探析企業(yè)提升辦公室綜合管理效率的策略

楊帆

摘要：當前綜合辦公室得到了極大的發(fā)展，在企業(yè)的發(fā)展中也具有重要的作用，變成企業(yè)辦公室平日管理工作中不可或缺的一個環(huán)節(jié)。在企業(yè)綜合辦公室管理工作中，因為存在一 些問題，使得管理效率受到了影響，這就需要針對存在的問題，提出有效的措施解決，本文分析了企業(yè)提升辦公室綜合管理效率的策略。

關鍵詞：企業(yè);辦公室綜合管理;提升效率;策略

日常管理工作是企業(yè)綜合辦公室管理工作中不可或缺的一部分，主要就是對人和人間的關系進行協(xié)調，進而達成綜合管理。綜合辦公室在企業(yè)發(fā)展中屬于其綜合管理部門，當前企業(yè)管理制度在不斷的進行改革，內部管理機制自然也需要進行調整，所以，綜合辦公室就需要把握好這個機會，對綜合辦公室內部管理機制進行變革，對于這個過程中出現(xiàn)的問題需要及時有效的進行解決。綜合辦公室是聯(lián)系企業(yè)和外在社會的重要部門，這就要求其能夠堅持加強自己的職能性，給企業(yè)贏得更多的外在資源，這就需要提升其管理效果，進而更好的發(fā)揮出其作用。

1、企業(yè)辦公室綜合管理中存在的問題

1.1管理思想滯后

要促進辦公室綜合管理水平的提升，就應該有完善的管理系統(tǒng)。在綜合管理中，其體制也就是工作的指導思想，其對管理的實踐具有重要的影響。項目部在綜合管理中需要應用公司體制，結合行政后勤標準化來開展工作，但是在實踐中因為受到各方面因素影響，使得實際效果并不是很理想，沒有實現(xiàn)預期目標[1]。所以，這就要求公司可以跟隨時代的發(fā)展，要綜合考慮具體情況，制定管理體系;辦公室中的人員需要不斷的學習，加強自己的綜合素養(yǎng)，要靈活的做事，不能影響到員工工作的積極性，避免給綜合管理帶去不利的影響。

1.2信息傳遞效率不高

在綜合管理中涉及到信息傳遞，這是人們間進行溝通，是逐層進行傳達的，這就讓傳達的過程中會產生很多的障礙，影響了傳遞的效率，而且不能保證正確的傳遞信息。筆者公司就使用OA系統(tǒng)進行信息的傳遞，再加上內部郵件以及電話溝通，通過不同的溝通方式，讓信息傳遞效率有了顯著的提升。但是這也給辦公室人員提出了更高的要求，他們需要掌握各種辦公系統(tǒng)的操作，有較強的職業(yè)素養(yǎng)，能夠及時關注企業(yè)內部信息，進而綜合的把握公司的情況和變化，為領導提供有效的參考信息。

1.3專業(yè)人員短缺

每個公司在辦公室綜合管理工作中都具備不同的特點，服務群體就是企業(yè)內的所有人員，這就讓工作存在很大的難度，有很多的工作內容，這就對綜合管理人員提出了更加嚴格的要求，他們需要具備較高的綜合素養(yǎng)。當前很多公司都缺乏專業(yè)的管理人才，通常是公司中的管理人員進行兼職，這就讓工作任務變多，難度提升，在具體的實踐中會出現(xiàn)問題。

2、企業(yè)提升辦公室綜合管理效率的策略

2.1更新管理理念，提高服務意識和責任意識

辦公室是單位運轉的中心，具有復雜的工作內容，所以，當前要想提升辦公司綜合管理的效率，就需要對以往的管理方式進行改變，在管理中引入精細化管理的理念，要做到辦公室自身管理，就需要提升其服務意識，提升員工的責任意識。辦公室中的所有員工都需要認識到細節(jié)決定成敗，進而認真、細致的做好自己的工作;服務意識也是一項很重要的內容，辦公室不僅要給領導提供服務，還需要為基層提供良好的服務，要改變被動服務的狀態(tài)，積極主動的提供服務;還需要具備較強的責任意識，在辦公室的相關工作中需要注重原則以及質量，要對工作認真負責，有效的做好相關工作，盡量不出現(xiàn)錯誤。

2.2形成有效制度，對日常工作進行規(guī)范

在開展辦公室綜合管理中，需要構建有效的管理體系，體系需要體現(xiàn)出人性化以及有效性，對日常工作要制定一個較為統(tǒng)一的制度，在系統(tǒng)中對這一制度進行有效的運用，規(guī)范平日的工作，讓各項工作都可以有序的進行，要實現(xiàn)這一目標，就需要做到幾點：

首先，要形成科學的會議制度。會議是日常工作中不可或缺的一種交流方式，其是定期或不定期開展的，能夠將辦公室的工作情況展現(xiàn)出來，為接下來的工作內容布置提供參考。然而過去的辦公室會議中，通常存在內容較為粗糙、空泛的問題，導致會議的時間較長，比較刻板[2]。現(xiàn)階段就需要改變這種情況，實現(xiàn)人性化和高效率，提升會議的效率，對內容進行調整和優(yōu)化，靈活的設置會議召開時間，科學的安排之后的工作，對于工作中存在的問題就需要及時有效的解決。

其次，要形成簡單有效的溝通制度。綜合管理的效率體現(xiàn)在信息傳遞上，過去是層級間傳遞信息，這樣的速度較慢，會讓決策層和實施層間存在溝通不暢的問題，在具體落實工作中就會出現(xiàn)問題。當前需要改變這種問題，在文件通知時就可以通過辦公網(wǎng)來進行，對于待辦事情可以用手機短信通知，促進通知和辦事效率的提升。建立科學的溝通機制，也就是建立一個完善的信息傳遞系統(tǒng)，讓各個層次之間能夠高效的進行信息傳遞，提升傳遞的效率，且確保傳遞的信息是正確、可靠的，強化相互間的交流，促進管理效率的提升，真正的做到人性化。

最后，要建立保密制度。這是綜合管理工作中不可或缺的一個組成部門，其具有重要的作用，會對公司的工作開展和經(jīng)濟效益造成重要的影響[3]。就具體工作而言，可以讓專門的工作人員負責管理辦公室中需要保密的材料，定期的給他們進行這方面的培訓，進行形成合理的保密機制，清楚的規(guī)定責任。

2.3提升工作人員的綜合素養(yǎng)

當前辦公室綜合管理工作中缺乏專業(yè)性的人員，這就對管理工作的效果造成了消極的影響[4]。在實際的管理工作中，需要結合企業(yè)相關部門間的人際關系進行落實，要預測推理相關可能會出現(xiàn)的問題，進而提出對應的解決方案，促進管理工作效率的提升。管理人員還需要有超前意識，在日常管理工作中，能夠以企業(yè)整體作為切入點，實現(xiàn)統(tǒng)籌兼顧，預測好有可能出現(xiàn)的事情，制定出有效的解決方案，促進管理效率的提升。管理人員還需要能夠熟練地操作計算機，具有較強的管理能力，在工作中不斷的積累經(jīng)驗，結合工作的具體需要，有效的提出新的管理方案，促進綜合管理的效率。

結束語：

綜上所述，辦公室管理是企業(yè)發(fā)展中的基礎保障任務，這就需要企業(yè)能夠提升重視程度，采取有效的措施，提升辦公室綜合管理的效率，讓運行工作人員都可以明確自己的職責，構建科學的運行態(tài)度，給基層和領導提供有效的服務，促進企業(yè)實現(xiàn)更好的發(fā)展。

參考文獻：

[1]伊甜園.辦公室管理工作中激勵機制的創(chuàng)新[J].人力資源管理.2016（01）

[2]何春燕.關于企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新的思考[J].辦公室業(yè)務.2016（08）

[3]邱杰.淺談企業(yè)辦公室管理的優(yōu)化與完善[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息.2016（17）

[4]唐瑩瑩.企業(yè)辦公室綜合事務管理現(xiàn)狀及提升分析[J].管理觀察，2018（26）：43-44.