論述當前企業檔案管理中的問題及解決對策

摘 要：企業檔案作為企業管理的重要組成部分，是企業進行生產、經營、管理不可獲取的重要基礎。但是在當前的形勢下企業檔案管理工作面臨著嚴峻的形勢，因此，如何做好企業的檔案管理工作值得研究。本文筆者就目前企業檔案管理存在的主要問題進行粗淺的探討，并提出幾點解決對策，以供參考。

關鍵詞：企業;檔案管理;問題;對策

前言

企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包含文書、科技、人事等多類檔案材料。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式，對于實現該企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于不斷提升企業在市場經濟中競爭力具有重要意義。

1.企業檔案管理存在問題

在企業管理過程中，涉及方方面面的工作，在企業檔案管理方面新時代的要求還有很多大的差距，個人認為主要存在以下一些問題：

1.1檔案管理的重要性認識不夠

隨著國家對企業改革不斷推進，企業為了在市場競爭中得以立足，取得不敗之地，部分企業一心追求盈利而忽視檔案管理工作，一些企業甚至沒有建立檔案室或只有極其簡易無人管理的檔案室。在現實工作過程中，領導干部及職工也往往只看重安全、生產、效益這些硬性指標，對企業檔案重視不夠，存在著觀念上的偏見，單純地認為檔案管理是一項極其簡單的工作，因此導致了企業對這方面的資金投入的較少，很多檔案建設所需要的硬件設施跟不上檔案管理的需要，沒有配備檔案員，以至于企業檔案工作隨著企業發展的不斷改革，更加不受重視，很多企業檔案管理員出現被其他部門排擠合并等現象，使得檔案管理工作缺乏有力的支持。

1.2檔案管理隊伍素質不高、培養不夠

合理的檔案管理隊伍，要均衡隊伍人員的能力結構、知識結構、專業結構等。現今不少企業沒有真正的檔案管理人員，只是部分人員兼職管理，隨著新形勢下檔案管理工作的各種新要求，一部分檔案管理人員的知識水平已難以適應當下知識更新的速度，而擁有高素質、高知識水平的新型人才多熱衷從事生產工程建設，輕視或放棄企業檔案管理工作。究其原因，是企業檔案管理工作枯燥無味大，瑣碎，難出成績。

1.3檔案管理方式落后，檔案“主體”認知不足

當前，很多企業檔案管理一直采用的是傳統管理方式，沒有將現代化信息技術和網絡技術融入進去，導致了管理方式落后，跟不上形勢的發展。由于管理方式落后，很多檔案在查找過程中非常不方便，降低了工作效率不說，還很難配合其他部門開展工作。

大多數企業在檔案管理認知上還存在一定的誤差，只注重人事檔案，即把人事檔案當企業檔案“主體”。以至于忽略了企業其他資料的管理、收集以及歸檔工作，致使真正有價值，在企業發展中承擔指導作用的重要信息資源，逐漸流失，無法更好的利用，以此錯誤的“主體”認知，遏制了企業檔案的發展與管理。

2.企業檔案管理問題的解決對策

當前企業發展面臨經濟、政治、文化多元化發展趨勢，檔案類別從原來的員工資料，逐漸增加至技術圖紙、文件記錄、合同章程等等。要提高檔案管理工作，主要有以下幾個方面：

2.1強化檔案管理工作重要性的認識

企業各級人員應充分認識檔案管理工作的作用，這不但是企業管理的需要，也是企業健康發展的重要保障，真正認識到企業檔案管理的重要作用。在每月的工作例會上應有分管領導專門布置落實檔案管理工作的具體措施，將檔案管理工作列入年度考核工作中，確保檔案管理工作落實到實處。積極開發利用檔案信息資源，充分發揮檔案在企業的安全生產、技術開發、員工管理等各項工作中的作用，從個人意識上提高對檔案重要性的認識。

2.2加強對檔案管理人員的培訓

當前很多企業檔案管理都是采取兼職管理，兼職檔案員日常工作繁多、工作變動頻繁、新手多、專業水平低等，針對此種情況要有目的地進行業務培訓。對新上崗兼職檔案員要進行檔案管理的基本知識和基本技能、實際操作方法、文件價值鑒定的原則和方法等內容的培訓，確保檔案資料前期收集整理到位。企業應依據實際情況針對性對檔案管理員進行后期培訓，確保各類檔案管理人員能夠逐步提高檔案管理知識，向專業檔案管理員靠攏，鼓勵檔案管理人員積極參加檔案職稱培訓，考取相關職稱證書，讓其享受相應待遇。

2.3創新檔案管理工作

在檔案管理的工作中，企業及管理員大膽創新，改變滯后單一的工作方法，不墨守成規。檔案管理員以本單位的實際情況出發，積極聯系上級和下級、全局和局部、共性和個性的相互關系，把各個要素有機的結合在一起，能夠在解決問題上面大膽創新，面對那些疑難問題、敏感問題勇于負責，樹立好服務企業的思想。

2.4增加檔案管理財力投入，完善管理機制

企業對檔案管理應當適當增加資金投入，配備相關設施設備，適時更新檔案管理新技術、新設備，提高檔案管理人員的薪酬和福利待遇，為檔案管理人員創造良好的工作環境。完善檔案管理人員進出渠道建設，強化競爭意識，遴選出適應能力強、知識水平高的優秀人才將其納入到檔案管理隊伍中去。

檔案管理工作涉及多部門，內容繁雜，必須堅持規范原則、集中管理，以制度建設促進檔案管理工作的提高。對檔案材料收集、整理、借閱和歸檔等建立可操作的規章制度并嚴格執行。要逐步建立健全檔案信息化建設的相關制度，如在我們福能集團已經建立了HR信息化系統，下屬各級公司應結合系統全面推進檔案信息化、數字化和網絡化全面形成。

結束語

時代的發展對企業檔案管理提出新的要求，企業檔案管理是一個動態管理的過程，結合企業的實際情況、內外部環境的變化發展，必須提高檔案相關工作的重視，加大對其建設力量的投入，提高管理人員的綜合素質，最終建立有效運轉的管理體制，實現文檔一體化。企業檔案運用現代化的管理手段，提高信息處理能力，為安全生產、科研攻關、職工管理和企業發展服務，形成良勝循環機制，實現檔案利用價值，推動檔案事業的發展。

參考文獻

[1]高金宇、唐明瑤.檔案管理實務.科學出版社.2017年10月

[2]唐明瑤.檔案管理.科學出版社.2016年2月.

作者簡介：

陳榮海，男，1975年6月生，本科學歷，高級工程師，現任福建省天湖山能源實業有限公司人力資源部副經理。