檔案智能化庫房管理帶來空間集約化利用及服務(wù)效率提升

林波

摘 要：隨著現(xiàn)代化科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，智能化技術(shù)逐步被應(yīng)用到檔案庫房管理工作中，為智能化檔案庫房管理工作帶來了前所未有的挑戰(zhàn)與機遇。本文從檔案庫房管理工作出發(fā)，通過分析當前檔案管理模式存在的問題，根據(jù)智能化技術(shù)在檔案庫房管理的運用，提出庫房空間集約化利用及服務(wù)效率提升的管理措施，為檔案智能化庫房管理工作提供參考建議。

關(guān)鍵詞：檔案庫房;智能化;空間集約化;服務(wù)效率

1 引言

傳統(tǒng)的檔案管理工作以手工整理為主，工作流程復(fù)雜，極易出現(xiàn)問題及錯誤，并且效率不高。而現(xiàn)代檔案管理工作不僅檔案類型繁多，數(shù)據(jù)量龐大，而且所需儲存空間較大，由此可見傳統(tǒng)檔案管理方式已無法滿足現(xiàn)代檔案管理的需求，因此，對檔案管理工作的技術(shù)革新亟待解決。在信息技術(shù)的飛速發(fā)展下，檔案智能化庫房管理已成為檔案管理的熱點。企業(yè)的檔案管理模式也逐漸數(shù)字化與信息化，在技術(shù)和管理上不斷與時俱進，使數(shù)字化的電子檔案平臺建設(shè)更具針對性、集約化、服務(wù)性。

2 檔案管理模式存在的問題

首先，檔案協(xié)作關(guān)系不夠。在對數(shù)字檔案的管理過程中，由于區(qū)域經(jīng)濟條件的差異，檔案管理的質(zhì)量高低不一。一方面因為檔案管理過程中技術(shù)水平的應(yīng)用存在差異，這與檔案管理的設(shè)備應(yīng)用和基礎(chǔ)配套設(shè)施息息相關(guān);另一方面，檔案管理人員的思想意識、工作經(jīng)驗、學(xué)歷背景等存在差異。這些方面表現(xiàn)出來的問題導(dǎo)致各地檔案管理工作協(xié)作性不夠，無法實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)檔案資料信息的共享，降低了檔案庫房管理的效率。

其次，檔案資料檢索方式需更新。企業(yè)在對龐大的檔案信息進行收集、整理、分類過程中，規(guī)范和精細程度尚待提高，導(dǎo)致信息資源的提取存在正確率不高的問題。因此，加強檔案整理工作的規(guī)范性和完整性，對信息數(shù)字化檔案檢索系統(tǒng)進行更新和升級，進而提高檔案管理水平。

最后，檔案管理模式需加強。傳統(tǒng)的檔案庫房管理大多數(shù)時候都是對庫房環(huán)境進行控制和檔案的管理，主要工作包括控制管理庫房的濕度與溫度、管理檔案的歸類和書架的陳列等等。庫房檔案管理工作人員的工作精力大多都放在了技術(shù)含量較低的工作上，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。

3 檔案智能化庫房管理有效措施

3.1網(wǎng)格化管理模式

網(wǎng)格化管理是一種從上到下的管理模式，設(shè)置企業(yè)檔案管理的負責人、一般管理人員、引進專業(yè)人才。其中，負責人提高庫房檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施和更新信息技術(shù)系統(tǒng)，一般檔案管理人員在做好企業(yè)檔案資料收集和整理的同時，對檔案資料進行專業(yè)化和規(guī)范化提升，引進專業(yè)人才是對檔案專業(yè)化提升的直接體現(xiàn)，也是信息技術(shù)革新的必要手段。網(wǎng)格化管理就是加深對檔案管理工作的重視程度，加強檔案管理人員自身素質(zhì)的提升，進而落實到檔案管理工作中。與此同時，實行檔案輪崗管理，讓檔案管理人員了解各個崗位工作，并發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，提高檔案智能化庫房的管理效率。

3.2 集約化管理模式

集約化管理模式是企業(yè)檔案資料收集能力的一種表現(xiàn)。“集”就是指集中，集中統(tǒng)一配置人力、物力、財力等，“約”是指在“集”的過程中，以節(jié)儉、約束、高效作為價值取向。檔案管理人員對基礎(chǔ)資料進行收集、整理、分類，做好集約化管理，促進檔案的查閱速度，同時對檔案管理人員管理、統(tǒng)籌檔案也有積極作用，不僅可以降低成本，也可以進行高效管理。

3.3 信息化管理模式

科技信息化發(fā)展帶來的最大變化就是檔案信息的數(shù)字化。首先，對基礎(chǔ)檔案資料信息的數(shù)字化操作就是將現(xiàn)有資料進行錄入，包括文字錄入、圖件書籍掃描等，這個過程一定要保證資料的完整和真實，也是歷史資料留存的重要步驟。其次，對檔案資料信息的涉密管理需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，不僅需要加強管理人員的保密意識教育，而且應(yīng)從技術(shù)上防止檔案資料的泄露。最后，管理人員對檔案資料的查閱、復(fù)制等做好登記，認真審核，保證企業(yè)信息不被違法利用。

3.4 標準化管理模式

檔案智能化庫房管理不僅需要將傳統(tǒng)庫房管理好的方面有所保留，也需要科學(xué)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融入進行標準化管理。檔案管理人員在檔案管理工作中做好交接、傳承，不能讓檔案管理工作中斷，檔案管理部門制定相應(yīng)的管理辦法、檢索條例、保密條例等規(guī)章制度，使檔案智能化庫房管理工作逐步規(guī)范、標準、統(tǒng)一。

3.5 協(xié)同化管理模式

隨著社會的發(fā)展，檔案智能化庫房已經(jīng)不存在地域、環(huán)境、空間的阻礙，已實現(xiàn)各個層級協(xié)同化管理的模式。檔案管理工作也實現(xiàn)了資源、數(shù)據(jù)、人才等的共享，對統(tǒng)籌工作和服務(wù)水平提升具有積極意義。同時，要想完成跨區(qū)域、跨行業(yè)、跨空間的檔案資料整合，檔案智能化庫房的協(xié)同化管理模式就可以發(fā)揮其重要作用。各部門不僅可以分配相對應(yīng)的工作任務(wù)，協(xié)同作業(yè)，而且也可以保證檔案資料的針對性和廣泛性，提升檔案管理水平和檔案管理部門團結(jié)協(xié)作的能力。

4 結(jié)束語

檔案智能化庫房管理是隨著社會和科技發(fā)展應(yīng)運而生的，是檔案管理水平高低的直接體現(xiàn)。檔案智能化庫房管理的核心是檔案資料的數(shù)字化與信息化，通過空間集約化利用，提升檔案服務(wù)效率。

參考文獻

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