行政事業單位檔案數字化管理分析

刁迎濱

摘 要：行政事業單位非盈利組織，肩負著社會管理和執法監督的重任。在信息時代下，數字化檔案管理的推廣情況尚不盡人意，在具體實施環節尚存不少問題。本文先論述了行政事業單位實施數字化管理的優點，再闡述開展檔案數字化管理的對策，以期能增強檔案管理水準。

關鍵詞：行政事業單位;檔案管理;數字化

前言

在互聯網技術飛速發展的當下，在行政事業單位檔案管理中，必須將現代化信息技術及軟件設備等合理運用其中，踐行數字化檔案管理。然而，在數字化檔案管理的具體運用中，尚存不少亟待改進的問題，使得行政事業單位在發展進程中受阻，亟待采取行之有效的措施予以改正。本文將淘汰行政事業單位數字化管理的對策。

一、行政事業單位實施數字化檔案管理的優點

（一）有助于更好地發揮檔案信息的價值

行政事業單位之前采取紙質化管理的方式開展檔案管理，需要將紙質檔案存儲在指定位置，伴隨著紙質檔案的持續增多，檔案存儲需要占用的空間也逐步擴大，使得檔案數據信息更新相對遲緩，難以及時找出所需檔案信息。且考慮到行政事業單位檔案不輕易開放的特點，能夠閱覽、查詢這些檔案的人員相對較少，若在檔案存儲過程中出現損壞，往往難以找回相應信息。通過采取數字化檔案管理，能夠將檔案信息以數字化形式儲存起來，此舉能夠有效突破時間和空間的局限，并能夠及時依據檔案信息變化在數據庫內進行更新。除此之外，數字化檔案管理具備強大的檢索和分類功能，檔案管理人員能夠通過輸入關鍵詞，快速獲取所需檔案資料，此舉能夠讓檔案信息的利用率顯著提升。

（二）有助于降低在檔案管理上的成本

傳統檔案管理模式的管理成本相對較高，一旦紙質檔案被損毀，難以及時修復，在檔案室構建、后期管理等環節需要予以高度關注，在這些方面耗費的成本處于逐年增多的情況。通過實施數字化檔案管理，雖然前期在數字化檔案時構建上需要投入較大資金，以確保相應設備配置得當，在此期間還需由專業人員進行設備維護。但在基礎社會構建成功后，后期投入會大幅度降低，在具體檔案管理期間耗費的成本遠遠低于傳統檔案管理。通過實施數字化檔案管理方式，有利于科學應對由紙質檔案受損導致的信息不全等問題，此舉均有助于降低在檔案管理上耗費的成本。

二、行政事業單位優化數字化檔案管理的對策

（一）切實保障檔案信息儲存安全

在選擇檔案信息儲存方式時，相應工作人員需將確保檔案信息的安全作為首要目標。在運用數字化檔案管理時，需加強防火墻等建設，切實保障檔案信息的安全性，有效抵御黑客、病毒等惡意攻擊。為保障檔案性存儲的安全性，可以著眼于以下方面：其一，在計算機內安裝防火墻、殺毒軟件等，針對電腦系統實施全方位監控，在對相應信息開展嚴謹細致的篩選分析后，若發現異常情況，需在一定時間發出攔截警告，引起管理人員的重視，從而得到及時處理;其二，隨著信息時代的來臨，病毒和黑客的供給能力及危險系數也處于持續更新和提升之中，故而殺毒軟件等也需及時更新升級，并將備份工作落實到位，嚴厲打擊信息失真、被篡改等問題，避免釀成難以預估的損失;其三，行政事業單位要立足與檔案管理特點，出臺對應安全管理制度，全面考慮相應問題，明確界定各部門的職責及權限，將保密工作落實到位。

（二）強化管理人員綜合素養

為推進行政事業單位數字化檔案管理順利開展，一方面需要聘請專業技術人員，一方面要強化檔案管理人員隊伍建設，組織相應工作人員開展專業化培訓，增進管理人員對數字化檔案管理的認知，明確需要掌握的技術及知識，積極學習現代化管理技術及知識。由于檔案管理涉及到機密文件和重要信息，故而檔案管理人員必須具備良好的保密意識。在實施數字化檔案管理的進程中，行政事業單位必須注重強化檔案管理人員隊伍構建，確保檔案管理人員具備相應工作能力及資質，將海量信息儲存和研究工作一一落實，并檢測計算機系統在運行過程中是否存在問題，切實保障信息的安全性。除此之外，行政事業單位要組織檔案管理人員開展多元化培訓活動，讓其數字化管理能力得以穩步提升。

（三）切實保障數字化檔案管理的規范性

數字化檔案管理涵蓋了多方面內容，諸如數據采集、整理歸納、信息儲存等均屬于此范疇，在現代化科學技術的輔助下，有助于提升檔案管理效率及質量，并讓檔案信息的利用率有效提升，故而在實施數字化管理時，必須將各個環節的工作落實到位，采取嚴謹規范的管理。行政事業單位要依據檔案管理的要求，出臺具有針對性的標準，針對各個環節制定對應參考標準，對信息采取嚴謹規范的管理，著眼于制度和人員這兩大層面，約束和規范相應工作人員的行為及操作。

（四）讓文書處理和歸納落實數字化管理

行政事業單位在日常辦公中，文字編制屬于其中必不可少的環節，在檔案管理中，需要將這些文書進行數字化處理，在計算機設備的輔助下，準確及時地錄入相應該文件，有效突破時間和空間之間的局限，讓文書管理的局限性得到科學應對。通過利用數字化檔案管理系統，行政事業單位能夠針對電子文化實施統一化管理，此舉一方面有利于減少在檔案管理上的時間，一方面可以降低工作人員的工作負荷。

（五）改進數字化檔案管理相應配置

為實現數字化檔案管理的目標，需要以相應信息設備為基礎。故而為優化行政事業單位數字化檔案管理，必須以健全的軟硬件設施為基礎，故而需要在此過程中投入大量資金。在資金相對局限的情況下，行政事業單位可以采取分步建設的方式，逐步完善數字化檔案信息的配置及設備，推動檔案管理配置逐步健全和優化。與此同時，為確保數字化檔案管理的基礎配置符合檔案管理的具體要求，必須以行政事業單位檔案管理的基本內容及特點為基礎，立足實際對數字化管理系統進行改進和調整。

總結

伴隨著信息時代的來臨，行政事業單位檔案管理必須順應時代發展趨勢，強化數字化檔案管理，充分發揮數字化檔案管理的價值。管理層必須正視實施數字化檔案管理的價值，從資金、制度等諸多方面予以適當支持。另外，檔案管理人員要明確自身肩負的職責，正視當前數字化檔案管理的中的不足，并以此研究有效應對措施。

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