論機關事業單位檔案管理中現代化方式的利用

王然

摘要：做好機關事業單位檔案管理工作對促進機關事業單位的穩定快速發展有重要意義。當前應當構建完善的檔案管理體系，豐富檔案管理工作的方法，著力構建現代化檔案運行機制，達到提高機關事業單位檔案管理創新性目標。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;工作體系

本文分析機關事業單位檔案管理優化改進空間，總結機關事業單位檔案管理的制約因素，構建智能化、科學化和系統化的檔案管理機制，提升機關事業單位檔案工作整體效能。

1.機關事業單位檔案管理現代化的意義

1.1提高檔案管理效率

機關事業單位檔案管理現代化有助于節省人力資源，提高了檔案管理工作的整體效率，對于促進檔案管理事業的快速發展有重要價值。當前機關事業單位從事檔案管理人員的數量較少，檔案管理人員不掌握先進的檔案管理工作方式，還需要從機關事業單位的建議需要出發，進一步實現檔案管理設備的更新，不斷配置專業管理人員，著力完善檔案管理體系，有效減少檔案管理人員的壓力，提高檔案分類管理水平，達到提升檔案管理工作的效率，提高檔案管理有鏟性，滿足機關事業單位個性化檔案管理需要。運用智能化的檔案管理方式方便了用記對檔案資源的使用需要，提高了機關事業單位檔案資源的利用率，達到高質量開展檔案管理目標。

1.2降低檔案管理成本

機關事業單位檔案管理工作采用現代化的方式，有助于降低檔案管理工作的成本，滿足了日益復雜環境下開展檔案管理工作需要。通過現代化的檔案管理方式進一步解放了檔案管理人員，減輕了檔案管理工作的壓力，提高了檔案管理工作的整體質量，對于促進機關事業單位檔案管理整體質量提高有重要價值。檔案管理現代化還有助于實現各部門互通緊急情況信息，這樣有助于在群策群力的理念下實現檔案管理工作的創新，從而進下減輕不必要的檔案管理步驟，達到提高檔案管理整體質量目標。

2.機關事業單位檔案管理現代化的方向

2.1數字化方向

機關事業單位檔案管理現代化主要體現在檔案管理數字化方向，強調運用各種信息技術設備進行檔案管理，有效的促進紙制檔案管理向信息化的方向快速發展，注重提高技術手段處理檔案的效率，要求在有效的檔案管理系統下實現檔案的自動化存儲與應用，這樣可以有效的提高檔案管理工作效率，更好的實現檔案的智能化檢索，從而達到有效保存檔案年限，提高檔案管理知識，滿足用戶個性化檔案管理工作需要的目標。

2.2共享化方向

機關事業單位檔案管理工作主要為公益事業發展服務，機關事業單位在檔案管理機制日漸公開的大趨勢下，應當進一步提高機關事業單位檔案管理工作的共享水平，注重構建完善的檔案管理工作體系，實現各種檔案資源的充分共享，從而滿足用戶的個性化需要，達到提高檔案管理整體質量目標。現代檔案管理工作應當體現普及性的特征，滿足人民群眾的檔案應用需要。

2.3標準化方向

機關事業單位檔案管理工作不僅要提高效率，滿足市民百姓的檔案應用需要，還要面向標準化開展檔案管理工作，強調構建完善的檔案管理工作體系，豐富檔案管理工作方法，在標準化的制度理程序下推動檔案的規范運行，這樣才能有效降低檔案管理成本，滿足檔案工作的現實需要。

3.機關事業單位檔案管理現代化的策略

3.1建新檔案共享系統

機關事業單位檔案管理工作還要從提高服務能力出發，基于機關事業單位的決策管理與日常工作的需要，提高檔案資源的共享水平，重點開發優質的檔案管理工作系統，基于有效的檢索手段達到全面深入挖掘檔案信息的目標。首先，應當更新檔案管理目標，注重運用計算機建立完善的檔案目錄體系，方便機關事業單位工作人員以個性化的方式埋所需檔案資源的檢索。其次，還要開發優質的檔案管理數據庫，實現檔案管理數據庫與辦公自動化系統相聯，進一步實現對電子化檔案數據信息的有效存儲和高效使用。第三，保證在信息化環境下的檔案運轉工作的安全性，進一步對檔案管理系統的權限進行設定，有效的防止機密檔案資源的泄露，更好的進行檔案資源的互動共享有，保證檔案在互聯網環境下有效傳遞。建立共享性管理系統可以更好的體現檔案服務的科學性，提高檔案管理部門的服務意識，在服務理念下進行檔案管理創新。

3.2完善檔案運轉機制

新信息化時代應當完善檔案運轉機制，推動紙制檔案管理工作向信息化檔案管理方向轉變，注重構建智能化的檔案管理體系，達到全面提高檔案管理有效性目標。首先，應當發揮計算機在檔案管理中的主體作用，基于計算機時代檔案管理工作需要，明確各部門兼職檔案管理人員的工作任務，更好的實現檔案資源的有效溝通。其次，還要運用多媒體技術提高檔案管理工作水平，更好的實現圖片、數字與視頻檔案資源的存儲，在多樣化檔案管理理念下提高各種數據信息的收集水平，構建一個以機關事業單位為核心的有效互動檔案傳遞機制，實現對上下游單位數據的有效匯總。第三，還要形成高速度的檔案管理工作體系，豐富檔案管理工作方法，著力進行檔案數據信息的有效查詢和高效共享。在進一步明確責任分工的基礎上，提高機關事業單位檔案的整體運轉效率。

3.3建立檔案保密系統

檔案管理現代化在很大程度上強調高質量的保證檔案資源的整體安全。應當基于保證檔案資源的安全需要，促進檔案保密工作的現代化。首先，應當嚴格的劃定檔案使用權限，嚴格定密權限，在分級管理的理念下設置檔案的使用權限，對檔案資源的訪問情況進行實時的記錄。其次，優化計算機與網絡體系，在建立內部局域網同時，還要提高對互聯網環境運行檔案的控制有效性，加強檔案運動數據信息的實時監控，保證檔案資源的安全的環境下運轉。應當盡量力量修復系統漏洞的方式提高檔案的安全性。第三，還要加強檔案管理人員的涉密意識，注重對檔案管理人員加強保密教育，促進檔案管理工作高質量的進行。

3.4更新檔案管理技術

提高檔案管理工作的整體水平，還要不斷的更校檔案管理工作技術手段，注重豐富檔案管理工作方法，達到高質量、高效率和全方位開展檔案管理工作目標。首先，應當豐富檔案管理技術，注重在移動互聯網環境下開辟有效的檔案數據信息傳遞平臺，更好的拓展檔案資源的收集范圍與傳遞空間。其次，還要提供智能化的服務方法，注重檔案管理人員與檔案使用人員在信息化的平臺進行實時溝通，不斷創新檔案資源的服務新方式。第三，還要基于檔案資源的服務需要進行檔案資源的有效共享，運用大數據的方式進行檔案數據挖掘，在此基礎上提出有判斷性的意見建議，從而在到輔助機關事業單位決策工作的順利開展目標。

結論：提高機關事業單位檔案管理現代化水平，還要更新檔案管理工作的技術手段，豐富檔案管理工作方法，著力構建一系列和科學化的檔案管理體系，達到提高檔案管理工作有效性，解決檔案管理實際困難的目標。

參考文獻：

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