開放創新 形成合力 提高檔案工作服務社會的能力

李林 胡俠

豐縣檔案館圍繞縣委中心工作，堅持以黨的十九大精神和習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，以自力更生、艱苦創業的精神，克服人員極為緊張、技術力量薄弱等困難，用創新破難題、用開放謀發展，走出欠發達地區探索新路，在數字檔案館建設、基層檔案規范化、征集編研等方面均取得一定成績。

一、穩步推進數字檔案館建設

建設數字檔案館是全省“十三五”檔案事業發展規劃明確的重要任務，也是豐縣經濟社會發展特別是智慧豐縣建設必需項目。豐縣檔案館找準數字檔案館建設的切入點，積極爭取，將數字館納入智慧豐縣建設總體規劃，并順利啟動實施。

一是融入中心工作，搶抓發展機遇。得到全縣要啟動智慧豐縣建設的信息后，豐縣檔案館主動向縣委、縣政府匯報爭取，當地不僅把館主要負責人列入智慧政務建設領導小組成員，還連續兩年把數字檔案館建設列為智慧豐縣重點建設項目，為數字檔案館建設創造了良好環境，在項目立項、資金爭取等方面取得重大進展。館內也相應成立了檔案信息化建設領導小組，工作中堅持硬件落后但理念不能落后的思想，從高層次謀劃布局，從最急需的基礎性工作抓起，組織制訂了機房管理、數據安全保密維護等制度，建立了各類管理臺賬，確保每個人都有分工、每項工作都落在實處。

二是整體科學規劃，分步有序實施。根據國家檔案局《數字檔案館建設指南》和省檔案局《數字檔案館建設規程》（DB32/T 1892-2011）的相關技術要求，立足豐縣的實際情況，本著滿足經濟社會發展要求、適度超前、積極有為的原則，豐縣檔案館組織擬訂了《豐縣數字檔案館項目建設方案》，整體建設預算為610萬元。為化解資金難題，采取整體規劃一步到位、具體實施分步進行的辦法。整體工程擬分三期進行，其中一期工程投資260萬元，完成項目總體規劃和建設方案、立項申請、館內硬件采購、軟件開發工作，完成約100萬頁存量檔案的數字化加工，初步實現館內檔案數字化管理和利用；二期工程投資270萬元，建設完成政務內網檔案服務系統，實現縣直單位檔案的在線接收、查詢利用，并完成館藏200萬頁檔案的數字化加工；三期工程投資80萬元，建設互聯網檔案服務系統，實現民生檔案鎮村級（社區）遠程在線查詢，完成300萬頁實體檔案的數字化加工及著錄工作。

三是積極爭取政策，整合優化資源。為穩妥做好項目啟動工作，積極尋求縣委、縣政府領導和縣智慧辦、財政局等單位的支持，在智慧豐縣和電子政務建設中，提前介入，提出相關技術要求，為下一步原生電子文件的歸檔接收做好基礎性工作。向省市檔案部門尋求技術支持，市局多次委派專業人員前來調研指導，就專業問題答疑解惑，并將縣數字館建設的軟件部分納入市數字館建設的一項內容進行招投標，既節省了資金，又大大減輕任務負擔，加快了工作進度。

四是質量標準第一，穩步推進建設。按照“三步走”的方案，穩扎穩打，把核心服務器、磁盤陣列等關鍵設備的配備，以及館藏檔案的數字化，作為重點突破口。本著實用、節儉的原則，開展了核心數據庫機房改建，購置了核心服務器、磁盤陣列等硬件設備。通過升級改建，檔案館在信息化硬件支撐方面得到很大提升，除了滿足檔案數據中心管理平臺項目集成需要，還為檔案館未來信息化發展提供了更加優越的平臺。館內檔案管理系統在全市率先正式試用。在館藏檔案的數字化加工方面，實施了一期數字化加工，嚴格按照《紙質檔案數字化技術規范》及國家、省市相關標準，完成館藏量的54%，檔案文件級目錄、資料目錄、珍貴檔案及音像視頻檔案等已全部數字化。加強與縣智慧辦等部門的聯系與合作，推進三期布網工作，同時引導各機關、團體、企事業檔案室陸續開展檔案數字化建設，爭取早日建成覆蓋全縣的數字化管理網絡，檔案工作管理體系構架將通過網絡進行直接連接，管理結構更加緊密。

二、優化檔案工作環境

一方面抓好硬件環境保障。專項開展了老檔案樓的整修工作，進行了樓頂防漏整治、庫房防滲整修、消防滅火設備檢修等，大大提高了檔案樓的安全系數，改善了樓體形象。按照中辦、國辦和省兩辦文件精神，積極向縣委縣政府匯報爭取，啟動了檔案新館建設。主動對接設計和建設單位，按照《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規范》進行規劃、設計和建設，確保從源頭上按檔案行業的要求把好建筑質量關，促進了正常開工建設。該樓為檔案專用樓，總建筑面積為12000余平方米，建成后，將成為全縣檔案保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府公開信息查閱中心、電子文件備份中心。

另一方面重點改善全縣檔案發展軟環境。2015年，縣委、縣政府《關于加強和改進新形勢下全縣檔案工作的意見》和縣委辦、縣政府辦《豐縣檔案館收集檔案范圍實施細則》兩個文件正式印發出臺。兩個文件是保障全縣檔案工作今后一段時期健康可持續推進的指導性文件。其中縣委、縣政府《關于加強和改進新形勢下全縣檔案工作的意見》為全縣檔案工作的開展指明了方向，提出了要求，作出了全面部署。針對基層單位檔案管理不平衡、即將面臨機構改革的現狀，2018年召開了全縣檔案規范化信息化工作會議，下發了縣兩辦《關于加強基層檔案規范化信息化工作的通知》、縣檔案局《關于做好檔案移交進館工作的通知》，編制了《檔案工作規范化文件匯編》，安排先進單位介紹經驗，明確了各單位檔案工作的目標、規范、領導及工作人員的職責和紀律，有力推進了檔案業務規范化。

三、強化社會服務利用

一是圍繞縣委、縣政府中心工作，提供高效優質服務。在全縣部分區域行政區劃調整工作中，根據縣委、縣政府要求，館主要領導、分管領導和業務科室人員，放棄元旦假期，深入鎮、村、基層衛生院、計生辦等涉及區劃調整的單位，現場指導檔案的收集、整理和移交工作。多次參加區劃調整檔案移交會，扎扎實實完成了檔案指導和監督任務。主動服務縣政府機構改革。第一時間明確了涉及改革單位的檔案流向要求、整理要求等技術規范。組織人員，逐家深入到涉及改革的質監局、工商局、藥監局、計生局、衛生局等單位，現場察看檔案收集整理情況，與局主要領導溝通交流情況，提出改進意見，明確機構改革中檔案移交的規范要求。對農村承包地確權登記發證工作，深入到試點鎮的作業現場進行調研指導，組織全縣鎮村400多人舉辦農村承包地確權登記檔案業務培訓班。

二是將服務基層單位作為業務指導的重要著力點。每年都引導基層單位檔案室主動參與星級檔案室的創建，僅2018年度就有7家派出所達四星級檔案標準、2家派出所和李樓、趙莊、黃樓3家閘管所通過了三星級檔案室驗收，公安局5A級數字化檔案室創建工作高分通過省級評估驗收。截至目前，全縣共有四星級檔案室11家、五星級檔案室7家、5A數字化檔案室4家。強化基層檔案人員培訓，2018年舉辦《檔案整理規則》專題實訓班8批68人；舉辦200多人參加的宗教檔案業務培訓班2次；動員30多人參加全省檔案職業技能競賽，以賽代訓，有效提升了職業技能。在檔案工作的責任上落實到位，要求將單位領導、專兼職檔案員及其他人員在檔案工作中的不同責任落實到位，增強檔案意識，共同做好檔案工作。培養檔案中介機構，化解基層單位人員編制緊張、檔案業務不專業、人員流動性強的問題，提高檔案管理的專業化水平。

三是強化內功，形成合力，把為人民群眾服務作為檔案工作安身立命之本。合理調配、深入挖掘人員潛力，努力提供優質查檔接待服務。年均接待查檔利用5000余人次，提供利用檔案近萬卷（冊、件），出具證明材料近5000份。攻堅克難，僅用時9個月完成寄存在館內的29家破產企業會計檔案的鑒定、整理、上架工作，并將職工需求量大的工資單檔案逐一挑揀出來，組成2312卷，單庫存放，方便了企業職工辦理退休的查檔需求。

四、征集編研再出亮點

立足于豐縣經濟緊張以及館藏特色檔案資源的實際，用艱苦創業的精神苦干，用開放創新的思路巧干，促進了征集編研工作結出累累碩果，形成了有豐縣特色的縣域治理系列檔案資源體系。

一是自力更生練內功，開放創新活思路，把社會效用作為抓好編研的突破口。突破豐縣檔案資源不多、難以開展編研、小打小鬧搞編研的思維定勢，對館藏的《黃體潤日記》進行重點開發，充分認識到其對研究民國歷史和研究豐縣歷史的重要作用，下定決心將其推向社會。為此，動員全館人員分頭打印、校對，歷時一年多，完成了文字版的打印工作，為進一步開發該檔案打下了堅實的基礎。正是在這一過程中，才與黃體潤的后人黃蘊中先生聯系上，促成他2016年、 2017年兩次專程從臺北來到豐縣，向豐縣檔案館捐贈了臺灣所藏《黃體潤日記》76卷、《海疆書牘》《歷次戰役留稿》等4卷重要手稿，以及蔣中正的題字、抗戰時的照片、個人各種證書等，進一步凸顯了民國縣政治理檔案的特色。該日記1933年至1939年部分的影印版一套六卷已公開出版發行，在近現代史研究界引起關注。

二是在做好內功的同時，將視野拓展到更大的時空范圍內。利用江蘇省檔案館與國家圖書館合作的機遇，緊緊抓住檔案資源與民國文獻保護的共同點，開門開放搞編研，在成功出版《黃體潤日記》影印版的基礎上，乘勢而上，又整理了235期民國時期《豐報》資源，同樣申報并成功入選國家民國文獻保護計劃，即將出版。與縣史志辦等單位合作，編印了《豐縣籍百名南下干部史料集》《歷史的抉擇——豐縣民國時期史料選》等資料集。一舉提高編研質量，同時大大提高檔案資源利用面和利用水平，突破了自說自話搞編研、影響范圍僅局限在豐縣內部的傳統桎梏。

立足開放創新，以館藏的縣政治理特色檔案資源與高水平專業研究力量的共同點為紐帶，加強與南開大學歷史學院的合作，進行民國縣政研究及民國歷史研究系列工作，進一步提高豐縣在近現代史學界的知名度和影響力，從檔案工作的角度豐富“文化豐縣”的內涵。

三是因勢而為，大力開展征集。于2017年底開展了中國攝影家協會會員、江蘇師范大學兼職教授、豐縣攝影家王汝楫作品的征集，征集到20世紀70年代以來反映豐縣各方面發展的底片、照片3萬余張，并在此基礎上選編出版了《古豐流年——王汝楫鏡頭中的豐邑光影》。在2018年全省改革開放四十周年圖片展中被選用9張，還被作為蘇北發展的縮影，在《中國檔案報》《新華日報》推介。縣檔案館征集到尉天池等著名書法家作品，以及《獨山堂記》等古碑拓片近20幅。接收徐州市政府原副秘書長、辦公室主任王華超同志捐贈的個人著作全套共39冊。從國家圖書館征集制作了清順治十四年《豐縣賦役全書》。征集到《四庫全書》《續修四庫全書》《四庫存目叢書》《四庫禁毀叢刊》《叢書集成初編、續編、三編、新編》《清代詩文集匯編》等珍貴圖書電子版，極大地增強了館藏地域檔案文化特色。