楊波

摘要：基于Excel設計并開發簡易員工管理系統，通過VBA編寫程序代碼，以實現員工增加、修改和考勤管理等功能，幫助簡化員工管理工作，提高員工管理工作效率和數據可靠性。

關鍵字：員工管理、管理系統、VBA編程

前言：

隨著公司員工數量的增加，員工信息和考勤登記工作量隨之增加，依靠傳統的手工登記方式工作效率低，而且數據容易出錯，考勤數據也存在人為修改，造成數據可靠性不高的缺陷。如果購買較大的人事管理系統則需要支出較高的軟件購買費用和后期服務費，而且很多功能并不能得帶充分的利用，這就造成了資源浪費，同時龐大的軟件雖然功能完善，但是對于操作人員的素質要求也更高，這就需要對工作人員進行培訓，產生額外的支出，如果人員流動又會造成不必要的麻煩。

因此需要設計并開發一款功能適當、操作簡單又能很好的完成員工管理工作的系統，Excel加VBA編程就是一種很好的選擇。借助強大的VBA編程語言和Excel優秀的表格管理和數據處理能力，完全能夠實現員工管理系統設計開發。

一、數據表格和主界面的設計

1.系統主界面設計。新建工作表命名為“主界面”，通過Excel插入菜單繪制主界面，如圖1.1員工管理系統主界面所示，后期編寫VBA代碼，將各功能模塊添加至相應的按鈕。

2.數據管理表格的設計。新建“員工花名冊”、“考勤表”和“請假登記表”，根據公司員工管理需要編輯各表格的內容及格式。

可以將數據表隱藏只保留主界面表，或對數據表添加保護，以保證數據不被操作人員修改，確保數據的準確度。

二、VBA編程

1.窗體及代碼設計

（1）員工資料管理窗體及代碼設計。根據數據管理表格格式編寫相應代碼以實現員工信息增加和修改功能。

l 對于表格中必填的用戶數據項目，例如員工姓名、身份證號等重要數據，可用如下關鍵代碼實現：

Private Sub cmdSave_Click（）

If txtName.Value = "" Then '判斷姓名框是否為空

MsgBox "請輸入員工姓名！"， ， "提示" '提示信息

txtName.SetFocus '設置焦點到姓名框

Exit Sub '結束子過程

Add '調用添加數據子過程

l 對于數據內容有特殊格式要求的項目，如出生年月和入職、離職時間等，可通過如下關鍵代碼實現：

If Not IsDate（txtEnd.Value） Then '判斷是否為日期格式

MsgBox "請輸入正確的離職時間！"， ， "提示" '提示信息

txtEnd.SelStart = 0 '設置文本框的選取起始位置

txtEnd.SelLength = Len（txtEnd.Value） '設置文本框選取文字的長度

Cancel = True '焦點仍停留在該控件上

End If

如果是身份證號碼或是職工工號等，對數據類型和位數有嚴格要求的，則可以通過判斷用戶輸入的數據類型和位數，檢測輸入數據是否符合要求。

l 對于數據內容是固定的種類，用戶只需要根據實際信息選擇相應的內容即可的，則可以通過復合框功能實現，關鍵代碼如下：

cbxEdu.AddItem "博士" '添加項目到“學歷”復合框

cbxEdu.AddItem "碩士"

cbxEdu.AddItem "本科"

cbxEdu.AddItem "專科"

l 由于員工信息修改和新增的數據表內容是相同的，所以信息修改界面不需要單獨設計窗體，只需要在員工新增窗體中添加判斷代碼，則可以實現信息的修改，關鍵代碼如下：

If strStatus = "查詢" Then '判斷是否為“查詢”狀態

intRow = intCurrentRow '設置當前行為查詢到的行數

Else

Sheets（"員工花名冊"）.Range（"A3"）.Select '選擇A3單元格

intRow = ActiveCell.CurrentRegion.Rows.Count '獲取員工花名冊已有數據行數

strBh = Cells（intRow， 1） '獲得最后編號

If strBh = "" Then '判斷編號是否為空

strBh = "Y0001" '若為空則添加編號“Y0001”

Else

strBh = "Y" & Format（Right（strBh， 4） + 1， "0000"） '按規則產生新的編號

intRow = intRow + 1 'intRow增加1，指向表格新的一行

End If

Cells（intRow， 1） = strBh '將用戶窗體上的數據填充到“員工花名冊”的新行上

End If

其中“txtName”、“txtEnd”、“cbxEdu”為窗體設計中該控件的名稱，可以根據實際需要定義不同的控件名稱，借助示例中的代碼進行變換，以實現對數據的控制。

（2）員工考勤窗體及代碼設計。此功能區分為考勤簽到和請假登記兩個功能模塊，可實現員工考勤管理。

l 考勤簽到模塊主要有時間顯示控件和員工信息讀取控件。時間顯示控件，可以用“frmCheck.lblTime.caption = Format（Now， "hh：mm：ss"）”代碼實現;而信息讀取控件可以采用下拉列表的方式實現，通過關鍵代碼“cbxName.RowSource = "考勤表！b5：b" & intRow”獲取考勤表數據，考勤表中的員工信息則可以通過與花名冊數據核對的方式進行自動同步，關鍵代碼如下：

For i = intStart To intStart + intEnd '將員工花名冊中的數據插入考勤表中

With Sheets（"考勤表"）

.Cells（i + 2， 1）.EntireRow.Insert '插入一個空行

.Cells（i + 2， 1） = Sheets（"員工花名冊"）.Cells（i， 1）.Value '將員工花名中冊的序號填寫到考勤表

.Cells（i + 2， 2） = Sheets（"員工花名冊"）.Cells（i， 2）.Value '將員工花名冊的姓名填寫到考勤表

End With

Next

編寫代碼將當前簽到時間和上班時間進行核對，在規定時間前完成簽到的記為正常上班，未按時完成簽到的則記為遲到或曠工。

l 請假登記模塊主要控制請假的開始和結束日期，做到數據有效且合理，例如請假結束日期必須在開始日期之后。并且請假數據和簽到數據不沖突，即員工請假登記后他的考勤記為請假，而不是遲到或曠工。

2.模塊代碼設計。使用不同的模塊能將相關的過程進行聚合，便于代碼的管理，為不同模塊定制不同的行為，使代碼的可維護性和可重用性大大提高。

（1）員工信息管理模塊的設計。該模塊主要實現主界面中員工資料區各按鈕對應的彈窗控制，以及通過對“frmNew”窗體的控制實現員工信息修改。當用戶在窗體中輸入相關數據之后，通過該模塊可以根據規則對用戶操作進行彈窗提示，并將輸入數據進行對應的賦值。

（2）員工考勤管理模塊的設計。該模塊主要控制員工的簽到（frmCheck）和請假（frmRegister）兩個窗體，關鍵代碼如下：

Public Sub 考勤簽到（）

frmCheck.Show '顯示窗體

End Sub

同時，該模塊還需要借助API函數和操作系統的“user32.dll”控件創建（銷毀）計時器，用于簽到模塊時間控件的調用。

三、結語

系統整體功能簡單，基本能夠實現公司員工的信息管理和考勤記錄工作，能夠保證數據的準確有效，同時系統的界面簡潔、操作簡單，對工作人員的技術要求度不高。后期可以考慮對系統進行擴展，采用工作證或身份證加證件閱讀器的模式，員工刷卡即可完成簽到，減少人員操作以降低人為因素造成的數據不準確，提高工作效率。

參考文獻：

[1]劉瓊.Excel VBA案例實戰從入門到精通[M].北京：機械工業出版社，2018.

[2]羅剛君.Excel VBA程序開發自學寶典[M].北京：電子工業出版社，2014.