淺談檔案管理存在的問題及解決對策

武俊美

摘 要：自改革開放以來，各大企業為了能夠更好地順應時代發展的潮流，不斷加強自身的檔案管理工作，做到有效推動企業可持續發展，提升企業生產經營的效益和質量。

關鍵詞：檔案管理;存在問題;解決對策

引言

當前市場競爭壓力不斷擴大，企業要想脫穎而出，還應當提升企業內部的管理能力。檔案管理工作是企業內部管理的核心內容，它實現了人力的合理配置，是企業人力資源部門的主要工作內容，只有企業內部配備高質量人才，管理機制不斷完善，企業本身才能發展壯大。因此，企業負責人應當更新自身觀念，帶動企業人力資源管理部門與時俱進，結合當下新型的信息化技術，構建新型的檔案管理模式，為企業的發展助力。

1 做好新形勢下企業檔案管理的重要意義

檔案管理作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，企業檔案管理應實現標準化、科學化，是一種基礎性信息資源，這對企業發展有著非比尋常的意義，對企業管理等各方面也有著非常重要的作用。規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，在企業發展的同時，檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點，體現公司規范化、科學化管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不影響企業發展速度，它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險起到一定的作用。

2 企業檔案管理的問題分析

2.1 檔案管理制度體系不健全

目前一些企業檔案管理工作不健全，不能合理高效地利用其所擁有的檔案資源，問題就出在其檔案管理制度體系不完善、不健全。一些企業制定的規章制度和責任體系十分不完善，在檔案的保存和使用、鑒定和移交等方面的制度均存在較大的漏洞。一些大中型企業雖然具有完善的檔案管理制度，但在檔案管理工作中不能很好地按要求執行和落實，究其根本原因，是不重視企業的檔案管理工作，負責人不了解檔案管理的重要性，忽視檔案管理制度和制度的實施。此種問題輕則導致企業檔案混亂而無利用價值，重則因重要檔案的遺失而導致企業損失。

2.2 檔案管理工作人員素質不高

據有關資料記載，大多企業檔案管理工作人員為兼職，特別是一些企業沒有把檔案崗位人員的選配、培養重視起來，計算機、網絡管理、檔案工作軟件運行等專業人員少之又少。新形勢下的企業檔案內容較前豐富了、資料載體形態拓展了，但現崗的檔案管理工作人員思想觀念、知識結構、多媒體技術掌握、日常管理辦法、業務工作能力等元素都未與時俱進。

2.3 管理方法相對陳舊

信息化飛速發展的當下，檔案管理已經進入了信息化時代，大量的電子信息也需要作為檔案進行存檔，海量的檔案可以依托信息管理系統實現高效的管理。但是在企業的檔案管理工作中，很大程度上依舊是陳舊的管理方式，單憑人工去記錄檔案信息，然后通過人工查閱檔案統計冊的方式進行管理，卷宗的日常管理也不夠完善，這就導致許多檔案得不到有效的利用和妥善的保存。

3 企業檔案管理工作完善對策

3.1 建立數據化檔案管理系統

當前我國企業并沒有建立專門的信息化檔案管理系統，這是制約企業人力資源管理水平提升的重要因素之一。人力資源管理部門是企業的基礎管理部門，但是當前部分企業對于人力資源管理中的檔案管理工作的重視程度不夠，只是單純地過于注重企業發展過程中獲取的經濟利潤，沒有投入豐富的資源結合現代化的技術手段進行檔案管理工作。因此，應當做好檔案管理數據庫內容的擴充工作，擴大數據檢索的范圍，不斷豐富內部的數據信息。在建立檔案信息庫之前，應當根據企業員工的實際情況做好調查工作，如企業的員工人數、學歷水平、工作時間、職稱級別、技能證書等，做好檔案的收集工作，方便進行信息的錄入。其次，及時掌握企業人員信息變動情況，應當對數據庫進行及時的更新，保證檔案的數據庫信息與企業的發展情況具有一致性，為信息的查詢提供準確性。

3.2 制定合理的檔案管理制度

由于數據化技術是新興的技術手段，因此目前傳統的檔案制度難以應對當下的需求，應當跟隨新技術的出現而不斷地完善，制定出更加合理的檔案管理制度，將具體的工作內容進行細化，帶動員工水平的不斷提高。企業應當不斷提升自身的責任意識，除了注重企業的經濟效益之外，更應當注重企業內部的管理，認識到檔案管理工作的重要性，為檔案管理工作注入新的活力。只有領導者重視檔案管理工作，相關工作人員才會從根本上提升自身的責任意識，避免在工作過程中出現消極懈怠的情況。完善檔案管理制度，將應當收集什么信息、收集方式、管理部門的主要職責等明示，保證企業內部的檔案管理工作正規化。

3.3 提升工作人員水平

檔案管理人員的工作水平直接決定了檔案管理工作的質量。當前我國檔案管理工作人員隊伍建設落后，亟需解決。企業應當定期對內部檔案管理工作者進行知識培訓，使其掌握新的檔案管理技術，同時加大計算機技術的培訓，加快檔案管理信息庫的建設。企業應當注重招攬相關方面的人才，使檔案管理工作專業化。同時，規范檔案管理工作者的工作行為。企業當前人才流動率大，導致了崗位經常有變更的情況出現，因此在檔案管理工作者出現崗位變動時，一定要做好資料的交接工作，避免檔案的丟失。

3.4 發揮信息化的技術優勢

隨著社會經濟的不斷發展，信息技術也在飛速發展，企業可以將信息技術應用到檔案管理工作中去，不僅可以提高檔案管理工作的效率，還可以增加檔案管理資料在社會上的影響力。而且在檔案管理工作中應用信息技術還可以為企業的檔案管理提供更全面的管理模式，從而推動企業的可持續發展。

結束語

綜上所述，在現階段的企業檔案管理工作中仍然存在很多問題，因此就需要企業不斷地加強檔案管理工作，提高檔案管理人員的素質和管理意識，完善檔案管理制度，建立科學化的管理體系，并充分發揮信息化的優勢，這樣才能提高企業的管理水平，推動企業的發展。

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