人事檔案管理現代化過程中存在的問題及對策研究

武燕

摘要：隨著社會不斷的發展，人們的信息越來越多。人事檔案作為表達人信息的一種重要方法，對于人的發展來說非常重要，同時也是相應企業選擇人才的衡量標準，管理好人事檔案，對于人力資源發展起著非常重要的作用。本文主要先說明人事檔案管理現代化過程中存在的問題，然后針對其問題提出相應的解決辦法。

關鍵詞：人事檔案;現代化;問題;對策

人事檔案的內容就是個人經歷，是人在發展過程中的重要體現，不僅能夠反映出個人學習經歷、工作經歷，還能夠反應出個人的社會關系。人事檔案作為個人在求職過程中的信息資料，對于人才發展提供著幫助。

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）沒有正確認知人事檔案管理工作

就人事檔案管理工作本身來說，工作內容較為枯燥，那么在這過程中人事檔案管理人員并沒有真正認識到人事檔案管理的意義，相比于其它部門來說，人事檔案管理工作內容有所不同，而且評判標準也不同，會在一定程度上打擊工作人員的工作積極性，還有就是相關的領導人員也沒有正確認識人事檔案管理，認為人事檔案管理只不過是對信息的整理，并不需要過多的專業技術，這樣就會導致管理人員沒有辦法準確認知到人事檔案管理的重要性，那么在未來發展中就無法對人事檔案管理進行有效規劃，阻礙人事檔案管理工作的正常發展。

（二）人事檔案管理工作缺少實時性

因為人事檔案管理領導人員沒有重視人事檔案管理工作，沒有對其管理人員進行定期培訓，導致人事檔案管理工作效率不高，管理人員在管理過程中不重視工作內容，沒有和其它部門進行及時溝通，這樣就使得人事檔案管理工作常常處于被動地位，進而影響到人事檔案管理的有效性。還有就是一些人事檔案管理人員沒有重視時間，對時間缺少觀念，同時也沒有相應的部門對其進行監督，在人事檔案中，很多檔案都沒有進行及時歸檔和整理，人事檔案信息不夠完善，在查找相應資料時不能夠及時找到，無法保證工作的實時性。

（三）人事檔案管理缺少相應設備

隨著信息技術的不斷提升，人事檔案管理逐漸使用計算機進行工作，用這種方法來代替紙質檔案。紙質檔案雖然在一定程度上能夠保證信息的準確、詳細，能夠體現出員工的相關信息、獎懲記錄等等，但是紙質檔案并不能夠長久保存，隨著查閱次數不斷增加，紙質檔案也會不斷被破壞。人事檔案在信息技術的支持下，管理工作也在逐漸的實現信息化處理，但是因為一些部門并沒有重視信息技術的引進，缺少相應的設備，導致人事檔案中的影響、資料無法及時進行上傳，不能夠及時的納入網絡，無法保證人事檔案管理的準確。

（四）人事檔案管理缺少專業性

單位引進計算機進行辦公，但是相應的工作人員卻沒有提升自身的水平，缺少對先進技術的操作能力，不能夠及時使用相應的設備，導致人事檔案管理工作無法有效開展。隨著工作強度不斷增加，人員不斷進入，相應的領導人員并沒有重視起對人事檔案管理工作，也就沒有對相應的管理人員進行培訓，管理人員沒有經過培訓就直接上崗，對于相應的業務不夠熟練，導致人事檔案管理工作無法發揮自身的價值，無法保證人事檔案管理工作效率。

二、人事檔案管理相關問題的解決辦法

（一）轉變人事檔案管理的管理理念

相關的領導人員要認識到人事檔案管理的重要性，對其進行重視，并且將其作為日常工作的組成部分，在這過程中充分的發揮人事檔案管理的價值，提升人事檔案管理的工作水平。在工作過程中，需要明確人事檔案管理人員，并且定期檢查管理人員的工作情況，以及人事檔案管理工作的進展，了解單位相關人員的調動和發展，并且對其在工作過程中遇到的問題，制定合理的解決辦法。對近期的人事檔案管理工作做好相應的規劃，可以對人事檔案管理人員進行鼓勵，這樣才能夠有效提升人事檔案管理人員的工作效率。

人事檔案管理應該以利用人才資源為基礎，進而提升單位的經濟效益。充分挖掘人事檔案的內容，對其進行分析，進而發揮人事檔案的價值。可以在這過程中，開發相應的人事信息軟件，為人事信息共享提供服務。人事檔案管理人員更需要提升自身的服務意識，認識到自己的內容和目的，將封閉式管理轉化為開放式管理，讓人事檔案的信息能夠真正為人們使用，對人事檔案管理制定合理制度，規定其人事檔案管理方法，進而使得人事檔案管理更加完善。

（二）建立相應的人事檔案管理監督機制

如果想要保證人事檔案管理工作效率，就需要完善人事檔案管理監督機制，多方面的對人事檔案管理工作進行監督，這樣才能夠保證人事檔案管理工作順利進行。單位領導首先需要認識到監督機制的重要性，并且重視其監督機制的建立，可以在這過程中成立相應的監督小組，定期對人事檔案管理人員進行評估，及時發現在人事檔案管理工作中的問題，并且對其進行解決。與此同時建立一套完整的人事檔案管理評價標準，根據對其檢查的實際內容進行評分，在這過程中，管理人員也需要按照相應的規定進行嚴格執行，保證通過各方面對其人事檔案管理工作進行加強。

（三）加強人事檔案管理信息化

相比于紙質檔案來說，電子檔案能夠更好的儲存人才信息，而且還能夠最大程度上減少空間的使用，電子檔案可以完成紙質檔案不能夠完成的對大量信息的儲存。所以，在這樣的情況下，就需要制定相應的法律，根據電子檔案的實際情況，規范電子檔案的管理工作。在這基礎上，人事檔案管理部門需要投入大量的人力、物力，對其紙質檔案信息進行整理、掃描，這樣才能夠完善電子檔案內容。在個人信息管理中，應該加入體征相貌，用來完善電子信息庫，將個人所獲得的一切成就都錄入其中。同時單位也需要加大資金投入，完善人事檔案管理的相關設備恩，這樣能夠讓管理人員更好的查找資料，也方便其它部門進行查閱，提升各部分的工作效率。單位還應該為人事檔案管理人員提供電腦，更加優化管理方法，為單位提供更加人性化服務，協調人事檔案管理部門和其它部門的溝通。

（四）重視人事檔案管理人員培養

人事檔案管理人員作為工作的主體，提升管理人員的專業素質，能夠保證人事檔案管理工作效率。管理人員在培訓后能夠更好的掌握相應的專業知識，能夠更好的進行學習，進而提升人事檔案的信息化管理程度。在選擇檔案管理人員時，要根據相應的標準進行選擇，特別要注重人才的道德品質，要選擇愛崗敬業、樂于奉獻的同志，并且定期對這些員工進行培訓。領導人員也需要定期舉辦相應的培訓班，組織管理人員進行學習，了解業務知識，迎合當前社會的發展，鼓勵檔案管理人員進行學習，以此來提高人才的專業素質，這樣就能夠解決檔案管理人員自身水平問題。

結語：

總而言之，人事檔案管理工作對于人才的發展有著非常重要的作用，需要推動人事檔案管理工作的發展，在這過程中完善相應的法律法規，這樣才能實現人事檔案管理工作的穩定發展。

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