淺析目前基層檔案管理工作中存在的問題

任曉麗

摘 要：隨著社會的發(fā)展和不斷的進(jìn)步，社會各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展對檔案的管理越來越依賴，而檔案管理工作對一個企業(yè)乃至機(jī)關(guān)的發(fā)展能夠起到非常重要的作用。檔案管理的工作包括檔案的收集、整理、保管。同時做好基層檔案的管理也尤為重要。只有最好最基礎(chǔ)的檔案管理工作，才能將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。隨著我國科學(xué)技術(shù)的突破性進(jìn)展，數(shù)字化信息的普遍的廣泛應(yīng)用，將基層的檔案管理工作推向了另一個新的時期。為了順應(yīng)歷史發(fā)展的潮流，檔案信息的管理也走向了信息化。本文從檔案管理的作用、檔案信息管理存在的問題等展開深刻的討論。

關(guān)鍵詞：基層;檔案管理;工作水平;問題

1、前言

檔案管理工作越來受到人們的關(guān)注，檔案信息所體現(xiàn)的價(jià)值也廣泛的受到人們的認(rèn)可。隨著我國科學(xué)技術(shù)的突破性進(jìn)展，數(shù)字化信息的普遍廣泛的應(yīng)用，將基層的檔案管理工作推向了另一個新的時期。為了順應(yīng)歷史發(fā)展的潮流，檔案信息的管理也走向了信息化。為了提高基層檔案管理的工作，必須先了解檔案管理工作中存在的問題。

2、基層檔案管理的主要作用

隨著社會的發(fā)展和不斷的進(jìn)步，社會各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展對檔案的管理越來越依賴，而檔案管理工作對一個企業(yè)乃至機(jī)關(guān)的發(fā)展能夠起到非常重要的作用。檔案信息的管理保存，可以供使用者方便查閱，也可以保存一些人的資料信息，提供了很大的便利。為需要人才的公司和企業(yè)提供可供參考的人才資源信息。

3、檔案信息管理存在的問題

3.1思想落后

在新形勢的社會發(fā)展下，人們的思想觀念也越來越進(jìn)步，但是檔案管理工作人員的思想還是受到傳統(tǒng)思想的束縛，這就導(dǎo)致一些基層的檔案管理很落后，對于信息的收集、整理、保存的方式也是跟以往一樣因循守舊。這就限制了檔案管理工作的高效性。

3.2檔案管理模式落后

科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步在漸漸的改變?nèi)藗兊纳罘绞胶凸ぷ鞣绞剑瑱n案管理工作也不例外。但是，目前我國 基層的檔案管理工作模式開始慢慢的落后，由于受到以往傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，使得基層檔案管理工作也不能很好向前發(fā)展。這種情況對于檔案信息管理是極其不利的。

3.3檔案以紙質(zhì)版存放

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案信息都是以紙質(zhì)版存檔，很少是以電子版存放的。這就使得查閱者查閱過程復(fù)雜并且繁瑣。紙質(zhì)版的檔案經(jīng)過長期的存放，就會出現(xiàn)字跡模糊，紙質(zhì)損壞等問題。當(dāng)人們需要查閱資料、信息的時候，有些紙質(zhì)版的檔案由于長時間存放不當(dāng)，反復(fù)使用，會嚴(yán)重?fù)p壞甚至作廢，就不能為人們所用了。

3.4 缺乏檔案信息記錄

基層的檔案管理工作，缺乏檔案信息記錄，主要表現(xiàn)在以下幾種情況：一是檔案管理的工作計(jì)劃和總結(jié)缺少。極少一部分列入了機(jī)關(guān)，由專職的檔案管理人員進(jìn)行整理和保存;二是檔案信息、交接手續(xù)不全或者說是交接手續(xù)不正規(guī);三是檔案的日常管理工作記錄短缺。

3.5 檔案沒有專職的人員管理

從目前的調(diào)查來看，基層的專業(yè)人員都是技術(shù)人員，對于檔案的管理，缺乏專業(yè)性的檔案管理人才，一些專業(yè)的檔案還需要專業(yè)性的人進(jìn)行整理與保管。

3.6對檔案管理的工作不夠重視

檔案管理中之所以存在問題，是因?yàn)榛鶎訉n案管理的工作不夠重視，從思想上對檔案管理的工作缺乏了解，隨著社會的發(fā)展和信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，基層忽視了以往檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在新形勢的管理需求。部分基層檔案管理的工作人員只注重檔案資料的收集、整理和保管，不能高效的對檔案資料進(jìn)行收集、整理、收藏、歸檔，讓查閱者不能充分的利用檔案信息。

3.7技術(shù)服務(wù)因素

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化時代的發(fā)展，一些基層的檔案仍是以紙質(zhì)版的保存，這樣很容易破壞信息的完整性，不利于保存，也不利于資源的整合和共享。檔案管理的技術(shù)跟不上，就使得檔案信息利用率降低，使得檔案的管理工作止步不前。

4.基層檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

4.1建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫

社會在進(jìn)步，科學(xué)在發(fā)展，計(jì)算機(jī)也全面普及，計(jì)算機(jī)在保存信息方面的功能也是非常好的，我們可以充分的利用計(jì)算機(jī)的這一功能，將紙質(zhì)版的檔案信息轉(zhuǎn)化成電子版的檔案信息進(jìn)行存放，按照檔案的類別、存放的時間等等將檔案信息進(jìn)行歸類存放，方便在使用時快速查找。

5.提高基層檔案管理工作水平的舉措

5.1強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施

在以前的檔案管理工作中注重的是硬件設(shè)施，但是隨著數(shù)字化信息時代的到來，硬件設(shè)施已經(jīng)不能達(dá)到人們的需要，而且也由硬件向軟件轉(zhuǎn)化，主要包括以下兩個方面：一是檔案是如何分類和保存，檔案管理有什么樣規(guī)章制度等等。二是檔案管理人員的管理意識是否符合新時代的要求。因此，我們應(yīng)該強(qiáng)化檔案管理人員的工作意識，能夠熟練的掌握軟件設(shè)施，保障軟件設(shè)施的正常運(yùn)行。所以加強(qiáng)軟硬件設(shè)施的建設(shè)是非常有必要的。

5.2強(qiáng)化現(xiàn)代信息化技術(shù)

以往檔案管理工作非常的繁瑣，對于管理人員來說是負(fù)擔(dān)，他們要將收集回來的檔案信息進(jìn)行分類、整理，并且保存。而隨著計(jì)算機(jī)的普及，信息技術(shù)的發(fā)展，人們越來越重視現(xiàn)代化信息技術(shù)帶來的便捷，因此，對于檔案管理工作提出的更高的要求，利用現(xiàn)代化技術(shù)將資源整合保存，這就需要強(qiáng)化檔案管理人員的現(xiàn)代化信息技術(shù)水平。

5.3.順應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，培養(yǎng)相應(yīng)的人才

在形勢背景下，技術(shù)在飛快的發(fā)展，為了順應(yīng)技術(shù)的發(fā)展，我們必須培養(yǎng)與之相適應(yīng)的人才。雖然技術(shù)能推動進(jìn)步，但是沒有人才，就算有再好的技術(shù)也不能被人們所運(yùn)用。因此，必須大力加強(qiáng)人才的培養(yǎng)。檔案管理由以往的紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影妫褪窍蛐畔⒒霓D(zhuǎn)變，與此同時，我們必須有信息化方面的管理水平，那么就得培養(yǎng)這方面的創(chuàng)新型人才。從而促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，提高基層檔案管理的水平。

5.4加強(qiáng)檔案信息管理的安全工作

現(xiàn)代化信息技術(shù)雖然能提供給我們方便，但是它的弊端也是有的。在信息化發(fā)展的今天，人們就會利用網(wǎng)絡(luò)的空隙，利用技術(shù)的漏洞去盜取一些機(jī)關(guān)重要的檔案信息，這就造成機(jī)密信息泄露，從而影響企業(yè)、機(jī)關(guān)的發(fā)展。所以，我們在提高信息化技術(shù)管理的同時，還要注重加強(qiáng)檔案信息管理的安全工作。

5.5調(diào)動檔案管理人員工作積極性

檔案管理的工作需要長期以往的積累，這種工作單調(diào)且枯燥，工作方法也傳統(tǒng)落后，檔案管理工作就容易變得消極。此時，我們就需要調(diào)動檔案管理人員的積極性，首先，在思想上，讓工作人員認(rèn)識到檔案管理的重要性，其次增加激勵制度，實(shí)現(xiàn)公平競爭上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，讓每個人員認(rèn)識到工作成績，從而激發(fā)每個人的工作活力，發(fā)揮每個人的優(yōu)勢，為檔案管理工作開拓一個新的局面

6.結(jié)束語

隨著社會的發(fā)展和不斷的進(jìn)步，社會各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展對檔案的管理越來越依賴，而檔案管理工作對一個企業(yè)乃至機(jī)關(guān)的發(fā)展能夠起到非常重要的作用。檔案信息管理的工作主要先從思想方面入手，從思想上認(rèn)識到檔案管理的重要性。要順應(yīng)現(xiàn)代化信息的發(fā)展，吸納專業(yè)的管理人才，在崗的工作人員也要不斷的學(xué)習(xí)，努力走向新一個的臺階，為機(jī)關(guān)提供更好的服務(wù)。

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