論合同文本標準化

陳曉

摘 要：合同是企業開展生產經營活動的承載方式，無論企業開展買賣、租賃還是開展委貸、咨詢服務等活動，雙方權利義務、違約責任等內容都需通過合同逐一界定，合同也是企業生產經營活動順利開展的重要保障，對保護企業利益發揮著重要作用，因此企業應注重提升合同文本的標準化水平。筆者結合合同示范文本制修訂的工作經驗，從什么是合同文本標準化、合同文本標準化的意義及如何實現標準化三方面做出闡述。

關鍵詞：合同 文本標準化 效率 風險控制

伴隨著工業革命的發展，現代管理學各種理論推陳出新，作為制度化的極致——標準化也順勢而生。早在20世紀70年代，錢學森就提出要加強標準化工作及其科學研究以應對現代化、國際化的發展環境。各類管理學理論培訓又將“一流的企業做標準，二流的企業做品牌，三流的企業做產品”的管理理念在管理者身上打上烙印。如今標準化的范圍及內容日趨豐富且系統化。本文試圖從自發的認識看待標準化，將對企業內部標準化建設中合同管理的一個環節——合同文本的標準化建設進行分析，以探尋普通企業如何進行合同文本標準化，確保合同執行質量，從而降低企業運行風險。

一、合同文本標準化的界定

標準是科學、技術和實踐經驗的總結。標準化是指在一定的范圍內為獲得最佳秩序，對實際的或潛在的問題制訂共同的和重復使用的規則的活動。它包括制訂、發布及實施標準的過程。

合同文本標準化是為了進一步提升合同綜合管理水平，保障企業生產經營順利開展，防范法律風險，避免或減少法律糾紛，在調研、熟知企業各類業務模式基礎上，通常根據企業生產經營涉及領域不同而開展的制修訂各類合同示范文本的工作過程。合同文本標準化是動態的管理過程，隨著法律法規、公司內部管理制度的更新以及公司主營業務領域及業務模式的變化，合同示范文本的內容也會相應發生變化。

二、合同文本標準化的意義

一是提升合同審核效率，保證合同質量。隨著企業經營范圍日益廣泛、企業規模逐漸擴大，其簽訂合同所涉及領域會變大，合同數量也會增多，由此帶來龐大的合同審核工作量。根據筆者多年來合同審核工作經驗，部分由專業人士起草的合同，審核工作會相對順利，但實踐中存在大量不規范合同，如內容缺項、前后矛盾、文字表述含混不清等，審理該種合同的工作量不亞于起草一份新合同，工作效率和工作質量均受影響。而如果將企業常用的合同做成合同示范文本，簽約時在示范文本的基礎上結合實際情況作出修改，不僅解決了合同起草工作無依據的難題，也提升了合同質量，提高合同審查效率。

二是有效防范法律風險，降低合同綜合管理成本。公司通過系統梳理總結過往發生的糾紛案件，總結易發生糾紛的風險點，并將其反饋進合同示范文本中，可避免糾紛的再次發生，有效防范法律風險，同時，因為合同示范文本內容的統一性和規范性，減少了工作人員就合同審查花費的時間，降低溝通成本。

三、實現合同文本標準化的措施

一是搭建合同示范文本庫框架，確定工作需求。通過系統梳理公司主營各類業務模式、開展工作調研，確定公司合同示范文本庫的整體架構，確定需制定哪些合同示范文本，并制定具體工作計劃，分步實施。

二是組織公司法務人員、商務人員、業務人員和財務人員等組成工作小組，通過探討、熟悉各類業務模式，結合公司過往爭議案件，科學設置合同條款內容，形成合同示范文本初稿。以我方為發包方的鉆井工程合同為例，首先需了解什么是鉆井工程，鉆井主要做什么，鉆井的工作流程是什么;其次要了解如對方完成鉆井工作，需要我方提供什么資料，提供何種工作條件，對方開展鉆井工程，需要以什么為依據，鉆井后向我方提供何種工作成果;再次要掌握在什么期限、以何種價款、何種質量標準完成鉆井工程，以及完工后的驗收標準是什么;最后要確定雙方權利義務、違約責任及其他通用條款內容，如不可抗力、法律適用及爭議解決、合同生效變更等。

三是委托外部律師提供專業意見，優化完善合同示范文本內容。公司內部形成合同示范文本初稿后，必要時可借鑒外部律師的工作經驗，將其開展非訴與訴訟業務中遇到的同類問題，科學轉化為示范文本內容，幫助公司有效避免法律風險，同時，通過編寫“風險提示”、“條款說明”、“法律法規”等輔助性內容，不僅幫助企業人員更好運用合同示范文本，還可起到提示預警作用。

四是在公司范圍內廣泛征求各部門意見，將意見合理吸收進合同示范文本后，在公司內部正式印發，并采取措施推廣合同示范文本的應用，切實發揮標準文本提升工作效率、防范法律風險的作用。