淺談事業單位人事檔案管理的重要性及對策

趙思雅

摘要：人事檔案是事業單位中很重要的一部分，隨著事業單位人事制度的變革，其重要性不斷凸顯，因此，當前事業單位的有關人員需要認識到人事檔案管理工作的重要性，進而采取有效的措施，提升檔案管理的效果，基于此，本文分析了事業單位人事檔案管理的重要性及對策。

關鍵詞：事業單位;人事檔案管理;重要性;對策

人事檔案中有很多的信息材料，這些都對事業單位的發展提供重要的幫助，能夠查詢到有關人員的工作記錄和學習經歷，在信息上是真實和完善的。人事檔案管理可以提升用人標準，對人力資源進行全面的開發，但是當前還有部分事業單位并未充分意識到其重要性，使得在管理中存在較多的問題，限制了管理的效果，這就需要采取有效的對策解決問題，讓人事檔案管理能夠充分發揮出其作用，促進事業單位的發展。

1、事業單位人事檔案管理的重要性

1.1優化人力資源結構

在事業單位中，要提升人力資源結構的先進性，就需要部門崗位和人才優勢能夠實現有機結合。現階段，國內的社會經濟在高速的發展中，事業單位的工作模式也有了改變，其職工也出現了相應的變化，對于這種情況，人事檔案管理中都具備具體的記錄，所以，事業單位就可以對其中的信息進行全面的利用，將其作為選擇人才和調動人才的依據，堅持優化人力資源結構，促進人事檔案作用的發揮。

1.2通過檔案能夠全面分析個人能力

事業單位的人事檔案會針對員工個人的有關情況進行具體的記錄，如，發展過程、受教育水平以及學習情況等，因此，事業單位在人事調動以及上任時，就需要利用人事檔案管理，依據檔案中的有關資料信息，對員工進行有針對性的專業培訓。還要依據員工的部分愛好以及專業情況，有目的性的提高他們的能力，促進人才培養效率和效果的提升。

1.3人事調動作用

國內事業單位要是進行人員調動，就需要綜合的了解有關人員的學習以及工作經歷，同時要綜合分析其的才能和性格，這就需要先掌握有關的信息，進而才能合理的進行分析。要了解這些信息，除了利用人際關系之外，主要的方式就是利用人事檔案中的信息，所以，事業單位需要提升對人事檔案管理的重視程度，在提供部分有關資料時，就需要先從人事檔案管理那里獲得更系統的資料，讓人事管理可以更好的開展，提升管理的效率和效果[1]。

1.4個人考評任用的信息基礎

現階段的事業單位對于績效以及最后的考核都很嚴厲，員工的考核最終結果對他們自己具有重要影響，會關系到他們的利益以及晉升問題。人事檔案管理可以對個人評估和考核提供充足的條件，且還可以把最后的考核結果記錄到檔案資料中。單位在全方面的了解員工的信息時，就能夠對人事檔案管理來進行，進而科學合理的對有關人員進行判斷。

1.5是人事管理的重要參考資料

結合國內事業單位人員的任免機制，所有人事調動以及任免都需要對員工的工作以及個人經歷進行考察，要對員工的各種情況進行綜合的了解，這就需要利用人事檔案，為人事管理提供依據。

2、事業單位人事檔案管理的對策

2.1提升對人事檔案管理的重視程度，對管理制度進行完善

人事檔案管理是事業單位中的一個重要組成部分，其對單位的發展具有重要的意義，這就需要當前各事業單位能夠充分認識到人事檔案管理工作的重要性，提升對其的重視程度，定期的進行調度、分析和檢查檔案的工作，提升在人事檔案管理中各方面的投入。要注重在單位內構建專門的人事檔案工作室，優化和改善工作中需要用到的硬件設施，形成正確的管理意識，能夠在實踐工作中督促管理人員執行有關的管理制度，促進人事檔案管理效果的提升，提升其規范性。除此之外，事業單位需要堅持對人事檔案管理制度進行優化和健全，單位需要結合國家以及結構內設置的有關制度，制定和自身發展相適應的具體制度內容，全面的執行制度，尤其是需要形成計算機輔助制度，這樣能夠提升人事檔案管理的效率，讓檔案信息的收集以及查詢流程可以實現更清晰，防止檔案中產生不真實的信息，健全單位內人事檔案管理細則，促進人事檔案整理工作的開展，提升其科學性以及有效性。

2.2加強人事檔案管理信息化建設

當前是信息時代，各種信息技術得到了極大的發展，其在各個領域中也得到了廣泛的運用，在事業單位的人事檔案中進行運用能夠有效提升檔案管理的效率和效果，因此，要加快檔案管理的信息化建設，讓其可以滿足社會對于檔案信息提出的新要求。事業單位需要對檔案管理工作中要用到的各種現代信息化技術設備進行配備，有效的輔助檔案管理工作，實現電子檔案管理，這樣可以顯著的減少檔案原件的損壞，有利于人事檔案的使用壽命增加[2]。人事檔案管理還要運用有關的處理軟件進行統一的管理，具備特定權限的檔案管理人員能夠通過查詢軟件和信息技術檢索查閱一些人事檔案信息，這能夠促進工作效率的提升。可以看到，在事業單位的人事檔案管理中運用信息技術和現代網絡傳媒，能夠讓檔案實現共享性，對其的價值影響范圍進行拓展。

2.3提高人事檔案管理人員的素質水平，加強相關培訓

當前國內的經濟結構在不斷的變化，檔案管理工作也受到了影響，其朝著科技化管理模式發展，在模式上的改變，自然也對檔案管理人員的素質水平提出了新的要求。人事檔案管理人員是人事檔案管理工作的直接實踐者，他們的素質水平會直接影響到管理的效果，因此，事業單位就需要注重組織有關人員開展系統的培訓，他們不僅需要具備扎實的專業文化知識，還需要掌握科技化的管理手段和正確的癥狀傾向。另外，還需要強化和其他相關部門的交流，了解各個工作環節，隨時結合工作的進度情況對工作流程進行合理的調整。檔案管理人員是檔案管理工作的保障，所以，他們需要堅持提升自己的素質水平，滿足時代發展的要求，進而推動國內事業單位的發展。

2.4構建完善的人事檔案管理制度

事業單位的人事檔案管理部門需要制定相應的制度，采取責任追究制，把責任劃分到具體的檔案管理人員身上，確保工作質量，清楚規定各級負責人以及管理人員的工作責任以及任務，將這些都加入他們的考核中，進而推動管理工作的開展。另外，還需要注重定期的對人事檔案歸檔工作進行檢查，這一點也很重要，在錄入人事檔案的過程中要嚴格的遵守制度以及規范，確保人事檔案的完整性以及正確性，對檔案的嚴肅性以及真實性進行維護。

結束語：

綜上所述，可以看到人事檔案管理對事業單位的發展具有重要的影響，其對人才的選拔以及任用很重要，既可以篩選出最優秀的人才，還能夠剔除組織中的蒼蠅蛀蟲，對事業單位的發展具有積極促進作用，所以，當前需要充分認識到這項工作的重要性，并采取有效的對策，提升管理的效果。

參考文獻：

[1]李瑩.事業單位人事檔案管理中存在的問題及解決措施.中國民族博覽.2016（06）：219-250

[2]徐雪梅.事業單位人事檔案管理的重要性及對策探討.人力資源管理.2016（07）：307