醫(yī)院行政檔案管理存在的問題及創(chuàng)新途徑探討

張大皊

摘要：行政檔案管理對于醫(yī)院行政、人事、科研等工作的開展有著重要作用，醫(yī)院應(yīng)對行政檔案管理工作進(jìn)行重視。但在實(shí)際管理過程中，行政檔案管理也存在一定問題，需要對其管理模式進(jìn)行完善，提升檔案管理水平。本文對醫(yī)院行政檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，進(jìn)而探討醫(yī)院行政檔案管理的創(chuàng)新途徑。以供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;行政檔案;問題;創(chuàng)新途徑

引言：

在醫(yī)院行政檔案管理過程中，仍然在管理制度、方法等方面存在一些不足，影響檔案管理工作的有效性開展。行政檔案有助于為醫(yī)院的發(fā)展提供相關(guān)參考，其管理水平直接影響著醫(yī)院工作的持續(xù)進(jìn)展，對于管理中存在的問題，應(yīng)采取有效措施對其進(jìn)行改革，開發(fā)有效創(chuàng)新途徑，推動醫(yī)院工作的高效開展。

一、醫(yī)院行政檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理機(jī)制不完善

在醫(yī)院行政檔案管理中，其管理機(jī)制并不完善。行政檔案管理內(nèi)容主要包括文書、病歷、科研檔案等等方面，涉及較多方面的內(nèi)容，但在實(shí)際管理中，管理人員并沒有對這些檔案進(jìn)行科學(xué)分類，沒有從合理的角度對醫(yī)院發(fā)展相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行整理。醫(yī)院檔案行政管理工作不是僅對相關(guān)資料進(jìn)行搜集整合，更需要管理人員用科學(xué)方法對行政檔案中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行辨別。多數(shù)醫(yī)院在檔案管理過程中并沒有認(rèn)識到這一本質(zhì)特征，使得醫(yī)院各個部門的檔案管理出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，不利于檔案信息的有效獲取[1]。

（二）管理人員專業(yè)能力不高

醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)能力對行政檔案管理工作水平有著重要影響，醫(yī)院具有保障人們生命的職能，檔案管理人員同樣具有相關(guān)職責(zé)，但一些管理人員并沒有樹立全面的檔案管理意識。行政檔案有著較多的分類，比如文書、人事等，管理人員由于自身專業(yè)能力的限制，不能對各種行政檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分別（類），在檔案歸類環(huán)節(jié)也就出現(xiàn)分類混亂等問題，增加了醫(yī)院行政檔案管理的工作量，耗費(fèi)更多的人力、物力資源[2]。

（三）信息化檔案形式問題

如今處在信息化發(fā)展時代，現(xiàn)代化信息技術(shù)也應(yīng)用了醫(yī)院行政檔案管理中，在較多醫(yī)院中有著應(yīng)用。但在應(yīng)用形式方面仍然存在一些不足。融入信息化技術(shù)的行政檔案并沒有進(jìn)行全面整合，通常情況下，醫(yī)院中的行政檔案由不同的科室進(jìn)行管理，各個科室之間并沒有成立有效的溝通機(jī)制，相關(guān)檔案信息也就難以分享，不利于對檔案的有效性管理。若是需要查找相關(guān)病歷信息，需要在眾多檔案中查找，花費(fèi)較多時間。現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢也沒有在檔案管理中全部發(fā)揮，多數(shù)醫(yī)院利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息的整合、查找等，并沒有憑借信息技術(shù)建立完善的反饋機(jī)制。醫(yī)院檔案管理綜合性較弱，不同類型的檔案之間缺乏必要聯(lián)系，比如病歷、科研檔案沒有進(jìn)行統(tǒng)一管理。利用信息化檔案查找信息，只能在其中一個類別中查找，無法全部實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的簡便功能。

二、醫(yī)院行政檔案管理創(chuàng)新途徑

（一）完善行政檔案管理機(jī)制

在醫(yī)院行政檔案管理中，應(yīng)不斷完善其管理機(jī)制。醫(yī)院應(yīng)從整體的角度對檔案收集、檔案整理、檔案鑒別、檔案分析等環(huán)節(jié)進(jìn)行完善，促使其往系統(tǒng)化、科學(xué)化的方向發(fā)展。在具體實(shí)施方面，醫(yī)院管理人員應(yīng)全面收集行政檔案信息，對信息進(jìn)行全面整理，將檔案信息資源集中管理。對行政檔案的種類、層次等進(jìn)行分辨，按照相關(guān)類別對其進(jìn)行歸類，優(yōu)化檔案管理水平。除此之外，管理人員應(yīng)整合不同科室的行政檔案，并運(yùn)用科學(xué)方法對其進(jìn)行評鑒，并根據(jù)結(jié)果出具相關(guān)報告，對檔案信息進(jìn)行科學(xué)評估。管理人員還要基于不同類別檔案的情況，把握醫(yī)院的發(fā)展前景，保障醫(yī)院在未來的穩(wěn)定發(fā)展[3]。

（二）提升管理人員的專業(yè)能力

為提高醫(yī)院行政檔案管理工作水平，應(yīng)不斷提升管理人員的專業(yè)能力。醫(yī)院應(yīng)強(qiáng)化行政檔案管理人員的責(zé)任感，激發(fā)其管理意識。管理人員應(yīng)對檔案管理基本情況進(jìn)行分析，作出檔案管理有效計劃，將其上交給主管人員，對不同科室的行政檔案進(jìn)行劃分，并向相關(guān)負(fù)責(zé)人員展示醫(yī)院檔案管理的先進(jìn)性以及有效措施，真正發(fā)揮檔案管理的實(shí)際功能。管理人員要注重行政檔案的分類工作，明確人事、行政等不同類型信息，各個類型中的檔案信息會有相同的部分，對此，管理人員可采用分模塊方法進(jìn)行解決，可用分類的方法管理不同性質(zhì)的檔案，用合并的方法管理存在相同部分的各類檔案，科學(xué)規(guī)劃行政檔案庫的信息。醫(yī)院檔案工作的有效開展在一定程度上依賴檔案信息，應(yīng)保證檔案信息的實(shí)用性以及精確性，對行政檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。另外，醫(yī)院應(yīng)為行政檔案管理人員提供更多的培訓(xùn)機(jī)會，全面夯實(shí)管理人員的專業(yè)基礎(chǔ)知識，比如檔案分類知識等。還要將醫(yī)院中的醫(yī)務(wù)人員組織起來，安排優(yōu)秀的檔案管理人員對其進(jìn)行檔案保存、管理指導(dǎo)，便于對病人的檔案信息進(jìn)行精確保存，發(fā)揮管理人員及醫(yī)務(wù)人員的雙重作用，加強(qiáng)檔案專業(yè)化管理效果[4]。

（三）豐富信息化檔案管理形式

醫(yī)院管理人員在對行政檔案進(jìn)行管理時，可探索多種管理方法，結(jié)合醫(yī)院的基本情況，對不同類別的檔案信息進(jìn)行調(diào)整，可將全部檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一，組建成資源庫，將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用其中，全面發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，比如可借助一些信息分析軟件，當(dāng)相關(guān)人員在對行政檔案信息進(jìn)行查找時，可在信息化作用下，得到與醫(yī)院發(fā)展情況相關(guān)的檔案信息，便于增強(qiáng)決策的科學(xué)性，能夠在最短時間內(nèi)解決工作問題。另外，醫(yī)院可針對行政檔案信息建立信息化平臺，加強(qiáng)醫(yī)院中各科室之間的聯(lián)系，便于對檔案信息進(jìn)行高效查閱，及時獲取所需檔案信息，改善檔案管理狀況，使得信息化檔案管理形式進(jìn)一步豐富。

三、結(jié)束語

醫(yī)院行政檔案管理工作有著較高的復(fù)雜性，同時管理工作存在一些問題，比如檔案管理人員專業(yè)能力不高等。醫(yī)院相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)識到行政檔案管理工作的重要性，充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢，使其與檔案管理進(jìn)行全面融合，持續(xù)完善行政檔案管理機(jī)制，促使醫(yī)院檔案管理往科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化的方向發(fā)展，進(jìn)一步提升行政檔案管理的效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]康虹. 對推進(jìn)行政機(jī)關(guān)檔案文化建設(shè)的思考[J]. 中國高新區(qū)，2018（08）：297.

[2]劉思宇. 行政檔案管理存在的問題以及新的管理思路[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2018（06）：125.

[3]劉亞紅.基于新醫(yī)改視角下加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2018（10）：136.

[4]宋濤. 衛(wèi)生行政處罰檔案管理存在的問題及創(chuàng)新途徑[J]. 統(tǒng)計與管理，2018（04）：82-84.