信息化時(shí)代高校學(xué)生檔案管理工作發(fā)展對(duì)策

丁俊芳

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，當(dāng)今信息化技術(shù)也在不斷提高，使人們的生活和工作發(fā)生了翻天覆地的變化。在高校的學(xué)生檔案管理中，也要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享機(jī)制。本文分析了高校檔案管理工作的現(xiàn)狀，并針對(duì)存在的問(wèn)題，有針對(duì)性地提出解決對(duì)策，希望對(duì)高校檔案管理工作的發(fā)展提供綿薄之力。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;高校學(xué)生

一、高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）部分檔案管理人員對(duì)檔案管理缺乏較完善的認(rèn)知。很多檔案管理人員只是注重檔案的保管工作，不知道如何利用檔案。究其原因，主要是管理人員年齡偏大，習(xí)慣采用傳統(tǒng)的管理模式，對(duì)電腦操作不夠熟練。還有一部分檔案管理人員，不愿意去學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)，安于現(xiàn)狀，人為地阻礙了檔案管理工作信息化的發(fā)展。

（二）對(duì)檔案工作的投入不夠。在一些高校中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)只重視科研和教學(xué)工作，認(rèn)為檔案管理只是后勤工作，部分學(xué)校不愿意在檔案管理上投入太多的財(cái)力、人力、物力，導(dǎo)致檔案管理部門每年只能動(dòng)用很少的資金，不僅不能進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，信息化建設(shè)更是“一紙空談”。

（三）檔案管理人員流動(dòng)性較大。由于檔案管理工作相對(duì)枯燥單調(diào)，某種程度上不如其他崗位晉升空間大，部分管理人員人為發(fā)展前景小，工資增長(zhǎng)慢，導(dǎo)致工作積極性低，使得檔案管理隊(duì)伍流動(dòng)過(guò)于頻繁，人員流動(dòng)性大，思想不穩(wěn)定，給管理工作帶來(lái)了一定的影響。一些高校為了甚至將非專業(yè)的“閑雜”人員配置到檔案管理部門，這極大地阻礙了檔案管理的發(fā)展。

二、高校學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施過(guò)于陳舊。目前，高校學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)雖然有一定的發(fā)展基礎(chǔ)，但學(xué)生檔案的整體信息化發(fā)展和管理目標(biāo)還不太明確。在一定程度上，高校學(xué)生檔案管理水平難以實(shí)現(xiàn)真正提高。

（二）高校學(xué)生檔案信息服務(wù)內(nèi)容不完善。許多高校學(xué)生檔案管理部門都配備了計(jì)算機(jī)設(shè)備，但這些設(shè)備只能提供一些簡(jiǎn)單的用戶信息查詢、瀏覽等基本業(yè)務(wù)，綜合利用效率水平不高。

（三）信息技術(shù)資源建設(shè)滯后。高校學(xué)生檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)種類繁多，許多硬盤設(shè)備存儲(chǔ)容量有限，無(wú)法有效滿足海量檔案信息資源的存儲(chǔ)。

三、高校學(xué)生檔案的信息化建設(shè)策略

（一）建立明確的管理職責(zé)制度。為了促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作的有效開(kāi)展，要把檔案管理工作規(guī)劃到學(xué)校的管理工作中去。促進(jìn)檔案管理與其他工作相結(jié)合，同時(shí)根據(jù)檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，合理開(kāi)展層次劃分和信息化建設(shè)規(guī)劃工作，形成全面的檔案建設(shè)體系。

同時(shí)，要根據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀，完善管理制度。為促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，高校需要根據(jù)國(guó)家制定的《高校檔案信息建設(shè)對(duì)策》，優(yōu)化和完善自身形成的檔案管理體系。完善各種信息系統(tǒng)建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）實(shí)現(xiàn)電子檔案與文件一體化建設(shè)。開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，首先要實(shí)現(xiàn)檔案一體化的目標(biāo)，提高管理的先進(jìn)水平。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的基本條件是硬件和軟件。通過(guò)實(shí)現(xiàn)全面的網(wǎng)絡(luò)管理，可以提高檔案信息管理的效率。所謂文件一體化建設(shè)，是指利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行處理和歸檔，保證電子文件的完整性。從文件信息的生成到歸檔，整個(gè)過(guò)程都需要檔案管理人員的監(jiān)督。在監(jiān)督過(guò)程中，文件檔案的管理可以由不同的人員來(lái)完成，職責(zé)明確，分工制度明確，實(shí)現(xiàn)電子檔案與文件的一體化建設(shè)。

（三）制定出適應(yīng)高校改革和發(fā)展的檔案管理制度。為了制定出適應(yīng)高校改革和發(fā)展的檔案管理制度，必須加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。首先，要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行分類。根據(jù)檔案的不同類型，針對(duì)現(xiàn)行的文件進(jìn)行掃描和存儲(chǔ)。其次，要建設(shè)各種信息資源，合理利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，促進(jìn)了檔案資源的層次劃分。根據(jù)檔案的時(shí)效性和重要性，建立檔案子數(shù)據(jù)庫(kù)，更好地查找和利用檔案。三是開(kāi)展全文檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。針對(duì)各類檔案，建立相關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在學(xué)校實(shí)現(xiàn)檔案查詢和共享機(jī)制。四是電子檔案的歸檔管理。檔案管理部門要根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，加強(qiáng)電子文件的歸檔、登記、保管和管理。最后，提高檔案利用率，推動(dòng)電子檔案成為學(xué)校檔案管理的重要途徑。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)。高校檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)。因此，有必要引進(jìn)技術(shù)能力強(qiáng)的檔案管理人員，建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。組員應(yīng)包括專業(yè)檔案管理人員、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人員等，為促進(jìn)管理人員和技術(shù)人員具有創(chuàng)新思維和廣闊視野，有必要對(duì)他們進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)教育，提高員工的技能和能力，促進(jìn)員工熟練使用計(jì)算機(jī)設(shè)備、檔案管理軟件等。最后，還要將員工的工作效果和培訓(xùn)效果與薪酬獎(jiǎng)勵(lì)和晉升相關(guān)聯(lián)，以此來(lái)提高員工的積極性。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案是高校的重要資源。隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。在信息技術(shù)背景下，檔案管理工作要抓住信息時(shí)代帶來(lái)的機(jī)遇，積極探索和創(chuàng)新管理模式，提高管理工作的效率和質(zhì)量，突破傳統(tǒng)檔案管理工作的局限性，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的最大價(jià)值。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，也能促進(jìn)高校的發(fā)展。

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