檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

馮麗麗

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，使人們步人了一個(gè)信息化的時(shí)代，信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的主流。從政治、經(jīng)濟(jì)、文化到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)不斷顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。同時(shí)檔案的電子化管理，檔案信息數(shù)字化也面臨一些不可回避的新問(wèn)題，它是在檔案工作初步實(shí)踐中的一個(gè)新生物，雖然還存在一些有待解決的問(wèn)題，但我們不能不承認(rèn)，電子檔案的管理，在檔案現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動(dòng)程度，而且極大地提高了工作效率，本文旨在對(duì)以計(jì)算機(jī)為代表的信息化在檔案管理中的應(yīng)用加以研究，以期盡可能的提高檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；措施

1.檔案信息化管理的必要性

所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來(lái)理解：首先要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；其次，要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；再次，要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。

檔案信息化管理的必要性主要表現(xiàn)在：由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲(chóng)蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無(wú)論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無(wú)不顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。可以說(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

2.檔案信息化發(fā)展的影響因素

2.1檔案信息化發(fā)展的水平因素

在檔案管理信息化發(fā)展的過(guò)程中，因?yàn)槭艿绞嘏f和單一的檔案管理和技術(shù)的作用，就會(huì)致使在檔案管理的處理不夠合理，盡管檔案管理的相關(guān)部門具有較好的高科技技術(shù)和計(jì)劃，但是，其操作人員在實(shí)際操作的過(guò)程中難以把技術(shù)和檔案管理的實(shí)際工作高效的進(jìn)行結(jié)合，僅僅把這些機(jī)器設(shè)備應(yīng)用于平時(shí)的操作中。因此，檔案管理人員是否能使用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)增加自身的操作性能，對(duì)檔案管理內(nèi)容實(shí)施數(shù)據(jù)化分析和管理，高效的提升檔案管理層次和利用效率，而這個(gè)是約束我國(guó)檔案信息化發(fā)展中非常關(guān)鍵的因素。緊跟著我國(guó)新型高科技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，大眾對(duì)于檔案信息管理的需要不停的提升，而在這樣的情形下，對(duì)于守舊的思想實(shí)施高效的轉(zhuǎn)變，發(fā)展和完善檔案管理的新型技術(shù)，這也是我國(guó)目前來(lái)說(shuō)檔案信息化開(kāi)發(fā)中至關(guān)重要的問(wèn)題。

2.2檔案信息化發(fā)展的認(rèn)知因素

在檔案信息化發(fā)展中，檔案管理中相關(guān)部門高層對(duì)檔案信息管理的關(guān)注度不夠，在相關(guān)的檔案管理程序中，沒(méi)有完整的檔案信息管理體制，對(duì)其檔案信息發(fā)展的管理認(rèn)識(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。而在檔案管理的進(jìn)程中，因?yàn)槠錂n案操作人員受到了守舊的管理思想的作用，對(duì)檔案信息實(shí)施了搜集，并無(wú)法實(shí)施較為具體的處理與使用，無(wú)法發(fā)揮其自身檔案的作用，造成了檔案無(wú)法實(shí)施其存在意義。

3.推動(dòng)檔案管理信息化的措施

3.1培養(yǎng)信息化檔案人才。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不是檔案部門的單一工作，它需要所有檔案人員的積極參與與配合。因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。與其它行業(yè)相比，檔案工作政治性、政策性、專業(yè)性都很強(qiáng)，在專業(yè)技能上，提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能，思想上有較高政治素質(zhì)，保護(hù)檔案的安全，不泄露檔案內(nèi)容等。

3.2配備統(tǒng)一、專業(yè)的軟硬件設(shè)備。各單位各部門各自為政，信息化手段、設(shè)備不統(tǒng)一，造成了很多數(shù)據(jù)不兼容，給檔案管理信息化過(guò)程設(shè)置了障礙，所以，我們應(yīng)配備統(tǒng)一的、專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備和專業(yè)的統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，利用這些設(shè)備可實(shí)現(xiàn)字符識(shí)別，自動(dòng)轉(zhuǎn)化、自動(dòng)編目和檢索、自動(dòng)全文存儲(chǔ)、自動(dòng)上載，計(jì)算機(jī)輔助立卷，檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)，統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備，才能為檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)提供保障。

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)整體規(guī)劃包含了檔案信息化建設(shè)的整個(gè)硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)，因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，利用多種信息技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案并且運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用，以達(dá)到資源共享的目的。

3.3檔案信息管理的統(tǒng)一規(guī)范化。傳統(tǒng)的檔案管理是以檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，要運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理電子文件，對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，將物理形態(tài)的檔案文獻(xiàn)作符合信息化環(huán)境和目標(biāo)的轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案館建設(shè)，可高效、適用的管理檔案和利用檔案工作。檔案信息化法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋信息化建設(shè)的所有方面，包括電子文件歸檔和數(shù)字檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。

數(shù)字環(huán)境下檔案工作的根本目標(biāo)依然是最大限度地滿足社會(huì)對(duì)檔案保管、利用的需求，信息化所要追求的正是如何最大限度地利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案工作的根本目標(biāo)。檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，促成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。

4.結(jié)語(yǔ)

檔案管理信息化是新時(shí)期社會(huì)事業(yè)發(fā)展對(duì)檔案行業(yè)提出的要求，檔案管理部門只有在國(guó)家行政部門的統(tǒng)一部署下，強(qiáng)化檔案管理信息化的科學(xué)意識(shí)，制定完善的管理制度，積極改進(jìn)檔案管理工作設(shè)備，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)和技能培訓(xùn)，才能在時(shí)代發(fā)展的帶動(dòng)下更好地進(jìn)行結(jié)構(gòu)調(diào)整與升級(jí)，進(jìn)而更快地實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，為相關(guān)單位和企業(yè)提供便利，為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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