探討做好中職學校辦公室行政管理工作的策略

丁世文

摘 要：辦公室行政管理工作是中職學校一項極為重要的工作，是確保中職學校工作正常運轉的重要保證。而行政管理的日常工作非常繁瑣和復雜，它不但要求各個部門以及各個人員之間要相互協調和配合才能完成，而且還需竭力將其轉變為科學化、系統化的行政管理模式。本文闡述了中職學校辦公室行政管理職能，探討了做好中職學校辦公室行政管理工作的策略。

關鍵詞：中職學校辦公室;行政管理工作;職能與策略

行政管理是中職學校管理的重要內容，是中職學校進行教學活動、管理學生的前提條件，做好中職學校辦公室的行政管理工作具有重要的意義，是認真貫徹落實黨和國家教育方針政策的表現，同時有利于促進中職學校發展。

辦公室行政管理工作好比一座橋梁，它是連接中職學校管理人員與教職工的一個中樞機構，在二者之間傳遞著相關信息，是一個重要紐帶。在學校內部，無論職位大小，級別高低，任何重要的信息以及消息都需要通過辦公室的行政管理來進行傳達，因而行政管理也起著至關重要的作用。由于行政管理的特殊性，要求行政管理人員都具備較高的職業素養以及業務知識，行政管理人員除了要具備較強的敏銳性以及洞察力之外，還應具備豐富的管理才能及一定的工作經驗。

一、中職學校辦公室行政管理職能

從中職學校行政管理的角度來看，辦公室面對的工作主要是上級部門和本單位下達的各項行政工作，面對的人員主要是單位領導和各部門同事。辦公室的行政管理職能主要有四個方面：

（一）助手作用。按照上級機關的部署，辦公室要結合領導的意見，貫徹執行、組織實施和檢查落實執行結果，對加強機關管理、維護正常工作秩序、保證工作質量等發揮著重要的作用。

（二）參謀作用。辦公室人員要經常深入一線，了解基層情況，聽取意見、總結經驗、提出改革建議，并及時向領導匯報、提出建設性的參考意見，做好領導的參謀。

（三）協調作用。辦公室在行政管理工作中要負責協調，以維持正常的工作秩序，及時傳達上級部門和本單位領導的指示精神，主動協調好各部門的關系，起著承上啟下、聯系內外的樞紐作用。

（四）保障作用。既要保證上級部門和本單位布置的各項具體事務工作及時有效地完成，保證領導集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要同單位內各部門建立良好的工作關系，傾聽他們的意見，充分調動員工的積極性，齊心協力完成各項任務。

二、做好中職學校辦公室行政管理工作的策略

（一）注重解放思想，及時更新管理理念。科學、合理的管理方針是保證中職學校發展的關鍵，中職學校領導班子應提高對管理理念的重視，摒棄重教學、輕管理的傳統觀念，適當地調整管理方式，建立以服務為主的管理理念。首先，中職學校領導班子應充分認識到辦公室行政管理的目的在于為學校教育目標的實現而服務的，中職學校的發展方向主要是以學生為主、開放式的模式。因此，中職學校應注重解放思想，及時更新管理理念，改進管理方式，以更好地適應中職學生的個性化與全面發展的需要，一方面，做好傳授教學知識于學生的工作;另一方面，為學生塑造健康向上的人格創造有利的條件，積極促進學校行政管理向科學、民主與現代化的發展方向轉變。中職學校辦公室行政管理人員應樹立服務思想意識，圍繞提高學生綜合素質的教育目標開展管理工作，明確自身工作的性質，提高服務意識與質量。

（二）樹立服務意識，認真做好本職工作。辦公室工作千頭萬緒，紛繁復雜，既是忙家，又是管家。因此，要做好中職學校辦公室行政管理工作，必須大力強化服務意識，提倡奉獻精神，不斷提高服務質量。

一是要腦勤。就是要多思考，及時了解和掌握工作動態、工作材料，及時提煉要點，尋找規律，做到腦中有情況、有方法。要勤于換位思考，從學校領導的角度思考應該做出什么部署，從教職工的角度思考缺少什么服務，做到慎獨多思，在紛繁復雜的工作中保持清醒的頭腦，理出工作的新思路，真正起到參謀助手的作用。

二是要腿勤。就是要多跑腿，必須把服務于全局和服務于教職工作為工作的出發點和落腳點，善于發現問題并解決問題，要深入基層開展工作，了解實情，反映實際，掌握第一手資料，為領導決策提供真實可靠、實事求是的依據。

三是要手勤。就是要多動手。辦公室要不斷解決上級或領導交辦的各種事情、召開各類會議、上報大量材料等等，工作千頭萬緒，遺漏其中任何一項，都會給工作帶來被動，損害學校形象。因此，要養成多動手做好記錄的好習慣。

（三）樹立創新意識，不斷提高自身素質。中職學校要樹立創新的管理工作理念，加強行政管理工作人員的綜合素質，提高管理創新精神。首先，提高中職學校辦公室行政管理工作人員的政治思想文化素質，堅持四個基本原則施行管理工作，貫徹落實黨的教育方針政策;其次，提高行政管理工作人員的職業知識與道德素質至關重要，行政管理工作人員在具體管理工作中發揮專業知識技能，不斷自我完善，從而提高工作效率;再次，還需提高行政管理工作人員的組織協調能力，以保證工作人員能及時有效地解決突發問題，并對學校各個部門之間的關系進行協調，促進和諧發展，發揮學校整體功效;最后，中職學校領導班子應充分考慮行政管理工作的性質以及管理工作人員的特點，合理安排與分配隊伍，例如安排社交能力較強的人員從事思想教育工作或招生就業工作，并定期對行政管理人員進行考核，給予相應的獎懲，以提高行政管理工作人員的積極性，從而整體提高管理水平。

另外，健全與完善中職學校的規章制度有利于保證行政管理工作人員的管理具有參照標準，在實施行政管理方案時積極配合相關的管理規章制度，增強行政管理人員履行職責的意識。做任何事情都需要遵守規章制度，才能保證事情的有序性與有效性，嚴格追究不符合規章制度管理標準的行為的責任，從而有利于增強行政管理工作人員按照規章制度管理的水平，樹立良好的中職學校形象。

總之，中職學校行政辦公室作為單位行政工作的中樞，責任重大，任務艱巨，我們只有清晰地認識行政辦公室的重要地位和職能作用，主動適應形勢變化，抓好行政工作重點，協調好各環節工作，才能不斷提升服務質量、有效發揮辦公室行政管理職能、更好地推動全局工作的順利開展。

參考文獻：

[1]羅京.轉變觀念提高素質做好新形勢下的辦公室工作[J].辦公室業務.2008，3.

[2]宋津方.新時期如何做好辦公室行政管理工作[J].品牌.2011，6.