數字化校園建設背景下中職學校檔案利用融合策略探究

楊亮

【摘要】：隨著國家對中職教育的重視，各地教育部門都在大力推廣數字化校園建設，乘著這股技術改革的東風，將學校檔案利用與數字化校園建設融合，提高教職工工作效率，把檔案室建設成現代化的管理平臺，為中職學校發展提供幫助。

【關鍵詞】：中職 檔案利用 數字化校園 融合

引言

隨著信息時代的來臨，無紙化辦公已經由概念逐漸應用到多個行業領域中，全國各個中等職業學校紛紛建立自己的數字化校園平臺，在數字化校園平臺的條件下，如何做好檔案的管理與利用是一項新的課題。中職學校檔案數字化利用是完善數字化平臺的重要一個環節，提升和完善檔案數字化利用就能有效提高校園數字化平臺的開發和使用，兩者融合才能使教學工作更便捷，教師工作效率更高。

一、中職檔案利用管理現狀

1、檔案利用申請程序繁瑣，以我校為例，教職工為了不走申請程序，寧可上網找資料，也不愿意到檔案室借閱文件。

2、檔案知曉率低，網絡化水平不高。教職工對檔案的數量、結構、種類等無從知曉，檔案部門也沒有主動公示有關內容和條目，導致教職工查尋檔案無從下手。

3、檔案管理員負擔重，很多學校的檔案員肩負著上課、帶班等任務，當遇上職稱評定或上級評估時，檔案利用工作壓力瞬間提升，找目錄、找文件、審批等工作使檔案員應接不暇。使用舊式的檔案利用方式不僅不能提高工作效率，而且加重了檔案員的工作量。

4、中職學校檔案室儲存空間有限，為節省空間，一些綜合性的文件材料臨時存放在相關科室，導致學校檔案散落在各部門，給利用工作帶來不便。

5、檔案利用者借閱檔案，需要填寫紙質申請表、復印相關文件、填寫檔案交還記錄等，各環節需要消耗一定的科室經費，不能實現無紙化辦公的要求。

6、隨著時間流逝，一些舊文件紙質已發生變化，長期的原件利用給檔案帶來不同程度的損壞。

7、檔案利用只能在學校檔案室進行，在校外、假期、周末就不可進行相關檔案的利用工作，極大的降低了學校工作效率。

二、中職檔案利用與數字化校園建設融合的必要性

1、提高檔案利用率

校園平臺數字化目錄的建設能有效提高檔案利用率，定期更新校園平臺檔案目錄，方便教職工根據目錄查找檔案，黨政、人事、設備、教務、科研等相關資料均可以通過電子目錄查詢，教職工不必自己上網到處搜索浪費時間，只用在檔案模塊內通過目錄查找即可。

2、減少檔案管理人員工作量

若將學校各類文件電子化，并上傳數字化校園平臺檔案室專用模塊內，不僅釋放實物文件存放空間，更重要的是通過站內搜索引擎，可以瞬間找到想要尋找的文件，檔案員可以不需要找到實物去復印，只需通過網絡流程審批后，就可以直接在校園平臺內下載了。當然，保密文件、機要文件、不可復印文件還需手動申請。

3、節省儲存空間

目前，教育廳等上級單位下發的文件均是電子版，若我們再將電子版打印儲存，那會占用大量的空間，有價值的原件才是我們首要儲存對象，對于此類電子文件，完全可以通過數字化平臺檔案管理模塊將其存儲。

4、有效融合能節約經費，達到無紙化辦公要求

各科室到檔案室查詢資料，各類申請表、文件、資料，只要不是原件，都是不必要打印的，一些借閱者查詢文件只為一兩個數據，往往需要檔案室復印整套文件，這造成了浪費，要實現無紙化辦公就要與數字化校園平臺融合，既能節約經費，又便捷。

5、保證檔案的完整性

檔案原件長時間多次借閱、復印，有可能造成文件的損壞，通過掃描建立目錄，可以在數字化校園內申請查閱文件，省去了查找原件去復印和翻閱環節，對文件原件起到了極大地保護作用。

6、改進了中職學校檔案利用工作地點的單一性

檔案利用與數字化校園融合使教職工借閱檔案不再限于學校，通過網絡可以在家、在外地出差、各類假期中都能進行檔案的利用，這一概念極大的方便了教職工的工作，若能實行，學校的工作效率將會得到質的飛躍。

三、中職檔案利用與數字化校園建設融合策略

首先，要有學校領導班子參與，分管領導進行總體規劃、拍板和協調。融合必須在現有的設備、網絡資源背景下進行，所用資金不能超過科室預算 抓好時機，最好在數字化校園建設初期，提交方案，及時將各類有價值的文件、圖片、影音等檔案轉換成電子數據 與各科室溝通協調，轉變教職工工作思維，接受新科技、新方法，處理好各部門在融合中的矛盾。

其次，融合要體現學校的特色，能讓廣大教職工接受和滿意，體現校園文化傳統的同時突出服務功能。融合過程中要多聽各部門意見，如何便于檔案利用最重要，結合學校實際情況滿足各部門要求。

在教學方面，突出檔案利用的便捷服務性特點，前期收集好各專業科每門課程的教學資料，收集每位教師的課程標準、教學計劃、教案、授課PPT等，按目錄分門別類上傳至數字化校園平臺檔案管理模塊中，形成大數據，保證隨時查閱、隨時下載，這樣有利于學校教學發展建設，隨時為教師授課提供有利的資料參考。

在科研方面，要利用數字化平臺促進教科研的資源共享，教職工的專著、專利、經驗、學術成果等通過網絡，開放利用，隨時為教職工提供參考，促進學校科研能力發展，提高教職工科研水平。

在學校行政管理方面，融合能有效提高各部門之間檔案交流，獲取數據快速便捷，教師評職稱也不用到處查找文件，每位教師的資格證、出版物、教學資料等均在檔案利用模塊內，隨時提供查詢。評估時相關資料也均可在檔案利用模塊內下載，實現不同部門之間的數據共享，提高工作效率。

最后，提高網絡安全，保證檔案資料利用的規范性和安全性。根據《檔案法》檔案利用申請要有流程，需經過網絡檔案利用審批，相關負責人批準，才可下載相關文件，因此網絡檔案利用審批表要結合學校實際情況，精簡設計，符合規范。數字化校園網絡安全需與網絡建設單位溝通，按合同要求，保證學校數據不外泄、不丟失、不亂傳。

四、結語

綜上所述，檔案利用與數字化校園建設融合符合現代化管理需要，是提高工作效率、節省勞動力的有效措施，但實行起來需要我們共同努力，結合科學管理，乘坐科技的順風車，將其發展起來！

【參考文獻】：

【1】王春生.淺談數字化校園建設困境及解決方法[J].咸寧學院學報.2011（8）.