高校流動人才檔案信息化管理研究

連美琴

摘要：在信息技術廣泛普及的時代背景下，信息化管理也滲透到了高校當中，在高校流動人才檔案管理工作當中，信息化的技術也體現著不可低估的應用價值。信息化的管理模式，不僅使得高校檔案管理的工作效率得以提升，除此之外也很大程度降低了工作成本。但是任何技術的應用，都要經過一定時間的摸索，信息化管理技術在高校流動人才檔案管理工作中的應用也需要我們展開進一步思考，明確管理要點。

關鍵詞：高校管理;流動人才檔案管理;信息化管理

高校的流動人才檔案管理工作，是高校的一項基本工作，在當前的時代發展趨勢下，隨著信息技術的不斷普及，更給高校流動人才檔案管理帶來了革新的契機。信息技術在給我們帶來便利的同時，卻也給相關人員的工作帶來了挑戰，為了體現出信息化檔案管理技術的作用，必須要首先思考流動人才檔案的信息化管理策略，進而為相關工作給出一定借鑒。

一、對于檔案信息化管理制度體系的建立與完善

我國教育部于2008年與國家檔案局共同協商并頒布了對于高等院校的檔案管理的相關辦法，也提出了針對高校學歷檔案管理工作的相關要求，明確了相關規范。但是對于高校教職員工的學歷檔案管理卻并沒有詳細、針對性的現行規范。各高校主要依據校方實際的教學需求去規劃檔案管理的內容、形式等等，提出了統一要求，包括檔案審批制度的建立等等，通過對于使用者檔案調用的過程加以約束去保證檔案的真實性及安全性。此外需建立重要檔案的雙軌制管理制度，對于重要性高的檔案資料，特別是機密資料，需要利用電子檔案與紙質檔案結合的管理手段去達成管理目標表。除此之外，也制定了檔案存儲和設備管理的相關管理規范，對于檔案的存儲與應用方式進行規范。對于部分電子檔案管理所需的硬件設施，必須要做到委派專人進行管理，要做到專機專用，除此之外，要做好定期的管理與維護，嚴格限制電子檔案文件的應用權限。而且為保證系統安全，要保證登錄密碼得到定期更新，進而防范非法訪問以及信息刪改等風險出現。

二、學校領導要高度重視檔案的信息化管理工作

信息化的管理無法脫離上層管理部門的重視及支持，而且信息化管理工作的質量提升不能僅僅停留在口號上，要對教職工廣泛提倡信息化、無紙化的辦公手段，對于檔案管理部門參與管理工作的學生也應當提倡無紙化作業。在減少實體紙張資源耗費的同時，也能夠保證師生對信息資源的利用率，培養師生利用信息技術開展工作的的意識與能力。除此之外，必須要緊隨時代的步伐去開展工作，保證學生對于檔案管理信息化相關知識與技術的掌握。當前在社會各個領域工作過程中應用最為廣泛的微信、微博等平臺，可用于發布公開信息，都有利于達成信息共享的目標。但是為了保證對于檔案信息的統一化管理，在檔案的錄入、存儲及調用等方面，應當選擇統一的專業性平臺去處理。由于高校中有著人員流動頻繁的特點，所以也就造成了檔案處于動態變化的階段。所以建立檔案基本信息庫不僅可以掌握學校中的具體情況與教職工的工作情況，同時也可以實現隨時調用與隨時使用的目標，實現了信息的有效傳遞與快速處理。因此在發展中就要從建立高校流動人才檔案信息管理系統出發，確保所開展的檔案管理工作能夠滿足實際需求，依靠計算機來保證工作的多層次性，從而實現對各項數據與信息的有效處理。在面對流動的人才檔案時通過采取完整與準確的管理模式，不僅可以減少工序的浪費時間，同時也可以實現對檔案的登記與傳遞，明確其進出變化與發展情況。

三、加強信息平臺建設，匯集學生的就業信息資源。

高校的信息平臺建設中，要保證平臺的功能全面，信息的傳播及時、覆蓋范圍廣，能夠體現學校人才實際就業情況。功能全面主要是指高校就業信息平臺的區塊齊全，不僅要包括最基本的人才就業信息呈現板塊，同時還要展示校園年招聘會、就業宣傳欄與宣講會等等。為了整合人才就業相關信息，要建立起全方位提供就業信息的綜合性平臺。信息傳播及時，主要是指校方網站上的人才就業相關信息，各個專欄都應有專門的技術人員實時監測運行狀態，提升就業信息匯集總結的合理性和科學性。相關技術人員要大量收集就業相關信息，第一時間發布共享，而且要實時更新，為學校的教育改革和安排提供必要的信息內容。覆蓋范圍廣，主要是指對就業相關信息的收集，不應盡局限于本省或是本市，對于源于全國各地的就業信息，都要廣泛收集，同時實現多個平臺的發布，并且要將就業信息與檔案信息相匹配，這樣可以發揮信息平臺的作用。只有真正實現信息化建設，才能便于各職能部門及時獲取相關信息與情況，才能避免出現重復建立信息數據庫的現象，從而實現資源共享目標。因此在發展中就要求管理部門要正確使用人才檔案數據庫，依靠不同的表報等進行綜合化處理，結合教師隊伍結構與層次等進行準確劃分，避免減少外界因素干擾的基礎上來提高檔案的合理性，實現對檔案信息化的準確利用。在現階段發展中可以看出，檔案信息化不僅可以實現對管理軟件的有效檢索，同時也可以實現資源共享目標。因此在發展中就要加大檔案信息化建設力度，做好開發與研究工作，提升其服務范圍，確保檔案信息的有效利用，實現多元化立體化發展目標。

四、對應就業實情

對于就業相關信息的收集，是流動人才檔案管理的一項重要工作，也是引導學生就業的重要一步。學生要有更好的就業前景，必須要在大學臨近畢業的階段廣泛收集有利于自身就業前景的信息。校方收集信息，建立檔案，能夠保證學生的去想更加明確。其中所涉及的信息包括由校方及上級管理部門所組織的招聘會、網絡與報刊發布的招聘信息等等。這些信息與學生的檔案信息相比對，能夠為學生的就業指出更加明確的方向。對于歷屆學生的就業去處，都應有存檔，以保證就業情況的統計有依據。對于校內教職員工的就業檔案，也要做好記錄與管理。歷屆人員變動、職階的調動等等，都要建檔，錄入系統，認真管理，有信息變動，必須要第一時間增減，保證檔案信息的完善性與真實性。為了保證檔案中就業相關信息的即時性，可靠性，與當前的就業背景相對應，必須要做好信息的更新。對于就業信息的存檔周期，要做好規劃，只有已經超過周期的資料，才能夠刪除存檔，對于尚處于存檔周期的資料，則應當認真管理，要利用專業的安全軟件，規避信息安全風險，盡可能避免資料丟失或是被篡改的問題出現。

五、優化相關人員能力素養

人員培訓是檔案信息管理工作的必然需求，信息管理并非簡單的工作，管理人員首先需要具備信息技術基礎，同時要具備認真嚴謹的工作態度，要意識到信息管理工作的重要意義，養成良好的工作習慣，包括信息錄入時的復查習慣、系統病毒檢測的習慣等等，只有做到認真嚴謹，才能做好管理工作，保證檔案信息安全。為此校方應當積極組織培訓，以保證相關人員的管理能力得以提升。

結語：

在人才流動性越來越強的大趨勢下，做好檔案管理，把握大趨勢，精準傳達就業信息，是高校的管理工作要點。為此需要基于當前的大背景去思考高校的信息管理重點，望為管理工作給出一定的參考，提升管理工作的效率與質量，保證檔案信息的可靠性，為高校工作打下更好的基礎。

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