國家開放大學教學秘書的發展現狀研究

馬駿 王楠

摘要：教學秘書是遠程教育系統中直接承接教學與管理的崗位，負責最基礎、最日常的事務性工作。貫穿教學的始終，是教學工作的執行者，是管理工作落足點[1]。基于教學秘書的重要性地位，深入研究教學秘書的工作現狀與職業特點，分析教學秘書的生存與發展問題澄清對教學秘書工作認識的誤區，增強認識，加強培訓，健全激勵機制與體系制度，以提升教學秘書的綜合能力與管理水平。

關鍵詞：國家開放大學;管理;教學秘書;發展現狀

引言

一流的大學需要一流的管理，一流的教學需要一流的教學管理來支撐。原教育部副部長周遠清在《第一次全國普通高等學校教學工作會議上的講話》中曾經指出：“教學管理并不僅僅是一般的行政管理，而是兼有學術管理和行政雙重職能的一門科學，是一門需要長期學習和實踐才能掌握的一門科學，沒有一支過硬的教學管理隊伍就不可能有一流的教學水平和教學質量。各個學校都要建設好一支高素質、高水平的教學管理隊伍，要舍得把優秀人才選拔到教學管理的崗位上，還要制定有力的政策措施，保證這支隊伍的穩定和發展[2]。”出色的大學對教學秘書的要求日趨嚴格。國家開放大學作為現代化的新型教育的開拓者和引路人，應具備一支高素質的管理隊伍服務教學。教學秘書是教學管理隊伍中的先鋒兵，直接影響教學實施的效率，加快培養高素質的教學秘書隊伍至關重要。

國家開放大學的各個教學部門是教學實施的主體，承接教與學的中間環節，是教學部門與管理系統中交合最多的部分。教學秘書根據學校的管理規范，制定相關的教學管理制度，確保學校政策落到實處。國家開放大學的教學秘書存在知識結構單一，專業不對口的問題，致使出現管理學知識儲備不足，管理技能不全面等問題。由于教學秘書崗位的程序性較強，對教學秘書的認知不全的現象普遍存在。認為是無需專業的理論知識和專業技能便可以勝任的角色，只是簡單地接打電話、收發文件等。導致教學秘書的職業倦怠的情緒增高，缺少長足發展的動力。準確認識教學秘書的角色定位，了解教學秘書的成長狀態，嚴格考核機制，保證遠程教育各個環節的無縫隙連接，實現教學與管理的高效有序。

教學秘書作為聯系開放教育中教學與管理的主體[3]，發揮上令下達、下情上傳的作用。根據工作的需要和接觸對象的差異適時調整應對的方式，需具備全面的能力，扮演多種角色。是教學檔案的管理者、溝通交流的協調者、教學的服務者、方案制定與研討的參謀者，又是教學質量與反饋的監督者、具體方案落實的實踐者、學院工作近態與成果的宣傳者。所以，教學秘書的知識儲備、經驗積累與管理理念關乎教學管理信息的獲取情況，直接作用于部門的最終決策。

（一）教學秘書協助領導、教師處理重點工作和常規教學管理工作，教學秘書發揮助手作用。

國家開放大學本科專業的學位授予權和學位評審是各學院工作的重點。教學秘書根據學校安排，有序組織學位的申請和評審，完成每學年學生的學位授予。保證專業骨干教師研修工作、專業教學研究工作、重點專業建設工作的順利開展。貫穿會議預算、通知發布、會議日程、研討材料、會場布置以及費用報銷等全部過程。配合各門課程網絡教學團隊開展工作，完成團隊的申報、成員匯總、材料整理、工作總結以及酬金結算等。協助教師完成網絡核心課程、資源建設與課程建設等其他教學管理工作，發揮教學秘書的服務屬性，做好教學的助手。

教學秘書根據國家開放大學的日程安排，及時制定本部門的周計劃。每天不定時地查閱校內主頁更新學校信息，實時推送最新動態給相關教師。保證學校相關信息和安排的傳達的及時性和有效性。協助教師落實教學任務的實施細節，收集專業、課程的各項申報表、變更表并上交到相關部門。制定每年部門內的經費預算上報領導進行審批。此外，教學秘書協助部門內教師的課程開發協議、視頻主講主編合同、調研函與調研經費等實時上報、審批、簽字、蓋章、報銷。協助教師、出版社完成預訂、修訂教材、練習冊，做到不漏訂、不誤訂。每學期依據考試中心下發的材料，及時督促教師命題工作。認真核對考題的分數設置情況，確認無誤后按時上交至考試中心。及時通知考試時間與安排，做好考試排班表。協助領導匯總部門內教師的工作情況。按照學校規定，每年清查辦公設備與家具的使用情況。對超過使用年限的設備、破損設備進行登記，并安排換新。協助工會安排福利發放工作。核對部門的各項信息，并與相關教師進行確認校對等工作。

（二）承接部門間、部門內的各項事務，教學秘書發揮溝通協調作用。

溝通是管理工作開展的基本。只有建立起良好的溝通橋梁，及時獲取流程、政策等必要信息，保證教學活動高效有序。教學秘書要完成部門內領導布置的工作，與校辦、教務處、財務處等各部門間的溝通與協作。教學秘書只有具備較強的溝通能力，才能通過合理的、有效的方式協調相關的事務，建立融洽的合作關系。此外，教學秘書是師生間授與受的教學實施過程中的潤滑劑，要秉承服務師生的工作理念，及時反饋教師的要求、學生的需求，到位而不不越位，保證教學活動的順暢平穩。

（三）教學秘書對提高教學質量發揮不可替代的作用。

管理作用于教學，提高教學質量是管理的高階目標。教學秘書要樹立正確的價值觀，科學合理的質量觀，協助領導開展教學質量檢查，并保存歸檔教學信息的反饋結果。針對教學準備工作、教學環節定期檢查。認真收集各項指標，匯總各種問題，以此為依據，評價影響教學質量的因素和學習質量的因子。將管理落到實處，把教學工作評價常態化與制度化，切實提高開放教育的教學的質量[4]。

（四）整合檔案，有效保存，教學秘書發揮信息管理者的作用。

整理專業檔案、課程檔案、會議檔案是教學秘書的工作。課程建設的準備材料、實施環節的教學材料、專家評審意見、后期的修改總結等資料需要及時立卷歸檔，做到有檔可查，保證以后的專業建設和課程實施有據可依。根據國家開放大學的檔案管理辦法，對檔案和檔案柜編碼排序，在檔案柜內有序存放，統一管理。制定檔案管理辦法和檔案借閱制度，對借閱檔案進行登記，規范檔案的管理。

簡而言之，教學秘書的開放大學管理工作是一項極為科學精細的工作。認清教學秘書地位、性質的現狀關乎教學效果與管理效率。結合學校實際建設的基本情況，洞察教學秘書的所求所需，解決管理者的困境。培養有較高素養的教學秘書，穩固教學管理隊伍的地基，為學校的長遠發展注入源源不竭地動力。

參考文獻：

[1]寧萍.論基于教學質量工程的教學秘書工作的創新[J].科技信息，2009（5）：494.

[2]施琳.對高校教學秘書隊伍建設的思考[J].湖北經濟學報，2007（1）：176-177.

[3]徐東.教學秘書在高校教學管理中的作用及素質要求[J]. 山西財經大學學報 （高等教育版），2005（9）：58-60.

[4]葉厚慶. 關于提高高校教學秘書教學管理水平的探討[J]. 黑龍江生態工程職業學院學報，2016（1）：124.