公安局檔案信息化建設之我見

張小紅

摘 要：檔案管理是公安機關的基礎綜合性工作，隨著檔案科學的迅速發展，檔案工作的科學管理和使用變得越來越重要。社會經濟的發展要求使公安機關檔案信息化建設已成為關于檔案工作的重點。使公安局綜合檔案管理平臺化、知識化和資源化，不僅符合公安局檔案管理部門的要求，本文主要論述了公安檔案信息化發展的現狀，規范化處理過程程序和應注意的關鍵問題。

隨著社會的不斷發展，對檔案管理現代化的要求也越來越高。資源檔案信息管理是我國公安局持續發展的基礎和保障。公安局是一個“戰斗堡壘”，所有的公安工作都是在這里進行的。它關系到國計民生安全的方方面面，因此有必要重視其檔案管理工作。由于現代信息技術正朝著數字化、智能化的方向快速發展，單一的紙質文件已不能滿足信息時代的要求，電子文件也越來越發達。逐步完善公安局檔案信息管理制度是必要的。面對當前形勢，公安機關檔案管理信息部門必須繼續推進，合理保護人民利益，營造健康穩定的社會環境。

一、加強公安局檔案信息化建設的重要性與必要性

公安機關檔案信息管理在社會發展中起著不可或缺的作用，對社會市場的發展具有重要意義。數字化和無紙化管理為現代機構的發展提供了新的思路。在信息技術的發展中，實現了檔案信息與用戶的無距離通信，實現了檔案信息的共享和利用。這種重要性的表現體現在三個方面：

（一）檔案管理工作更加便捷

現代信息化正朝著數字化、智能化的方向快速發展。單一的紙質文件已不能滿足信息時代的要求。隨著時間的推移，紙質文件將變得難以保存甚至難以識別，這將給以后的審查和使用帶來不必要的麻煩。在更改為電子檔案后，該檔案更容易存儲，更不容易丟失，更容易訪問。

（二）查找檔案更加容易

在傳統的紙質文件中，如果要查找信息篩選更多信息需要浪費大量的時間和精力。但經過文件管理信息，可以輕松找到自己想要的大量復雜文件信息，大大節省時間，提高公安局的工作效率，實施遠程溝通的檔案信息，促進公安局的長遠發展。

（三）檔案更加透明化

檔案在管理信息化后文件更透明。公安局的領導和員工可以檢查公共檔案，而不是像以前那樣去檔案室“翻箱子”。這將使員工參與公安局的發展，公安局也可以接受員工的監督，調動員工的積極性和主動性。

二、公安局檔案信息化建設過程中面臨的困境

逐漸被關注的信息化管理檔案，公安局的信息化進程正在穩步地取得進展。然而，由于短期實踐的發展在中國檔案信息，公安局檔案建設的在不同的方面存在問題。

（一）檔案管理信息化裝備投入不足

檔案基礎設施建設是檔案管理信息化建設的基礎和保障，包括檔案倉庫，檔案辦公室專用室，檔案架，空調，“三鐵二器”等基礎設施和必要的配套設備。為了滿足電子文件開發的需要，還需要配置計算機，打印機，數碼相機，CD刻錄機，視聽文件柜，CD-ROM，磁盤和其他相應的文件設備。但是，一些公安機關目前受資金約束，文件管理信息化建設的硬件設備不適應時代發展，不能滿足檔案管理信息化的需要。公安局也需要政府資助，不能引入新型信息服務器。文件的安全性不受保護，這限制了公安局的長期穩定性。

（二）檔案管理信息化缺乏統一的規范化軟件

檔案管理信息化需要標準化軟件支持。系統應用軟件可以將檔案數據檢索和借閱程序融入到辦公自動化管理，并實現自動檢索和數字傳輸文件的管理信息材料。然而，目前，沒有相對標準化信息管理軟件配備到各地公安局。對檔案的整理和查閱都存在很大的限制，沒有辦法接受統一的數據和信息，從而導致混亂的檔案統計，影響公安局檔案管理的權威性。

（三）檔案管理信息化人員素質不強

公安局檔案管理人員是檔案工作的執行者和推動者，但由于檔案管理工作是公安局的基礎工作，這與公安局的核心工作有很大差異。檔案工作的專業要求相對較低。在檔案專業知識和法律知識方面，現代辦公能力相對不足，影響了檔案管理信息化建設的推進，對檔案管理形式的創新和內部改革產生了一定的影響。

三、加強公安局檔案信息化建設的有效建議

針對公安機關在基層檔案工作發展中的現狀，結合傳統公安檔案管理模式的不足，從以下幾個方面思考加強基層公安局檔案管理信息化。

（一）創新公安局檔案信息化管理方式，拓寬人才隊伍培養途徑

公安局的檔案信息管理可以促進有關部門的創新工作，提高基層組織的活力。檔案信息管理的基礎和保證主要職責是組織和管理檔案。這也是一個重要的活動載體。新時期檔案的信息化可以圍繞人才的培養，不斷創新管理機制，開展動的各種形式和豐富的活動內容，加強檔案信息的專業性和進步性。

（二）更新硬件建設，為檔案信息化提供硬件支持

在公安局的檔案管理中，必須積極引進先進的現代化設備，為檔案信息化提供硬件支持，并通過投資計算機和互聯網等現代化設備，積極地將傳統紙質文件轉換為電子信息檔案。購買的硬件設備必須安全穩定，文件內容不易丟失，可以抵御外部風險，防止黑客攻擊。

（三）以安全保密為關鍵，加強綜合防治

檔案信息保密，應突出“積極防御，全面防控”的指導方針，有關部門要加強法律意識，以法律為武器，確保檔案管理的有效性，提高現代化成果，檔案信息管理安全保障體系，各部門員工嚴格保密檔案信息管理和審查意識。

四、結語

現代信息技術的飛速發展，要求公安機關對檔案管理工作進行改變。同時，公安機關檔案管理信息化要求我們有一個新時代的管理經驗，并采取現代化措施使公安機關更好地向前發展。目前，公安機關檔案管理的信息化是最重要的工作。因此，加強公安機關檔案信息管理是當前檔案管理工作的必然趨勢。只有這樣，才能使信息化進程順利進行，才能保證人民的利益。公安機關更好地為人民和社會服務，營造和諧穩定的環境。