加強(qiáng)小城市城建檔案管理工作的有效路徑

于躍　于運(yùn)鵬

摘 要：加強(qiáng)小城市城建檔案管理工作需要管理部門(mén)和一線工作人員共同努力，尋找到提升檔案管理效率的有效途徑。本文從闡述加強(qiáng)小城市城建檔案管理工作的必要性入手，對(duì)于加強(qiáng)小城市城建檔案管理工作的有效路徑進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：城建檔案;管理工作;有效路徑

隨著我國(guó)城市建設(shè)工程的發(fā)展，城建檔案管理工作在整個(gè)建設(shè)工程中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，在一定程度上成了影響工程管理效率的重要因素。通過(guò)這幾年的檔案管理工作實(shí)踐，工作人員認(rèn)識(shí)到工程檔案管理的重要性，對(duì)進(jìn)一步做好檔案管理工作也有了更清晰的思路。

一、加強(qiáng)小城市城建檔案管理工作的必要性

加強(qiáng)小城市城建檔案管理工作的必要性很高，以下從真實(shí)反映建設(shè)成果、增強(qiáng)城建工作規(guī)范性、提升城建工程安全水平等方面出發(fā)，對(duì)于加強(qiáng)小城市城建檔案管理工作的必要性進(jìn)行了分析。

（一）真實(shí)反映建設(shè)成果

加強(qiáng)小城市城建檔案管理工作有助于真實(shí)反映城市建設(shè)的真實(shí)成果。建設(shè)工程檔案，是在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、電子、聲像等歷史記錄的總稱，包括建設(shè)項(xiàng)目從提出、立項(xiàng)、規(guī)劃、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收備案等工程建設(shè)全過(guò)程形成的各種載體的文件和資料。建設(shè)工程檔案是對(duì)項(xiàng)目準(zhǔn)備、規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、施工過(guò)程以及所用材料、產(chǎn)品、設(shè)備、技術(shù)的真實(shí)記錄，是建設(shè)成果的真實(shí)反映，是責(zé)任主體的真實(shí)記載，是住房城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的核心內(nèi)容。

（二）增強(qiáng)城建工作規(guī)范性

加強(qiáng)小城市城建檔案管理工作還有助于增強(qiáng)城建工作的規(guī)范性。做好建設(shè)工程檔案歸集管理工作，可以為實(shí)施城鄉(xiāng)規(guī)劃、組織工程建設(shè)、進(jìn)行維修改造、調(diào)處社會(huì)糾紛提供重要依據(jù)，能夠有效保證工程質(zhì)量、保障城市秩序、維護(hù)公共安全、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，更好地服務(wù)于城鄉(xiāng)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。明確歸集建設(shè)工程檔案的范圍、步驟和要求。為深化落實(shí)"兩書(shū)一證"制度，全省縣城以上城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)所有新建、改建、擴(kuò)建的房屋建筑和市政工程項(xiàng)目，村鎮(zhèn)規(guī)劃區(qū)內(nèi)執(zhí)行工程建設(shè)程序的建設(shè)項(xiàng)目，奠定堅(jiān)實(shí)基層。

（三）提升城建工程安全水平

加強(qiáng)小城市城建檔案管理工作能夠有效提升城建工作的安全水平。對(duì)涉及地下管線的建設(shè)項(xiàng)目，規(guī)劃部門(mén)核發(fā)建設(shè)工程規(guī)劃許可證時(shí)，還應(yīng)要求建設(shè)單位報(bào)送管線現(xiàn)狀資料并提供城建檔案管理機(jī)構(gòu)（或當(dāng)?shù)卣付ǖ墓芫€信息管理機(jī)構(gòu)）出具的管線查詢證明;對(duì)涉及挖掘道路的建設(shè)項(xiàng)目特別是地下管線工程，建設(shè)部門(mén)或城管（市政公用）部門(mén)在核發(fā)施工許可證時(shí)，還應(yīng)要求建設(shè)單位提交既有地下管線的安全監(jiān)護(hù)方案。建設(shè)部門(mén)辦理建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案手續(xù)，而建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)提請(qǐng)當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行工程檔案預(yù)驗(yàn)收。城建檔案管理機(jī)構(gòu)要本著既保證重要審批文件和技術(shù)資料不缺失、又方便行政相對(duì)人的原則，在接到申請(qǐng)后5個(gè)工作日內(nèi)完成預(yù)驗(yàn)收，如果驗(yàn)收不合格的，必須將整改意見(jiàn)一次性明確告知建設(shè)單位，限期補(bǔ)充完善相關(guān)資料。

二、加強(qiáng)小城市城建檔案管理工作的有效路徑

加強(qiáng)小城市城建檔案管理工作的有效路徑應(yīng)當(dāng)具有靈活性，以下從確保檔案歸檔質(zhì)量、強(qiáng)化檔案整理工作、做好檔案統(tǒng)計(jì)工作、優(yōu)化檔案服務(wù)方式等方面出發(fā)，對(duì)于加強(qiáng)小城市城建檔案管理工作的有效路徑進(jìn)行了分析。

（一）確保檔案歸檔質(zhì)量

加強(qiáng)小城市城建檔案管理工作的第一步是確保檔案的整體歸檔質(zhì)量。嚴(yán)格管理，保證檔案歸檔質(zhì)量，一是把好“收集歸檔關(guān)”。對(duì)工程竣工檔案歸檔首先明確了檔案收集歸檔的范圍和責(zé)任，各負(fù)其責(zé)收集相關(guān)檔案，并要求工作人員及時(shí)移交。平時(shí)集中力量對(duì)庫(kù)藏全部檔案逐卷逐條地進(jìn)行檢查和對(duì)照，將原有不規(guī)范的案卷進(jìn)行重新整理、分類、組卷、編目和裝訂，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)及時(shí)整理。

（二）強(qiáng)化檔案整理工作

加強(qiáng)小城市城建檔案管理工作還需要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作效率。二是把好“檔案整理關(guān)”。在檔案整理過(guò)程中，工作人員嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定要求，對(duì)各種門(mén)類和載體的檔案進(jìn)行了科學(xué)分類。加強(qiáng)檔案的保密性。認(rèn)真填寫(xiě)專題目錄索引、全引目錄等較為齊全的編研資料，做到組卷合理，排列有序，編目規(guī)范，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作現(xiàn)代化、整理規(guī)范化、排列標(biāo)準(zhǔn)化、檢索科學(xué)化。其次，把好“檔案保管關(guān)”，對(duì)檔案及時(shí)入庫(kù)，對(duì)檔案擺放整齊有序，入庫(kù)檔案保管齊全完整，未出現(xiàn)丟失和損毀等現(xiàn)象。并且對(duì)檔案的擺放作大體規(guī)劃，讓檢索利用更快捷方便，把檔案入庫(kù)區(qū)分成相應(yīng)小區(qū)，一般預(yù)留出相同類別的區(qū)來(lái)，作到心中有數(shù)。

（三）做好檔案統(tǒng)計(jì)工作

加強(qiáng)小城市城建檔案管理工作應(yīng)當(dāng)做好檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作。四是把好“統(tǒng)一錄入關(guān)”。定期對(duì)入庫(kù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一錄入，作到紙質(zhì)登記目錄與計(jì)算機(jī)錄入同步，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)查詢，對(duì)所有的各類檔案的分類號(hào)、主題詞、形成時(shí)間等輸入了微機(jī)，形成了一個(gè)有序的整體。初步形成了計(jì)算機(jī)輔助的檔案管理系統(tǒng)，初步建成了數(shù)字化檔案室，真正做到檔案信息開(kāi)發(fā)利用和資源共享。狠抓實(shí)效，不斷優(yōu)化檔案開(kāi)發(fā)利用 搞好檔案管理工作的目的就是更好地為各界咨詢利用提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)，服務(wù)是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，這既是檔案工作的基本要求，也是檔案工作的價(jià)值所在。

（四）優(yōu)化檔案服務(wù)方式

加強(qiáng)小城市城建檔案管理工作需要進(jìn)一步優(yōu)化檔案服務(wù)方式。工作人員不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，優(yōu)化服務(wù)方式，讓檔案工作煥發(fā)出了新的活力。一是檔案檢索工具編制基本齊全。工作人員編制了案卷目錄、全引目錄等各種齊全配套的檢索工具索引，對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行了分類編號(hào)，能夠方便快捷地檢索到相關(guān)檔案。二是檔案利用效果豐富。做好了查詢登記和利用效果登記，實(shí)行借閱登記，對(duì)借出的檔案及時(shí)催回，嚴(yán)格執(zhí)行借閱程序，通過(guò)提供利用檔案，取得了明顯的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

結(jié)語(yǔ)

小城市城建檔案管理工作的優(yōu)化對(duì)于提升城建工作整體水平有效很大幫助。在這一過(guò)程中檔案管理部門(mén)和檔案管理人員應(yīng)當(dāng)仔細(xì)探索出加強(qiáng)小城市城建檔案管理工作的具體措施，才能夠在此基礎(chǔ)上真正做到加強(qiáng)小城市城建檔案管理工作的整體水平。

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