淺談工程物資采購的問題與管控

李彥欽

摘要：工程物資是建筑所需的工具、燃料和材料等。工程物資采購是工程順利開展的基礎(chǔ)和前提，做到對物資采購環(huán)節(jié)的有效管控，是正常開展采購工作的重要保障。基于此，本文總結(jié)了現(xiàn)階段施工企業(yè)采購工程材料存在的主要問題，并提出了管控建議，以提高施工企業(yè)的運(yùn)營效率。

關(guān)鍵詞：工程物資：材料采購：采購管控

大到整個企業(yè)，小到某項(xiàng)具體的工作，可以說企業(yè)內(nèi)部管控是否到位是能否成功的關(guān)鍵。就工程項(xiàng)目而言，物料采購能否得到有效管理和控制，對于降低項(xiàng)目成本和提高項(xiàng)目效率具有重要意義。但是，由于項(xiàng)目分散、人員流動性大，施工企業(yè)的管理水平普遍不高。在當(dāng)前的環(huán)境下，市場競爭十分激烈，各公司的利潤逐漸減少。因此，加強(qiáng)對施工企業(yè)建筑材料采購的管理和控制具有重要意義。本文總結(jié)了現(xiàn)階段工程材料采購中常見的問題，并提出了相應(yīng)的控制措施，以加強(qiáng)建筑材料的采購管理，提高采購效率，降低經(jīng)營風(fēng)險。

一、現(xiàn)階段工程物資采購存在的問題

（一）采購人員素質(zhì)參差不齊

目前，一般施工企業(yè)采購部門的人才管理都很不到位，人員整體素質(zhì)不高，教育水平參差不齊，專業(yè)采購人員在企業(yè)中的比例太低。在實(shí)際工作中，施工企業(yè)招聘的采購人員大部分是由公司員工的親友介紹的，未對所招聘人員的道德水平和專業(yè)知識進(jìn)行考察。同時，施工企業(yè)也很少有采購專業(yè)知識的培訓(xùn)，他們很少對采購人員進(jìn)行專業(yè)采購知識的培訓(xùn)，這就導(dǎo)致很多施工單位采購人員工作極不專業(yè)，隨意散漫，他們無法預(yù)測采購風(fēng)險，也無法準(zhǔn)確理解和管理供應(yīng)商和采購合同。

（二）采購流程混亂

1.采購計劃缺乏統(tǒng)籌性

雖然大多數(shù)建筑企業(yè)在采購材料之前都制定了相應(yīng)的采購計劃，但實(shí)際上，這些采購計劃缺乏實(shí)用性。主要原因是這些采購計劃過于籠統(tǒng)，缺乏總體規(guī)劃，與項(xiàng)目的實(shí)際情況不相適應(yīng)。因此，采購過程中時常會出現(xiàn)實(shí)際所需要的材料種類、數(shù)量與采購回來的材料不匹配的情況。

2.采購申請與審批執(zhí)行不力

目前，許多施工企業(yè)在工程物資采購的申請和審批過程中分工不明確，沒有相應(yīng)的崗位職責(zé)規(guī)范，導(dǎo)致審查員、采購人員和供應(yīng)商串通舞弊的情況時有發(fā)生。

（三）供應(yīng)商管理混亂

實(shí)際工作中，建筑施工企業(yè)為了全面了解物資的供應(yīng)商，通常需要一套全面、完整的供應(yīng)商管理體系。這樣，每個項(xiàng)目部都能上傳自己項(xiàng)目的供應(yīng)商資料，以便其他項(xiàng)目的采購人員更簡便地采購物料。但目前，許多建筑施工企業(yè)還沒有建立完整的供應(yīng)商管理體系，各項(xiàng)目部自行采購，供需關(guān)系復(fù)雜.這不僅需要很多時間，而且效果也不是很好。另外，各項(xiàng)目部采購的物資，即使是從同一個供應(yīng)商采購，數(shù)量不一樣，所以獲得的價格與售后也不盡相同。因此，實(shí)際工作中，同一個供應(yīng)商可能出現(xiàn)在企業(yè)中不同項(xiàng)目的供應(yīng)商資料庫中，并且對于不同的項(xiàng)目，即使是同一供應(yīng)商，其提供的材料價格也與售后服務(wù)也可能不同。

（四）采購合同不規(guī)范

到目前為止，許多建筑企業(yè)還沒有制定標(biāo)準(zhǔn)化的采購合同，沒有對材料的采購進(jìn)行規(guī)范的要求，有時甚至直接從供應(yīng)商處獲得所需類型和規(guī)格的建筑材料而不使用合同。然而使用標(biāo)準(zhǔn)化的采購合同可以避免采購時出現(xiàn)空子，從而在未來與供應(yīng)商的合同糾紛中確保企業(yè)的利益不受損害。此外，許多建筑企業(yè)在簽訂采購合同方面沒有標(biāo)準(zhǔn)的管理機(jī)制，他們不對合同進(jìn)行審查，簽字或是蓋章都非常的隨意。

（五）信息溝通不及時

1.外部信息溝通渠道少

施工物資的采購中，能否獲取完整的供應(yīng)商信息和市場信息是采購成功的關(guān)鍵。因此，采購人員應(yīng)清楚了解市場采購情況、物資供應(yīng)和需求情況等。采購部只有在需要物資供應(yīng)時才會聯(lián)系供應(yīng)商，聯(lián)系方式也比較單一，經(jīng)常以電話為主要的溝通手段，而缺少實(shí)地的考察。當(dāng)采購部門從供應(yīng)商那里獲得市場信息時，供應(yīng)商有時為了自己的利益會隱藏一些關(guān)于質(zhì)量或價格信息。由于采購部獲取的外部信息不完整，這也勢必會損害公司在采購過程中的利益。

2.企業(yè)內(nèi)部缺乏有效的信息溝通

對于當(dāng)今的許多建筑企業(yè)來說，各項(xiàng)目部與總公司之間的信息傳遞往往是通過電話或總部派人來項(xiàng)目上檢查進(jìn)行的，公司內(nèi)部的信息溝通渠道少且耗時。目前施工企業(yè)由于項(xiàng)目分散，人員流動性大，大多沒有建立起完善的針對領(lǐng)導(dǎo)層和員工之間的信息溝通渠道，實(shí)際工作中，領(lǐng)導(dǎo)獲得的信息往往都具有滯后性，因此，領(lǐng)導(dǎo)層在獲得這些滯后和扭曲的信息后做出的決策很可能會對企業(yè)不利。同時，在工程物資采購過程中，各個項(xiàng)目部的人員溝通也并不暢通，就采購工作而言，各個項(xiàng)目部采購上經(jīng)常是相互獨(dú)立，甚至還隱瞞部分信息不與別的項(xiàng)目部進(jìn)行資源共享，比如各自供應(yīng)商的名稱、采購的價格等，這就造成在購買相同的物資時價格也可能不盡相同。

二、管控措施

（一）規(guī)范采購人員及其職責(zé)

建筑施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)招聘合格的采購人員。從事采購業(yè)務(wù)的人員應(yīng)具有與其職務(wù)相適應(yīng)的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德。建筑施工企業(yè)工程物資采購的全過程不得由同一部門完成，企業(yè)應(yīng)明確各個部門的職責(zé)，將工作細(xì)分開來，對于施工企業(yè)采購工作中不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)相互分離，例如申購、審核、執(zhí)行和會計記錄等工作就不能由同一個人來完成。

（二）加強(qiáng)采購預(yù)算管理

建筑施工企業(yè)應(yīng)建立采購預(yù)算管理制度，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際需要和經(jīng)濟(jì)原則編制采購預(yù)算。企業(yè)采購預(yù)算按照現(xiàn)場施工人員上報的需求計劃和采購預(yù)算管理部門下發(fā)的審批執(zhí)行程序執(zhí)行。同時，企業(yè)應(yīng)及時對采購預(yù)算和采購的實(shí)際情況進(jìn)行比較分析，并對分析結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和上報。

（三）規(guī)范企業(yè)采購流程

施工單位應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范采購活動的各個環(huán)節(jié)。首先，企業(yè)應(yīng)制定相關(guān)的規(guī)章制度，確保不相容職務(wù)的相互分離，規(guī)定具體的崗位職責(zé)。對于走完各個流程的采購計劃，應(yīng)指定企業(yè)的采購部執(zhí)行采購任務(wù)。申購計劃應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況并本著節(jié)約的原則編制。實(shí)際工作中，如果出現(xiàn)采購物資過剩的現(xiàn)象，企業(yè)也應(yīng)制定相關(guān)的懲罰措施。對于需要補(bǔ)充采購的情況，也應(yīng)當(dāng)有采購員、采購部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理和分管副總的簽字，才可執(zhí)行采購任務(wù)。

（四）加強(qiáng)供應(yīng)商的選擇和管理

企業(yè)應(yīng)當(dāng)本著公平、公正的態(tài)度和原則選擇材料供應(yīng)商，進(jìn)行招標(biāo)或詢價采購。招標(biāo)前，應(yīng)該檢查和確定供應(yīng)商資格、資金狀況和產(chǎn)品狀態(tài)。參與競標(biāo)或比價的供應(yīng)商應(yīng)相互獨(dú)立，不存在關(guān)聯(lián)方關(guān)系。

施工單位應(yīng)規(guī)范供應(yīng)商庫的管理，建立供應(yīng)商檔案，并由專人保管。同時及時更新合格供應(yīng)商名單，做好檔案管理的工作。企業(yè)應(yīng)建立健全的供應(yīng)商評估體系和評估標(biāo)準(zhǔn)，并定期評估供應(yīng)商（至少每年一次），根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類，建立有效的供應(yīng)商激勵約束機(jī)制。

（五）規(guī)范采購合同的管理

建筑施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)簽訂工程材料采購合同，合同應(yīng)按照物資類別制定固定的模板格式。對于工程物資的采購合同，均應(yīng)采用書面形式。建筑企業(yè)施工材料采購合同的簽訂，應(yīng)按下列流程進(jìn)行。

合同洽談：在簽訂合同前，施工企業(yè)應(yīng)指定專人與供應(yīng)商就所采購物資的具體事項(xiàng)進(jìn)行洽談，談判工作不應(yīng)由一人獨(dú)自完成。

合同審批：建筑施工企業(yè)在簽訂大型或重要的物資采購合同前，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過企業(yè)相關(guān)部門責(zé)任人的審批。建筑施工企業(yè)的工程材料采購合同，必須經(jīng)審查員審查合格后方可簽訂。

合同訂立：審批完成的采購合同應(yīng)蓋企業(yè)合同專用章并由企業(yè)法人簽字確認(rèn)。

企業(yè)應(yīng)指定專門部門或人員對已簽訂的工程材料采購合同進(jìn)行歸檔管理。合同管理人員應(yīng)妥善保管好合同，并對合同進(jìn)行分類和歸檔。對于采購合同的執(zhí)行情況，企業(yè)也應(yīng)及時關(guān)注，對于實(shí)際工作中出現(xiàn)的問題，也要及時解決。

（六）加強(qiáng)信息傳遞

為了提高采購效率、降低采購成本，信息在工程材料采購中具有十分重要的作用。在采購過程中，企業(yè)內(nèi)部溝通主要集中在財務(wù)部門與采購部門之間的賬目核對：采購部與生產(chǎn)車間就材料的供應(yīng)是否及時，也應(yīng)及時溝通。對于企業(yè)與外界的溝通，主要是企業(yè)就目前市場行情、經(jīng)濟(jì)形勢的把握是否及時，因此企業(yè)可以通過商務(wù)談判等形式就相應(yīng)供應(yīng)商的資質(zhì)、貨源、質(zhì)量、價格、墊資情況等進(jìn)行全面了解，以發(fā)現(xiàn)可能存在的問題。

三、結(jié)束語

綜上所述，對于建筑公司來說，做好工程材料采購的管理和控制，不僅可以顯著提高施工質(zhì)量，縮短工期，也可以降低工程造價，穩(wěn)步提高施工企業(yè)的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益。在工程材料的采購管控中，企業(yè)需要加大力度規(guī)范采購人員及其職責(zé)，嚴(yán)格按照采購流程辦事，強(qiáng)化對供應(yīng)商的選擇和管理，規(guī)范合同格式，加強(qiáng)企業(yè)與外部及企業(yè)自身內(nèi)部的信息溝通，大力提高企業(yè)采購效率，降低企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險，促進(jìn)企業(yè)更好地向前發(fā)展。

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