計算機技術在文件與檔案管理中的應用

荊麗華

摘要：應用計算機技術管理檔案信息，能保證檔案信息的齊全性和時效性，保證檔案信息資源共享;要創建數據庫，保證檔案信息資源的安全性，規范檔案信息數據庫的建設和管理。在此過程中，要不斷更新硬軟件設備，繼續做好傳統檔案管理工作;要建立健全相關管理制度，提高安全意識確保檔案信息安全，要不斷提高檔案管理人員的整體素質和檔案信息的利用率，有效提高管理效率和數據準確性，為經濟社會發展提供強有力的支撐。

關鍵詞：計算機技術;檔案管理;信息化

中圖分類號：G270.7? ? 文獻標識碼：A

1現代檔案管理中計算機技術應用的意義

1.1推進檔案管理的科學化發展

在現代檔案信息管理中，各類計算機技術的應用不僅可以推進檔案管理各項工作開展的規范化處理，而且避免了傳統紙質檔案管理工作量龐大以及管理錯誤頻發的狀況，并且能夠更加推進現代檔案管理的科學化及數字化和自動化發展，全面實現檔案管理各項工作的效率提升以及準確率保證。

1.2有效實現檔案信息的綜合利用及共享

傳統的檔案信息管理采用紙質版，一旦人們離開了工作或學習的地方，則無法進行檔案的使用和查閱。而在現代化的檔案信息管理中，借助計算機及網絡技術的應用，人們則可以將世界上各個角落的檔案信息內容進行連接，從而為任何一個區域的人們提供更加即時、便捷的檔案信息查閱服務，不僅有效實現了時間的節約，同時更可以全面推進所有檔案信息內容的共享及利用提升，而且在信息化技術及時代背景下，可以借助各種方式保存和管理檔案信息。

2計算機技術應用于檔案管理的優勢

2.1保證檔案信息的齊全性和時效性

將計算機技術應用于檔案管理，非常方便收集檔案信息，同時完成核對檔案信息的作用。檔案室可通過互聯網或局域網定期采集各部門文件資料進行歸檔，各部門也可以將重要的電子文件通過網絡發送給檔案室，能有效保證檔案信息的齊全性。檔案室一般收集保存上一年度檔案，檔案信息總是處于滯后狀態。將計算機技術應用于檔案管理中，檔案室通過網絡能在最短時間內或按照要求收集到最新的檔案信息，時效性得到充分保證。

2.2保證檔案信息資源共享

各部門可應用計算機網絡提供已開放的檔案信息資源。應設置檢索檔案信息入口，方便需求者查詢和利用。檔案管理者可利用計算機技術完成檔案信息的提取和存儲工作，人力物力時間可得到減低，更能提高檔案管理水平和工作效率。

3利用計算機技術管理檔案信息的基本要求

3.1創建數據庫

數據庫是依照數據結構和信息的分類來存儲，組織和管理數據的電子倉庫，是需求者利用各種檔案信息數據的重要方式。檔案管理的核心是開發和建立檔案數據庫，同時應不斷完善和設計相配套的程序，修改并檢索原有數據，管理和共享大量檔案信息，只有這樣才能實現規范化、數字化和網絡化管理檔案信息。

3.2保證檔案信息資源的安全性

保密及其安全性是檔案管理的一個基本要求。檔案能真實客觀記錄各單位重要文件和信息，必須采取相應措施保守涉及不能公開事項之秘密，避免產生不必要的損失。這要求我們必須建立健全并完善相關管理制度，明確安全保密要求，保證檔案秘密信息的安全性。要安裝防火墻、設置相關用戶登錄密碼于涉密檔案計算機，同時應為不同的用戶設置身份認證和使用權限等關鍵措施，應升級防病毒軟件并及時下載安裝漏洞補丁，解決電磁泄露問題;禁止有涉密檔案信息的計算機鏈接互聯網;禁止無權限管理者或需求者訪問有涉密檔案信息的計算機，存儲和處理涉密檔案信息不得在非涉密計算機完成。務必要物理隔離互聯網和局域網，禁止用互聯網傳輸涉密檔案信息。要按照規定管理和培訓使用涉密計算機的檔案管理人員。

3.3規范檔案信息數據庫的建設和管理

在建立檔案信息數據庫后，要強化規范建設和管理。不同數據庫存在一定缺失和漏洞，可能出現泄密等不同的問題。因此，必須加強并進一步健全和完善檔案信息管理。為避免檔案信息泄露，必須不斷提高和完善檔案管理安全機制;要根據科技發展水平，不斷擴大檔案信息數據庫，研制新的管理軟件和程序，使之順應時代發展的需要。

4計算機技術在文件與檔案管理中的應用

4.1重視文檔資源的標準化建設

隨著計算機技術在文件與檔案管理中的應用越來越廣泛，很多企業高度重視對先進設備及計算機系統的采買，卻忽略了文檔資源的標準化建設工作，從而導致采購的設備及先進的計算機系統長期閑置，浪費資金。新型的計算機檔案信息系統無法滿足企業內部的真實需求，因此，企業必須高度重視文檔資源的標準化建設，并設立專業的研發部門，對企業的計算機文檔管理軟件進行整體的規劃，提高其實用性、合理性和科學性，從而確保企業健康、持續發展。

4.2優化企業文檔數據庫的信息保護系統

隨著經濟的發展，科技的不斷進步，我國電子文檔數據安全系統也應該隨之不斷的升級和優化。因此，企業要不斷的研發先進、科學的計算機保密技術及防火墻技術，對系統內的重要數據進行全面的保護和監控。企業文檔數據庫內有大量重要的商業機密和企業發展規劃，這些數據一旦泄露，會給企業的發展造成很大的影響，甚至會造成企業倒閉，后果不堪設想，因此，對企業計算機存儲數據和文件的保護是企業穩定發展的必要前提。

4.3提高企業文檔管理人員的計算機應用水平

隨著計算機技術的廣泛應用，企業領導人意識到了計算機信息管理的高效性，因此高度重視對先進計算機軟件及硬件設施的采買和應用，但是卻忽視了相關檔案管理人員計算機應用水平，導致先進的計算機設備得不到合理的應用，浪費財力、物力，又無法提高工作效率，因此，我們必須改變文件與檔案管理的相關人員對紙質文檔處理的傳統思想，定期開展計算機培訓合成，對相關管理人員的計算機應用技術進行合理的培訓，使其熟練計算機文檔管理流程，完善計算機文檔操作技術，并推行獎懲制度，對積極配合并應用熟練的員工予以嘉獎，對無法跟上科技進步步伐的員工予以淘汰，從而提高企業內部人員的綜合素質和企業的科技化管理水平，促進企業快速發展。

5結語綜：

綜上所述，通過對計算機技術在文件與檔案管理中的應用分析，體現了計算機技術對文件與檔案管理工作的突出貢獻。企業實行計算機文檔管理模式，不僅提高了企業相關文檔管理人員的工作效率，還實現了企業信息和數據的共享，為查閱文檔的人員提供了極大地便利。計算機技術在文檔管理中的應用是迎合時代發展潮流的必然趨勢，即增強了企業對相關電子文檔的管理力度，還提高了企業掌握科學技術的能力，為企業的快速發展奠定了堅實的基礎。

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