加強小城市城建檔案管理工作的有效路徑

于躍　于運鵬

摘 要：加強小城市城建檔案管理工作需要管理部門和一線工作人員共同努力，尋找到提升檔案管理效率的有效途徑。本文從闡述加強小城市城建檔案管理工作的必要性入手，對于加強小城市城建檔案管理工作的有效路徑進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：城建檔案;管理工作;有效路徑

隨著我國城市建設(shè)工程的發(fā)展，城建檔案管理工作在整個建設(shè)工程中發(fā)揮著越來越重要的作用，在一定程度上成了影響工程管理效率的重要因素。通過這幾年的檔案管理工作實踐，工作人員認(rèn)識到工程檔案管理的重要性，對進(jìn)一步做好檔案管理工作也有了更清晰的思路。

一、加強小城市城建檔案管理工作的必要性

加強小城市城建檔案管理工作的必要性很高，以下從真實反映建設(shè)成果、增強城建工作規(guī)范性、提升城建工程安全水平等方面出發(fā)，對于加強小城市城建檔案管理工作的必要性進(jìn)行了分析。

（一）真實反映建設(shè)成果

加強小城市城建檔案管理工作有助于真實反映城市建設(shè)的真實成果。建設(shè)工程檔案，是在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、電子、聲像等歷史記錄的總稱，包括建設(shè)項目從提出、立項、規(guī)劃、征地、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理到竣工驗收備案等工程建設(shè)全過程形成的各種載體的文件和資料。建設(shè)工程檔案是對項目準(zhǔn)備、規(guī)劃、勘察、設(shè)計、施工過程以及所用材料、產(chǎn)品、設(shè)備、技術(shù)的真實記錄，是建設(shè)成果的真實反映，是責(zé)任主體的真實記載，是住房城鄉(xiāng)建設(shè)檔案的核心內(nèi)容。

（二）增強城建工作規(guī)范性

加強小城市城建檔案管理工作還有助于增強城建工作的規(guī)范性。做好建設(shè)工程檔案歸集管理工作，可以為實施城鄉(xiāng)規(guī)劃、組織工程建設(shè)、進(jìn)行維修改造、調(diào)處社會糾紛提供重要依據(jù)，能夠有效保證工程質(zhì)量、保障城市秩序、維護(hù)公共安全、應(yīng)對突發(fā)事件，更好地服務(wù)于城鄉(xiāng)建設(shè)和經(jīng)濟社會發(fā)展。明確歸集建設(shè)工程檔案的范圍、步驟和要求。為深化落實"兩書一證"制度，全省縣城以上城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)所有新建、改建、擴建的房屋建筑和市政工程項目，村鎮(zhèn)規(guī)劃區(qū)內(nèi)執(zhí)行工程建設(shè)程序的建設(shè)項目，奠定堅實基層。

（三）提升城建工程安全水平

加強小城市城建檔案管理工作能夠有效提升城建工作的安全水平。對涉及地下管線的建設(shè)項目，規(guī)劃部門核發(fā)建設(shè)工程規(guī)劃許可證時，還應(yīng)要求建設(shè)單位報送管線現(xiàn)狀資料并提供城建檔案管理機構(gòu)（或當(dāng)?shù)卣付ǖ墓芫€信息管理機構(gòu)）出具的管線查詢證明;對涉及挖掘道路的建設(shè)項目特別是地下管線工程，建設(shè)部門或城管（市政公用）部門在核發(fā)施工許可證時，還應(yīng)要求建設(shè)單位提交既有地下管線的安全監(jiān)護(hù)方案。建設(shè)部門辦理建設(shè)工程竣工驗收備案手續(xù)，而建設(shè)單位在組織工程竣工驗收前，應(yīng)當(dāng)提請當(dāng)?shù)爻墙n案管理機構(gòu)進(jìn)行工程檔案預(yù)驗收。城建檔案管理機構(gòu)要本著既保證重要審批文件和技術(shù)資料不缺失、又方便行政相對人的原則，在接到申請后5個工作日內(nèi)完成預(yù)驗收，如果驗收不合格的，必須將整改意見一次性明確告知建設(shè)單位，限期補充完善相關(guān)資料。

二、加強小城市城建檔案管理工作的有效路徑

加強小城市城建檔案管理工作的有效路徑應(yīng)當(dāng)具有靈活性，以下從確保檔案歸檔質(zhì)量、強化檔案整理工作、做好檔案統(tǒng)計工作、優(yōu)化檔案服務(wù)方式等方面出發(fā)，對于加強小城市城建檔案管理工作的有效路徑進(jìn)行了分析。

（一）確保檔案歸檔質(zhì)量

加強小城市城建檔案管理工作的第一步是確保檔案的整體歸檔質(zhì)量。嚴(yán)格管理，保證檔案歸檔質(zhì)量，一是把好“收集歸檔關(guān)”。對工程竣工檔案歸檔首先明確了檔案收集歸檔的范圍和責(zé)任，各負(fù)其責(zé)收集相關(guān)檔案，并要求工作人員及時移交。平時集中力量對庫藏全部檔案逐卷逐條地進(jìn)行檢查和對照，將原有不規(guī)范的案卷進(jìn)行重新整理、分類、組卷、編目和裝訂，做到及時發(fā)現(xiàn)及時整理。

（二）強化檔案整理工作

加強小城市城建檔案管理工作還需要進(jìn)一步強化檔案管理工作效率。二是把好“檔案整理關(guān)”。在檔案整理過程中，工作人員嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定要求，對各種門類和載體的檔案進(jìn)行了科學(xué)分類。加強檔案的保密性。認(rèn)真填寫專題目錄索引、全引目錄等較為齊全的編研資料，做到組卷合理，排列有序，編目規(guī)范，實現(xiàn)了檔案管理工作現(xiàn)代化、整理規(guī)范化、排列標(biāo)準(zhǔn)化、檢索科學(xué)化。其次，把好“檔案保管關(guān)”，對檔案及時入庫，對檔案擺放整齊有序，入庫檔案保管齊全完整，未出現(xiàn)丟失和損毀等現(xiàn)象。并且對檔案的擺放作大體規(guī)劃，讓檢索利用更快捷方便，把檔案入庫區(qū)分成相應(yīng)小區(qū)，一般預(yù)留出相同類別的區(qū)來，作到心中有數(shù)。

（三）做好檔案統(tǒng)計工作

加強小城市城建檔案管理工作應(yīng)當(dāng)做好檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作。四是把好“統(tǒng)一錄入關(guān)”。定期對入庫檔案進(jìn)行統(tǒng)一錄入，作到紙質(zhì)登記目錄與計算機錄入同步，實現(xiàn)計算機查詢，對所有的各類檔案的分類號、主題詞、形成時間等輸入了微機，形成了一個有序的整體。初步形成了計算機輔助的檔案管理系統(tǒng)，初步建成了數(shù)字化檔案室，真正做到檔案信息開發(fā)利用和資源共享。狠抓實效，不斷優(yōu)化檔案開發(fā)利用 搞好檔案管理工作的目的就是更好地為各界咨詢利用提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)，服務(wù)是檔案工作的出發(fā)點和歸宿，這既是檔案工作的基本要求，也是檔案工作的價值所在。

（四）優(yōu)化檔案服務(wù)方式

加強小城市城建檔案管理工作需要進(jìn)一步優(yōu)化檔案服務(wù)方式。工作人員不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，優(yōu)化服務(wù)方式，讓檔案工作煥發(fā)出了新的活力。一是檔案檢索工具編制基本齊全。工作人員編制了案卷目錄、全引目錄等各種齊全配套的檢索工具索引，對庫藏檔案進(jìn)行了分類編號，能夠方便快捷地檢索到相關(guān)檔案。二是檔案利用效果豐富。做好了查詢登記和利用效果登記，實行借閱登記，對借出的檔案及時催回，嚴(yán)格執(zhí)行借閱程序，通過提供利用檔案，取得了明顯的社會效益和經(jīng)濟效益。

結(jié)語

小城市城建檔案管理工作的優(yōu)化對于提升城建工作整體水平有效很大幫助。在這一過程中檔案管理部門和檔案管理人員應(yīng)當(dāng)仔細(xì)探索出加強小城市城建檔案管理工作的具體措施，才能夠在此基礎(chǔ)上真正做到加強小城市城建檔案管理工作的整體水平。

參考文獻(xiàn)

[1]李娟.加強小城市城建檔案管理工作的措施[J].山東檔案.2016，5（12）：71-73.

[2]連宗祺.加強小城市城建檔案管理工作的措施[J].城建檔案.2015，6（18）：88-90.