔案，通過靈活的方式對事業單位的檔案資料進行存儲管理。三是要增加對檔案管理的資金投入，更新硬件設備與軟件設備，為檔案管理的信息化轉型奠定可靠的物質基礎。四是檔案管理人員要更新自身觀念，提升自己的計算機使用水平，從根本上提升事業單位檔案管理的水平。

綜上所述，隨著經濟社會的不斷發展，事業單位也要及時更新檔案管理的方法，從設備、人員、制度等多個方面著手，提升檔案管理與利用水平，使檔案更好地服務于事業單位的發展。

參考文獻

[1]萬欣.事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施[J].科技創新導報，2016（24）.

[2]姚武.如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化[J].中國管理信息化，2016（15）.

[3]李昊城.淺析事業單位檔案管理中的電子檔案管理[J].人才資源開發，2017（16）.