檔案數字化的意義

宋昱　韓舒文

一、檔案數字化的含義

所謂檔案數字化即指利用計算機技術、掃描技術、數字成像技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術、字符識別（OCR）技術等高新技術把各種載體的檔案資源（主要是紙質載體）轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享，是檔案信息化建設的重要內容。目前，大多數單位保存的檔案信息形態主要以紙質、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應于傳統的管理與傳播方式，即實施手工管理和以點到點的傳播，即便是經過編研等初步加工，編輯印發檔案資料，實現以點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難達到社會化程度。檔案信息資源的經濟價值和社會價值也難以充分實現，更難適應當代數字經濟發展的新形勢。檔案原件數字化，對檔案信息的現代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

二、檔案數字化的主要內容

檔案數字化主要包括一下兩個方面：一是檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫（案卷級及文件級目錄數據庫）;二是載體檔案的數字化，如紙質檔案、照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化，建立檔案聲像數據庫或多媒體數據庫。

三、檔案數字化的主要作用

1.檔案數字化是檔案信息化建設重要內容。檔案信息化建設的核心便是數字檔案資源建設。資源建設包括兩大方面任務：一是現有庫藏檔案的目錄數據庫建設和庫藏重要紙質檔案和照片、錄音、錄像檔案的數字化（存量檔案數字化）;二是現行電子文件歸檔與電子檔案管理（增量檔案電子化）。

2.檔案數字化能有效地保護檔案原件。⑴、代替原件使用，保護檔案原件。⑵、數字化副本異地保存，輸出磁盤、移動硬盤供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。⑶、恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。

3.檔案數字化能改善檔案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。⑵數字影像文件可以通過計算機局域網或者廣域網進行異地傳輸，使異地調閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案。⑶“時間”不再受限制，利用者可以隨時使用自己需要的文件。檔案數字化以后，將已開放的檔案上網，這樣所有利用者就可以在任何時間上網利用檔案信息資源。

4.檔案數字化是傳統檔案室走向數字檔案室的必經之路。數字檔案室無疑是21世紀各級各類檔案室的發展方向與終極建設目錄。盡管當前它的具體組成結構、組織管理模式還并不是太成熟，可其“室藏”的數字化特征是肯定的，傳統檔案的數字化將是其重要組成部分。