檔案數(shù)字化工作帶來的優(yōu)勢與劣勢

祁瑞峰

摘 要：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人民對(duì)檔案質(zhì)量的要求也在不斷提高。長期以來，檔案一直被視作重要的信息資源載體，具有極大的利用價(jià)值。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，在新形勢下檔案管理部門對(duì)靜態(tài)存放的檔案加以動(dòng)態(tài)利用，為社會(huì)公眾提供服務(wù)的同時(shí)，最大限度地提升了檔案的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。檔案數(shù)字化在檔案利用中有十分重要地位。本文就檔案數(shù)字化工作帶來的優(yōu)勢與劣勢展開探討。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;優(yōu)勢;劣勢

引言

當(dāng)前為了適應(yīng)新時(shí)代的變化，提升工作效率，逐步使用數(shù)字化管理的方式，但這種數(shù)字化管理模式在為檔案工作帶來便利的同時(shí)，一些負(fù)面影響也隨之顯現(xiàn)出來。

1 檔案實(shí)施數(shù)字化管理的優(yōu)勢

1.1 實(shí)現(xiàn)信息資源共享

檔案數(shù)字化管理使檔案管理從傳統(tǒng)的重實(shí)體向重內(nèi)容轉(zhuǎn)變，由紙質(zhì)型向電子型資料管理轉(zhuǎn)變，從到檔案室查詢利用向借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)檢索轉(zhuǎn)變。在此大背景或模式下，檔案數(shù)字化管理成為實(shí)現(xiàn)信息資源共享的必然舉措和現(xiàn)實(shí)要求。

1.2 提高工作效率和檔案管理質(zhì)量

檔案數(shù)字化管理能夠有效減少人工勞動(dòng)，確保數(shù)字化檔案管理更加精確。傳統(tǒng)檔案管理必須要通過人工對(duì)歷史資料進(jìn)行編撰，才能整理成冊，而通過利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，能夠快速地對(duì)檔案信息進(jìn)行查找和翻閱，能夠?qū)⒏鞣N文獻(xiàn)資料分門別類地存儲(chǔ)，提高了資料檢索的效率。將檔案資料數(shù)字化之后，能夠上傳到互聯(lián)網(wǎng)，方便用戶對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行查找，不僅省時(shí)省力，而且不受時(shí)間和空間的限制，能夠提高數(shù)據(jù)資料的利用價(jià)值，提高檔案管理的服務(wù)水平。

1.3 利于檔案自身保護(hù)

實(shí)體檔案的保護(hù)對(duì)外在環(huán)境有著嚴(yán)格要求，每一次的查詢、復(fù)印都會(huì)對(duì)檔案原件產(chǎn)生不可逆的影響。檔案數(shù)字化管理后，利用查詢的檔案不受查閱次數(shù)影響，有利于檔案自身的安全。此外，檔案數(shù)字化管理也是適應(yīng)辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)建設(shè)的需要，能夠滿足用戶的個(gè)性化需求。

2 檔案實(shí)施數(shù)字化管理的劣勢

（1）檔案載體的存儲(chǔ)存在著一定的安全問題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題也是非常擔(dān)心的一個(gè)重要因素，由于計(jì)算機(jī)病毒和黑客入侵對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的危害較大，當(dāng)檔案存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)安全問題后，其存儲(chǔ)的檔案信息也會(huì)受到較大的影響，給數(shù)字化檔案的真實(shí)性和完整性產(chǎn)生了極大的威脅和安全隱患。此外，計(jì)算機(jī)軟件、硬件頻繁升級(jí)換代，為保證電子檔案繼續(xù)兼容和使用，就必須對(duì)電子檔案轉(zhuǎn)換，這個(gè)轉(zhuǎn)換過程中可能會(huì)造成檔案信息的丟失。（2）沒有發(fā)揮出檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢。多數(shù)單位的檔案管理人員為兼職人員，檔案人員專業(yè)知識(shí)水平低下，對(duì)數(shù)字化和電子化檔案管理認(rèn)識(shí)不透徹，在檔案數(shù)字化管理時(shí)，把它作為了一種存儲(chǔ)工具，并沒有發(fā)揮出檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢。在后期的檔案利用時(shí)，還是采用原有傳統(tǒng)的方式去手工檢索，沒有真正體會(huì)到數(shù)字化檔案帶來的便捷，這使得檔案數(shù)字化管理受到較大的影響。此外，還有部分單位，將重點(diǎn)放在檔案管理上，對(duì)于檔案的利用價(jià)值則忽略，使得檔案資源的利用率較低。

3 對(duì)檔案數(shù)字化劣勢的管理策略

3.1 加強(qiáng)基層檔案室數(shù)字化管理，確保基層檔案室信息共享

基層檔案室建設(shè)，必須要積極加強(qiáng)數(shù)字化管理的宣傳與推廣，讓廣大基層檔案室管理人員能夠正確認(rèn)識(shí)數(shù)字化建設(shè)的必要性;同時(shí)，還要提高基層檔案室數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，確保實(shí)現(xiàn)基層檔案室的共享機(jī)制，提高基層檔案室數(shù)字化利用的整體效率。

3.2 信息安全

認(rèn)真做好檔案安全意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案安全工作的重要性，不斷增強(qiáng)憂患意識(shí)和戒懼之心，落實(shí)檔案安全主體責(zé)任，加強(qiáng)隱患排查，做到工作日每天例行檢查無缺漏，節(jié)假日安全檢查無隱患，確保檔案信息安全與實(shí)體安全萬無一失。在做好檔案實(shí)體安全工作的同時(shí)，更重視檔案信息安全工作。檔案數(shù)字化工作特別是外包工作，嚴(yán)格按照有關(guān)安全管理規(guī)范的要求，嚴(yán)審資質(zhì)、全程掌握、在外包服務(wù)前，做好涉密和內(nèi)容敏感檔案的鑒定工作，絕不能使數(shù)據(jù)掌握在外包者手中，造成數(shù)據(jù)流失。強(qiáng)化紅線意識(shí)，樹立底線思維，確保檔案安全萬無一失。

3.3? 統(tǒng)一管理軟件，加強(qiáng)軟件的維護(hù)與管理

為了盡可能減少軟件包容性不足問題的出現(xiàn)，基層檔案室數(shù)字化建設(shè)必須要建立統(tǒng)一的管理軟件，確保資料能夠?qū)崿F(xiàn)共享;在軟件維護(hù)和數(shù)據(jù)備份的過程中，也要對(duì)軟件進(jìn)行定期維護(hù)，確保管理軟件安全穩(wěn)定運(yùn)行。

3.4 檔案人員加快專業(yè)知識(shí)更新

我們正處于信息爆炸的信息時(shí)代，一定要徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理工作方式，將數(shù)字化管理與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)作為檔案管理工作重心，進(jìn)而使檔案管理工作有利于信息技術(shù)的快速發(fā)展。因此，對(duì)檔案管理人員學(xué)習(xí)理論技術(shù)產(chǎn)生十分積極的作用，為提高檔案數(shù)字化工作水平創(chuàng)造有利條件，隨著信息化管理的深入實(shí)施，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)一步提高整體工作水平，通過深入學(xué)習(xí)并領(lǐng)會(huì)有關(guān)知識(shí)使視野不斷拓展，知識(shí)結(jié)構(gòu)更加豐富和進(jìn)一步優(yōu)化，對(duì)于提高專業(yè)能力也具有重要促進(jìn)作用，使自己逐漸成為對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)和信息技術(shù)比較熟悉的高水平技術(shù)人才。有關(guān)部門應(yīng)在資金方面進(jìn)一步加大支持力度，為高層次人才的培養(yǎng)創(chuàng)造有利環(huán)境，并對(duì)教育培訓(xùn)活動(dòng)定期組織開展，建設(shè)一支專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍。

3.5 技術(shù)上，積極應(yīng)用檔案數(shù)字化技術(shù)

一方面，要結(jié)合部門工作職能，加快檔案數(shù)字化管理的總體設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)、掃描錄入、光盤備份、設(shè)備選型和查詢管理等系統(tǒng)工程建設(shè)，為檔案數(shù)字化提供先進(jìn)的平臺(tái)支持。另一方面，要完善信息技術(shù)支撐系統(tǒng)搭建。利用光纖、磁盤陣列等，確保系統(tǒng)具有良好的可擴(kuò)展性，確保檔案存儲(chǔ)容量需求。此外，要運(yùn)用各類PAID保護(hù)級(jí)別，滿足不同用戶需要，從陣列控制、鏈路控制、雙口光纖硬盤等方面，保障系統(tǒng)的可靠性。總之，要從硬件、軟件和系統(tǒng)等方面為檔案數(shù)字化管理提供技術(shù)支持和保障。

3.6 加強(qiáng)檔案信息資源的服務(wù)整合和利用

為了更好地提升檔案信息資源的利用效能，可以構(gòu)建主題檔案數(shù)據(jù)庫。要基于公共服務(wù)的視角進(jìn)行主題檔案的采集、分類、整理和存儲(chǔ)，并構(gòu)建聯(lián)機(jī)檢索數(shù)據(jù)庫，完成檔案信息資源的聯(lián)機(jī)檢索，成立主題檔案數(shù)據(jù)庫，并通過檔案信息資源整合共享平臺(tái)進(jìn)行檔案信息資源的在線訪問。

結(jié)語

隨著信息網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的新時(shí)代。在數(shù)字化背景下，檔案管理工作也要順應(yīng)潮流發(fā)生巨大改變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)新時(shí)代檔案發(fā)展的要求，對(duì)存在的弊端，要揚(yáng)長避短、克服弊端，確保檔案數(shù)字化管理工作做好做實(shí)。

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