試論后保管范式對電子文件檔案化管理的影響

王思婕

摘要：電子文件的出現成為檔案管理從保管范式轉向后保管范式的重要契機。在后保管范式影響下，電子文件檔案化管理呈現文件鑒定社會化轉向、管理流程前端介入和分布式保管模式形成的不同景觀。它對促進開放性檔案價值實現、發揮檔案工作者主觀能動性以及推動多元檔案治理格局漸生的作用愈發突出，同時也使得公民參與檔案鑒定的權利無從保障、對檔案工作者介入能力和時機的質疑以及分布式管理模式對集中管理體制造成沖擊等問題暴露出來。為此，電子文件檔案化管理應當在后保管范式下積極進行自我調適，包括公民權利的制度保障、多元主體管理能力培育以及協同管理機制構建。

關鍵詞：后保管范式；電子文件；檔案化管理；協同管理；社會價值

分類號：G270

Study on the Influence of Post-custody Paradigm on Archival Management of Electronic Documents

Wang Sijie

（Department of Library， Information and Archives of Shanghai University， Shanghai， 200444）

Abstract：The emergence of electronic documents has become an important opportunity for archival management to change from custody paradigm to post- custody paradigm.Under the influence of the post-custody paradigm，the archival management of electronic documents presents different landscapes，including the socialization of document identification，the front-end intervention of management process and the formation of distributed custody mode.It plays an increasingly prominent role in promoting the realization of the value of open archives，motivating subjective initiative of archivists and promoting the gradual emergence of the multi- archives management pattern.Meanwhile，it makes the problem have been exposed，such as citizens’right of participating in archives appraisal lack of guaranteed，doubting the ability and time of archivists to intervene， and centralized management hit the distributed management model.Therefore， the archival management of electronic documents should actively adjust itself under the post-custody paradigm，including the institutional guarantee of civil rights，the cultivation of multi-subject management ability and the construction of cooperative management mechanism.

Keywords：Post-custody Paradigm； Electronic Documents； Archival Management； Collaborative Management； Social Value

電子文件的出現強烈沖擊了傳統紙質文件時代的檔案管理模式和思維模式，后保管范式將逐漸取代保管范式，成為電子文件時代檔案工作者的積極應答。在第十三屆國際檔案大會中，特里·庫克對“后保管范式”的內涵做了詳細的論述[1]，包括：檔案存在的合法性和公眾對檔案的認可已從一種司法—行政的有機聯系轉變為文化—社會的有機聯系；檔案鑒定往往必須在一份文件產生之前，即計算機系統設計階段完成；對以文件形成機構為基礎的來源原則所做傳統解釋將發生變化，文件保管體制也不再是集中式的了。以上觀點深刻影響了電子文件鑒定、保存和管理過程。

在我國，眾多學者基于學科理論廣泛地論述了后保管范式下的電子文件管理，主要包括：第一，關于電子文件管理模式的探討。張寧分析了電子文件“分散保管”和“集中保管”的優勢和不足，提出結合分散與集中的折中式電子文件保管方法。[2]第二，關于電子文件管理理念的研究。馮惠玲認為，所謂“后保管模式”指的是“一種來源為中心，以知識為中心的管理，而長期以來實行的以實體為中心的管理被稱為‘保管模式’。”[3]第三，關于電子文件管理與檔案學基礎理論的研究。何嘉蓀、傅榮校、張澍雅等學者基于電子文件管理重新審視了文件連續體理論[4]、文件生命周期理論[5]、新來源觀[6]、鑒定理論[7]等檔案學基礎理論在后保管時代的適應性和自我調適過程。基于以上分析可知，當前國內對后保管時代電子文件管理的研究多集中在理論層面的描述與分析，缺乏從實踐層面探討后保管范式對電子文件鑒定、保存和管理等過程的影響，即思考該范式對電子文件檔案化管理的影響。而所謂“檔案化”管理是指“確保并且能夠證明文件的完整性、真實性、可靠性和長期有效性，是文件有可能用作證據和作為檔案保存”的管理方法。[8]基于此，文章通過對后保管范式下電子文件檔案化管理現狀描述、價值分析，重新思考了后保管時代下電子文件檔案化管理存在的問題，并提出自我調適的優化路徑。

1后保管范式下呈現的電子文件檔案化管理景觀

1.1文件鑒定社會化轉向

社會化是后保管時代的突出表現之一，其中文件鑒定工作最能體現電子文件檔案化管理的社會化轉向，這里的社會化是指文件的檔案價值鑒定取決于人民大眾。在保管時代，文件鑒定工作依賴于單一的權威主體或權威機構，公眾無權參與檔案的形成過程，也無權決定檔案的價值。而在后保管時代，隨著公民意識的覺醒，文件歸檔鑒定也將由“國家模式”轉變為“社會模式”。特里·庫克的宏觀鑒定理論很好地反映了文件歸檔鑒定理論社會化轉向的愿景。與一般職能鑒定法不同，宏觀鑒定理論強調把社會價值列為檔案文件鑒定的基礎，荷蘭的PIVOT項目踐行了宏觀職能鑒定中的公民理念，在文件保管方案的制定上，遵循“三方咨詢”的流程，即民眾網上評價—國家文化政策理事會部長批準—荷蘭政府報紙出版生效。[9]

1.2管理流程的前端介入

后保管時代，文件形態由一份實體文件變為一種虛擬化或概念化的文件，單一文件的來源也不再是單一級別的、結構性的行政單位，文件形態和來源的虛擬化或概念化，使得文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段之間不再存在明顯界限，而為了保障系統中電子文件的真實性、完整性和有效性，檔案工作者應當主動介入電子文件生命周期的前端進行控制，從對文件實體的關注轉向對電子文件結構、內容及來源的關注，其中電子文件的來源也不僅僅指文件的形成機關，更包括形成目的、過程和職能范圍等更為宏觀的要素。前端控制思想起源于法國檔案學者C·諾加雷，他認為“檔案工作者要重新考慮他們在文件生命周期中進行干預的時機，甚至重新思考這種生命周期本身。”[10]同時，國際檔案理事會電子文件委員會也曾提出對電子文件生命周期進行“干預”且“干預”的時機和手段都要提前到最前端，即電子文件管理系統的設計階段。也就是說，管理流程的前端介入更強調檔案工作者主觀能動性的發揮，主張其由消極的保管者轉變為積極的介入者。

1.3分布式保管模式形成

后保管時代，電子文件的物質性和知識性不再聚焦在單一的物質載體上，電子文件的組成要素也被分散到許多獨立的數據存儲器或者系統程序中，此外，以文件形成機構為基礎的來源也將發生變化，來源的概念化、虛擬化和多方面，使得保管時代的集中式文件管理體制受到沖擊和挑戰，分布式保管模式逐漸形成。

后保管范式為分布式保管模式的形成提供了堅實的理論基礎。特里·庫克曾指出“在正在出現的后保管范式中，檔案事業的關注點將從檔案建筑作為文件保管基地轉變為一個便于公眾利用數百個由形成者控制的系統內各種文件的中央信息中心。”[11]這印證了后保管范式下電子文件分布式保管的思想。分布式保管模式是指后保管時代電子文件不再僅僅憑借其永久價值保存于檔案館中，而是能夠分布式保管在各形成機關內部，其動因主要包括以下幾點：一是檔案館能力有限，因為維護某些電子文件需要高昂的費用；二是由于電子文件本身的特性，使得“永久保存”的價值概念發生改變；三是受檔案工作者能力和知識體系的限制，集中式歸檔的電子文件無法實現價值最大化。

2后保管范式下對電子文件檔案化管理的價值分析

2.1立足于社會化鑒定的開放性檔案價值實現

后保管范式下，電子文件的社會化鑒定是指電子文件的檔案價值來源于社會公眾，取決于廣泛的社會關系，其核心在于多元思維模式下的開放性檔案價值取向。傳統保管范式下，文件鑒定理論經歷了一元向二元的轉變。一元鑒定論是指文件的檔案價值取決于文件的客觀屬性，其代表理論有職能鑒定論，而二元鑒定論是指文件的檔案價值取決于檔案文件客體屬性對主體需求的滿足，其代表理論有雙重價值論、行政官員決定論等。然而，正如漢姆所指出的那樣，“這樣做的結果是產生一種不可靠、分裂的檔案文件，它們不能反映‘人類生活的方方面面’。”[12]那如何實現這個目標呢？文件鑒定的“社會觀”對此已做出積極應答。“檔案人員通過歷史研究公共輿論來發現這種價值，并將這種價值用于文件鑒定。”[13]盡管布姆斯的計劃不切實際，但其主要觀點在后保管時代仍是適用的。此外，特里·庫克在宏觀職能鑒定論中對社會價值的反復強調也印證了他對社會價值在文件鑒定工作中重要性的認同，體現了后保管范式下文件鑒定的多元思維模式及開放檔案價值轉向。

2.2立足于前端控制的檔案工作者主觀能動性發揮

電子文件前端控制的實質在于檔案工作者主觀能動性的發揮以及介入的時機問題。一方面，后保管范式下復雜信息環境要求檔案工作者肩負重任，由消極的保管員轉變為積極的文獻管理員；另一方面，檔案工作者的主觀能動性的發揮要求延伸到前端，即電子文件管理系統的設計階段。對電子文件進行前端控制是文件檔案化管理的必然要求。電子文件的易變性、載體可分離性等特性使得其真實性、完整性和可靠性受到質疑。與傳統紙質文件不同，電子文件的物理結構和邏輯結構是相分離的，其中電子文件存在主要是通過邏輯結構維系的。[14]因此，電子文件的管理不僅要保存電子文件本身，還要求同時保存作為附加信息存在的邏輯結構，即電子文件的來源、電子文件的形成過程等背景信息。顯然，以往消極的被動式歸檔管理無法保障電子文件真實性、完整性和可靠性，而在后保管時代，電子文件的檔案化管理需要檔案工作者積極主動地介入電子文件管理系統設計階段，將電子文件檔案化管理的要求實現在管理前端。

2.3立足于分布式保管的多元檔案治理格局漸生

后保管時代文件的集中式保管體制受到沖擊，分布式保管模式逐漸形成。其直接原因是電子文件數量爆炸式增長以及電子文件類型不斷豐富，使得綜合檔案館無力承擔電子文件的有效管理和利用。其間接原因包括兩個方面：其一，在后保管范式下，作為集中式保管體制的基礎理論——來源原則所作的傳統解釋將發生變化，單一性、結構化和實體化的來源轉變為多方面、非結構化和虛擬化的來源；其二，在后保管時代，公民意識逐漸覺醒，以公民為核心的“社會觀”對文件檔案化管理產生深刻的影響，檔案理論與實踐將由“國家模式”逐漸走向“社會模式”。其中，在電子文件檔案化由“檔案管理”走向“檔案治理”的過程最能體現檔案實踐的社會化轉向。而檔案治理的核心理念在于多元主體的共建共治共享。雖然，電子文件檔案化治理格局的形成與后保管范式并無直接聯系，但后保管范式中彰顯的社會價值以及以解構為基礎的后現代思想，為文件檔案化治理格局的形成提供了多元思維和價值基礎。

3后保管范式下對電子文件檔案化管理的反思

3.1公民參與檔案鑒定的權利無從保障

后保管范式與保管范式的區別之一在于國家與公民關系的強化以及其對文件形成和保管的深刻影響。以宏觀職能鑒定理論為例，它作為后保管范式中的基礎理論之一，揭示了特里·庫克對后保管范式中文件檔案鑒定的理解。盡管特里·庫克反復強調宏觀職能鑒定反映的是廣泛的公民—國家關系，并提出應該把社會價值列為檔案鑒定的基礎，但顯然這兩者之間是互相矛盾的。一方面，以國家政府職能為依據留存下來的檔案理所應當構建的是國家記憶，是國家所弘揚的社會價值觀，這與漢斯·布姆斯所闡述的由社會決定的文件檔案價值有本質的區別。也就是說，雖然特里·庫克始終強調“公民”及社會價值在文件檔案鑒定中的重要性，但是他所提出來的宏觀職能鑒定理論并不能達到他所預期的效果。這也意味著作為文件檔案鑒定理論的宏觀職能鑒定論無法支撐公民參與文件檔案鑒定權利的合理性。這也很可能使后保管范式中秉承的社會價值觀念流于形式。

3.2對檔案工作者介入能力和時機的質疑

電子文件檔案化管理要求檔案工作者介入電子文件管理系統的設計階段，并在該階段滿足多樣化的檔案管理需求和利用需求。那么，檔案工作者是否有能力實現這一目標并達到預計的成效呢？檔案工作者超前介入文件檔案化管理是必要和可行的嗎？如果檔案工作者有能力介入并承擔電子文件檔案化管理工作，那么介入的“前端”如何確定？隨著后保管范式的發展或消亡，對“前端”的界定是否發生改變？那如果檔案工作者沒有能力保障電子文件的檔案化管理，那么檔案工作者這一角色是否會被其他的信息工作者取代？隨著文檔一體化管理愈發成熟，既然檔案工作者能夠介入文件管理的前端，那么文件管理者是否又能取代檔案工作者，將文件管理延伸到檔案管理“后端”？雖然，這些質疑都沒有定論，但唯一可以肯定的是，歷史證明了檔案工作存在的重要性和必要性。目前，全球的檔案工作者正奮力把握時代契機并期盼著“重回上帝身邊”，迎著后現代的浪潮為未來的檔案事業打造一個全新的“記憶宮殿”。

3.3分布式管理模式對集中管理體制的沖擊

在我國，文件檔案管理長期堅持以檔案館（局）為中心的集中式管理，遵循“集中統一，分級領導”的原則。而在后保管范式下，集中式管理體制受到沖擊，主要表現在兩個方面：首先是在實踐層面，分布式保管技術與電子文件檔案化管理的融合，使得檔案保存和管理的職能分散到了社會各個領域，這在一定程度上沖擊了檔案館的中心地位；其次是在理論層面，檔案館不再是唯一保存具有永久價值的非現行文件的保管基地，其“權威性”“中心性”和“唯一性”受到后現代主義思想的解構。此外，文件連續體理論作為后保管時代檔案文件管理的重要理念，也為文件分布式保管提供了堅實的理論基礎。其模型擯棄了傳統的文件生命周期理論的線性思維模式，將文件和檔案管理視為一個連續的過程。在后保管范式中，文件管理不再是檔案館的“特權”，而是貫穿在文件連續體的全部過程之中。

4“后保管范式”影響下電子文件檔案化管理的自我調適

4.1參與式管理下公民權利正當性的制度保障

在后保管范式下，以公民為主體的社會價值理念是電子文件檔案化管理的應有之義，而踐行這一價值理念要求公民社會廣泛參與電子文件檔案化管理。其中權利正當性的制度保障是公民參與電子文件檔案化管理的必然要求。在電子文件檔案化管理中的公民權利是指公民在電子文件檔案化管理中利用合法權力獲得利益的行為，具體包括管理權、監督權和利用權等。

公民權利的正當性立足于對社會價值和社會公共利益的追求以及國家法理層面對公民權利的認可和保障。其中制度建構是公民權利正當性優化的程序要求。公民權利正當性的確立必須要建立在合法程序的基礎上，它涉及公民權利的行使、防止國家權力對公民權利的制約和實現公民權利應采取的路徑，因此，必須通過制度建構建立一個保障公民權利穩定運作的機制。首先，制度建構必須要民主參與，體現公民意志，以協商取代強制，為公民自由自愿參與民主制度建構提供開放途徑。其次，制度建構還需要體現權利對權力的制約和監督，構建以公眾為核心，社會組織和社會輿論為保障的聯合監督機制。最后，制度建構必須要明確公權力和私權利的責任義務，防止公權力的集中壟斷以及對私權利的壓制和制約。

4.2多元治理環境下對檔案主體能力的培育

從古代神廟的守衛者到蘭臺金匱的保管員，再到當代數字檔案館、智慧檔案館的知識服務者，檔案主體存在必要性是毋庸置疑的。但在后保管時代，在檔案機構“一元主體”的中心地位受到沖擊的情況下，檔案主體必須要及時調整自身在電子文件檔案化管理中的功能和角色定位，多方面培育檔案主體的能力，強化其他信息工作者對檔案主體的信任和認同。

正如特里·庫克在第十三屆國際檔案大會中描述的那樣：“我們現在可能有機會通過向世界展示如何避免淹沒在無意義的數據‘海洋’里和如何探求相互關聯的意義或知識，來重新肯定我們專業的適用性。”為了實現這樣的目標，檔案主體需要積極主動培育自身的綜合實力。首先，對于檔案工作者而言，要積極樹立數據思維，強化服務理念，豐富知識結構，提升智慧服務能力。其能力的提升需要構建聯合培養機制，既強化檔案機構對檔案工作者培訓的成效，又激發檔案工作者主動參與高校等組織培訓活動的熱情，多級聯動，為檔案工作者能力培育和提升構建一個穩定的保障機制。其次，對于檔案機構而言，要強化協同管理的能力，包括樹立“去中心化”的管理理念和構建協同管理機制。

4.3集中管理體制下協同式管理機制的建構

協同式管理機制建構是檔案機構應對分布式保管模式沖擊的有效措施。所謂協同式管理機制是指在檔案機構管理能力較強而社會組織發育程度較低的現實情況下，檔案機構在電子文件檔案化管理中發揮主導作用。同時，出于有效管理的需要，檔案機構需要保護并尊重社會多元主體的管理地位以及社會自身的運作機制和規律，并通過建立健全各種制度化的溝通渠道和平臺，強化對社會力量的支持和培育，同時發揮社會力量在進行自我管理、參與協同管理等方面的作用。

協同式管理機制的建構基礎和前提是社會力量的不斷成長成熟，這需要通過檔案機構有意識地積極培育、引導社會的成長，通過建立協同管理的目標、形成關于電子文件檔案化管理的多元主體、構建制度化的參與平臺、建立和完善各種培育機制。同時，協同管理機制的確立還需要制度和法律的保障，需要確定制度化和法制化的內容、環境以及實現路徑。各協同主體間建立良好的合作關系是協同式管理機制穩定運行的重要保障，包括政府主體、業務主體、管理主體和技術主體，只有建立良好的協作關系才能在檔案化管理過程中獲得更多社會力量的幫助和支持，使電子文件檔案化管理和利用中出現的難題迎刃而解。

后保管和后現代趨勢將影響所有信息形成、管理、保管和利用的過程，電子文件檔案化管理也不例外。在后保管范式的影響下，電子文件鑒定、保存和管理過程發生了不同程度的轉變，這種轉變對于電子文件檔案化管理來說既是創新發展，也是挑戰。正如澳大利亞檔案學者弗蘭克·阿普沃德所要求的那樣，“檔案專業不要太依戀于保管檔案的象征秩序，不要將我們占據支配地位的希望固定在消逝的論述模式上”，我們應該讓“記憶宮殿”反映出適合于新世紀的新“后保管”秩序。[15]

注釋與參考文獻

[1][10][11][12][13]國家檔案局，中央檔案館.第十三屆國際檔案大會文件報告集[M].北京：中國檔案出版社，1997：161-162， 219，163， 152，153.

[2]張寧.電子文件保管模式之爭[J].浙江檔案，2000（8）：42-43.

[3]馮惠玲.電子文件時代新思維《擁有新記憶——電子文件管理研究》摘要之六[J].檔案學通訊，1998（6）：46-50.

[4]何嘉蓀，葉鷹.文件連續體理論與文件生命周期理論——文件運動理論研究之一[J].檔案學通訊，2003（5）：60-64.

[5]傅榮校，王相華.理論核心問題：原則與內容——文件生命周期理論與文件連續體理論比較研究之二[J].檔案學通訊， 2004（4）：18-21

[6]張澍雅.對“新來源觀”實踐探索的再認識[J].檔案學通訊，2018（6）：26-30.

[7]傅榮校，靳穎.后保管時代來源原則和鑒定理論的重新審視——后保管時代檔案學基礎理論適應性問題研究之四[J].檔案管理，2008（4）：7-11

[8][14]何嘉蓀，史習人.對電子文件必須強調檔案化管理而非歸檔管理[J].檔案學通訊，2005（3）：11-14.

[9]潘未梅.宏觀鑒定實踐的先驅——荷蘭PIVOT項目研究[J].檔案學通訊，2011（5）：33-36.

[15]T·庫克.檔案理論與實踐的相互影響[J].檔案學通訊， 1996（5）：10-13.