公安檔案信息化管理的思考

朱飛艷　嚴明明

在新的歷史時期，隨著計算機技術的發展和普及，公安檔案信息化管理已成為公安檔案現代化管理的必然趨勢和發展方向，全面落實和推行公安檔案信息化建設勢在必行。

一、公安檔案信息化管理的必要性

充分運用科技手段提高檔案管理水平，已成為檔案安全管理和開發檔案資源的有效途徑和必由之路。

（一）信息存儲的高密度性。計算機儲存是利用數字化技術把有關檔案信息，如文字、圖像、聲音、視頻等轉換成計算機能夠識別的二進制數形式進行存儲，還可用 CD—R 或用 DVD 的密度刻錄保存，大大節省了空間。

（二）信息傳遞的可操作性。利用計算機或網絡技術進行制作、存儲、檢索、管理和使用的電子檔案，可以進行異地查詢、復制等信息操作。

（三）信息查詢的快捷性。檔案管理信息化的實施，使檔案利用者可以通過網絡在線和計算機自動檢索功能獲取檔案信息，查詢各種檔案資料省時省力。

（四）資料保存的安全性。電子文件將資料記錄于載體上的同時，可對載體上的數字信息進行壓縮編碼、加密等處理，適用于公安保密工作的需要，還可以將檔案資料復制進行備份或異地保存，避免了紙質檔案發霉、發脆、蟲蛀等不利于檔案安全保存的問題。

二、公安檔案信息化管理中存在的突出問題當前，公安檔案信息化管理中在軟件、硬件上存在的一些問題和短板，已經成為新時期公安檔案變革發展的巨大障礙，因此，我們必須從戰略的層面更加理性地作出思考。

（一）力量薄弱，素質不高。一是檔案員素質不高。有的綜合檔案員工作積極性和熱情都很高，但因檔案知識欠缺、文化素質、微機操作水平不高，致使檔案信息化管理質量、專業化程度不高。二是檔案崗位不穩定。在基層派出所，大多數檔案管理員是由內勤兼任，且變動頻繁，業務銜接不順暢。三是工作精力顧不過來。尤其是基層派出所內勤既要面對上級各個部門數十幾種業務，又要疲于多頭應對其他工作，很難全身心集中精力投入“檔案信息化”建設中，影響了檔案工作效能。

（二）保障乏力，配套不全。近年來，公安機關雖然加大了對檔案信息化管理經費的投入，改善了辦公條件，但還有一些基層單位檔案管理硬件設施不配套，設施陳舊落后;有的單位只是將普通辦公室、住房或其它用房充當檔案庫房，這些庫房往往面積小、陰暗潮濕，連起碼的去濕機、滅火器也配備不全;有的單位還將一些其它雜物堆積于檔案庫房。

三、全面提升公安檔案信息化管理水平的途徑和策略如何切實推進公安檔案“信息化”建設，全面提升公安檔案信息化水平，本人認為應從以下四個方面下功夫：

（一）注重夯實檔案工作基礎，助推檔案信息化管理深入開展。一是規范歸檔材料收集工作。要制訂、完善、健全收集制度，創新收集手段，做到廣泛收集和重點收集相結合;要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規律，適時收集;要豐富收集范圍，既要收集紙質載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質載體以及各種具有保存價值的實物。二是規范檔案整理工作。要嚴格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期準確、案卷封面、卷內文件目錄、備考表填寫無錯漏、案卷裝訂結實美觀。三是規范檔案管理工作。要實行各種門類、載體檔案集中統一管理，方便檔案的保管和利用;要積極改善檔案保管環境和物質條件，落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，配置防潮、防濕、防火等安全保管和保護設備;要嚴格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作。

（二）要注重公安電子檔案與紙質檔案兼容并存。紙質檔案和電子檔案是兩種不同載體的檔案，有著各自的特點，它們既有相對的獨立性，又具有統一性。我們在實際工作中，既要做到重視電子檔案的錄入和傳輸，又要做到紙質檔案的妥善保管，使其繼續發揮應有的作用。只有將二者有機地結合起來，充分發揮各類檔案信息資源，才能更好地為公安工作和社會服務。

（三）加強電子文件歸檔和接收的集中化管理。通過建立公安檔案信息管理系統局域網，實現與上、下級的互聯。分縣局機關檔案室將基層派出所檔案工作納入全局檔案信息管理系統平臺，這樣不僅可以通過網絡對派出所檔案收集、整理、歸檔等工作進行集中統一管理，而且可以通過網絡跟蹤掌握各派出所檔案工作的真實情況，及時發現和有針對性的幫助解決存在的問題，提高派出所檔案管理整體水平。同時，通過與省廳、市局的互聯，實現檔案信息資源的共享，為現實斗爭和廣大群眾提供方便優良的服務。

（四）加強檔案信息化管理人才的引進和培養。檔案管理人員的素質是決定檔案信息化建設的關鍵因素。電子檔案的管理人員，必須熟練掌握計算機操作及相關設備維護技術，同時還要熟悉檔案管理基礎知識及各項公安業務知識，并具有一定的寫作能力。這就要求我們在加強公安檔案信息化建設中要以檔案專業人才、計算機專業人才為基礎，以復合型人才為重點，加強檔案信息資源管理專門人才隊伍建設。