淺談新形勢下檔案管理的有效性

李偉

摘 要：檔案是歷史的真實記錄。隨著社會的發展，信息技術的進步，把檔案看成文件庫的傳統認識正在被記憶庫和知識庫的認識所取代。辦公自動化的進一步發展和深化，特別是電子計算機和通訊技術的結合，形成了信息技術產業。做好檔案工作，不再僅僅是保持檔案資料的齊全和安全，更要做到資料的完整性、管理的規范性、利用的有效性。新形勢下如何做好檔案管理工作，給檔案管理工作提出了更高的要求。

關鍵詞：檔案管理 有效性

【正文】：為了更好地做到檔案工作的與時俱進，加快檔案信息化資源建設，從而實現檔案管理從手工型向數字型、從封閉或半封閉型向開放型轉轉變，筆者以為要從以下方面予以著手，才能切實提高檔案管理工作的有效性。

（一）按照檔案管理要求，定期整理打掃檔案室，做好檔案室環境工作和檔案信息的保護工作

（二）與各部門溝通協調資料歸檔相關工作；

（三）做好電子數據的收集、整理，維護和利用好文書檔案管理系統，努力做到收一份文，及時存錄一份文件；

（四）按照檔案管理制度，對單位檔案室進行常態化管理，專人管理，按照標準對已入庫檔案進行保存，做好檔案的收藏和保密工作。

（五）嚴格按照檔案借閱制度，完善借閱程序，一般只限于在“檔案閱覽室”使用，并進行登記。嚴格履行借閱手續，借閱者要認真填寫《檔案借閱登記表》，不得轉借、涂改、圈劃、批注、增刪、抽頁、裁剪、拆卷、摘抄、拍照等，不得擅自公布檔案內容，確保檔案的保密、完整與安全。

（六）耐心細致，搞好檔案工作。檔案服務工作的內容比較繁瑣，面對大量的日常性檔案保管工作和領導臨時交辦的事項，我都能抓緊時間，高效、圓滿、妥善地辦理好，為檔案室工作的正常開展提供了有效保證。

一、2012年度主要問題及原因分析

（一）在工作初期，對工作認識不夠深刻，操作中缺乏全局觀念，對公司檔案管理缺少認識和分析，沒有把實際工作上升到全局的體系中來。通過這一段時間腳踏實地的工作，我認識到每個崗位都是非常重要的環節，作為整個工作鏈條的一部分，都是至關重要的。檔案管理工作雖然有些枯燥，可是卻是公司工作中至關重要的一環，對公司成長過程的一種忠實反映和記載，直接影響到公司最終的經濟效益。基于以上的認識，奠定了我工作的信心！

（二）檔案管理中，我發現有的檔案整理不夠規范到位，給檔案的備查工作造成了一定的隱患，檔案填寫中還存在著比較大的隨意性。我認識到這些問題的存在會給公司的風險管理工作造成不便，我告誡自己，檔案管理自始至終是非常需要耐心和細致作為保障的工作，不打無準備的仗，耐心細致的心理狀態必須是首要的。在自己能力的前提下，努力綜合領導同事的力量解決存在的問題，形成一個廣泛而有力的體系來努力保障工作的規范性和有序性，減小工作的難度，使工作更容易成功。

二、2013年度工作目標、實施計劃及改善措施

（一）精益求精抓信息。要繼續擴大信息覆蓋面，健全信息網絡，把基層的一些重點、難點、熱點問題以及對全公司檔案工作有指導意義的典型總結出來，及時進行勾通反饋上報。同時，要保證信息質量，做到報喜與報憂相結合，力爭在各級評比中取得更多的嘉獎。

（二）盡職盡責抓保管。要嚴格檔案保管標準，提高檔案保管質量、做到檔案的及時收管、著錄、保存等。明確檔案管理程序，完善使用登記制度，禁止無登記、無審批私自取檔現象的發生。完善各項規章制度，按照各項制度辦事，做到收管有規范、使用有制度、辦事有紀律，各項工作都有章可循，有據可依。

（三）繼續抓好檔案保管工作。要不斷加強保管知識，自覺抬高保管標準，利用網絡學習其它省、市在保管工作上的先進工作方法，努力適應新形勢下保管工作的需要，樹立檔案室良好形象。

（四）任勞任怨抓檔案。一如既往地抓好檔案保管工作，為辦公室其他同事解除后顧之憂。

三、合理化建議

（一）檔案借閱通過OA申請，能更好的規范管理檔案的借閱情況。

（二）借閱完畢及時歸還，以免造成遺失、損壞等問題。

【結語】：總而言之，檔案管理工作的模式的改變與機制的改進，并非一蹴而就的，需要合理的規劃，從思想觀念、制度以及人員和技術管理等方面著手，形成合力，才能使檔案管理工作真正地實現規范化、電子化。

【參考文獻】：

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