基于工程檔案管理在建筑工程中的運用分析

何金鎖

摘 要：目前，建筑工程建設施工需要經歷較長的周期，在施工的過程中做好檔案管理工作可以有效提高施工效用。由于建筑工程的檔案信息相對來說比較復雜，因此，在管理的過程中容易產生差錯。管理人員就需要對其中的問題進行分析，提高綜合管理質量，為建筑企業的長遠發展提供保障。

關鍵詞：工程檔案管理;建筑工程;運用分析

引言

現代社會的不斷發展對我國建筑工程提出了更高的要求，在此過程中科學管理工程檔案資料具有極其重要的價值，必須對其加強重視，本文首先分析在進行管理作業是存在的各項問題，然后以此為基礎，進一步探究處理策。

1 建筑工程檔案管理問題

1.1 人員意識薄弱

管理人員在對建筑工程的檔案進行管理時，不能明確其重要性，主要是由于其涉及的內容較多，涵蓋的內容比較廣泛，在管理的過程中存在較大的難度。施工單位對于檔案管理工作的重視程度不足，負責人認為檔案管理屬于管理工作的范疇，并且不能直接產生效益，因此在分配資源的過程中忽視了檔案管理的效用。在完成建筑工程建設施工之后，需要對工程竣工情況進行分析。而管理人員經常不能就是發現其中的問題，在工程交付之后才會從檔案中了解到有關信息，引發不同的問題。這會給檔案管理帶來較大的影響，難以針對檔案資料對工程中的問題進行修復。

1.2 管理質量偏低

檔案管理的重點在于對建筑工程建設施工中的數據及信息進行有效的保存，在需要利用資料時，就要及時查詢并且交由相關的工作人員。建筑企業在開展檔案管理工作的過程中往往過于注重檔案數量，對于檔案的內容及管理質量存在忽視的現象。在現代化社會發展的過程中，建筑企業仍然還是利用傳統的人力管理方式進行檔案管理，導致檔案管理需要耗費較大的人力及物力。部分與建筑工程建設施工相關的檔案資料并沒有使用及保存的價值，而少部分能夠發揮重要價值的檔案資料沒有得到重點管理，影響檔案管理工作的發展。

2 優化措施分析

2.1 提高檔案管理規范性

針對建筑工程檔案管理工作的開展，建筑企業首先要建立起相應的檔案管理制度，以制度的形式來明確建筑工程檔案管理工作內容，其中包括建筑工程檔案資料的整理、信息篩選以及歸檔等，通過這種方式，使得檔案管理各個環節的工作能夠規范化進行。為了更好的保障各個環節的工作高效開展，還應該從宏觀層面入手建立起相應的檔案管理監督制度，并配合相應的懲處機制，促使建筑工程檔案管理工作能夠在嚴格的監督之下高效進行，而且要利用懲處機制將那些工作明顯失誤的人員進行嚴肅處理，以此警醒工作人員規范化工作。其次，加強檔案信息管理系統的建設。這一做法符合信息時代的發展方向，而且能夠不斷提升建筑工程檔案管理工作效率，利用信息技術，使得傳統的檔案管理工作模式得到改進，進而為建筑工程檔案管理工作的高質量進行提供更好的保障。為此，建筑企業要圍繞其檔案管理工作內容建立起相應的檔案信息化管理系統，借助這一新型化管理系統，將傳統紙質化的檔案資料以數據信息的形式進行保存，并且利用系統智能化分類功能完成檔案信息的分類，然后存入相應的數據庫之中，為了確保檔案信息的安全，還需要設立相應的系統訪問權限，任何人在調用檔案信息時都需要事先獲得權限，而且需要借助相應的賬號和密碼進行系統登錄，在信息調閱過程中不可以使用外來硬盤進行拷貝，以防信息丟失。

2.2 強檔案管理人才的培養

針對建筑工程檔案管理工作的開展，為了充分發揮管理人員的作用，建筑企業一方面要做好專業化人才招聘工作的開展，總體來看，整個招聘工作可以分兩個階段，第一階段主要包括四個環節，具體而言，一要根據建筑工程檔案管理業務量進行人員需求分析，明確所需人員數量及專業領域;二要從網絡平臺、報紙以及其它渠道散布招聘信息，明確企業所需檔案管理人員要求;三要做好篩選，針對所收到的簡歷信息進行人員篩選;四要進行現場面試，通過與面試者溝通以及現場測試，進一步篩選出企業所需人員，在篩選過程中，針對那些具有特殊技能的人員要進行格外關注，如能夠熟練操作檔案信息化管理系統的人員。在第二個階段則是對所聘員工進行試用，通過對所聘員工的崗位工作完成情況進行全面的評估，針對那些評估合格的員工進行正式錄用。另一方面，建筑企業要做好檔案管理人員的培訓工作，在具體的培訓工作中，通常以理論結合實際的方式進行培訓，在技能傳授過程中可以采用老帶新的方式，在經過一段時間的前期培訓后，促使員工檔案管理技能水平達到一定的程度，然后高效參與到建筑工程檔案管理工作中。

2.3 提高管理信息化

現代化信息社會的發展促使各行各業在開展工作的過程中都開始利用信息化技術提高工作效率。雖然建筑工程檔案管理的部分內容需要由工作人員全權開展，但是還是由大部分檔案可以通過信息化方式進行管理。網絡技術的應用能夠給建筑工程檔案管理注入新鮮的血液，讓現代信息化技術逐漸取代傳統的管理方式。建筑企業需要提高管理信息化，對管理人員進行信息化培訓，讓其能夠靈活應用信息化技術完善建筑工程檔案管理。管理人員可以對計算機技術及信息技術等進行應用，建立信息化檔案管理平臺，讓工作人員在需要檔案時，直接輸入關鍵詞，檢索檔案信息。這種方式方便、快捷，能夠有效提高檔案管理效率。建筑企業可以建立信息化檔案庫，讓檔案管理工作可以與建筑工程建設施工的開展同步發展。管理人員需要提高自身的信息化技能，在編制與建筑工程相關的資料及信息時，直接利用信息化技術進行查詢，減少人力資源的使用，還能夠提高檔案信息的準確性。

結語

總而言之，通過完善檔案管理制度，控制資料編寫過程，重視工作人員專業素養，科學應用現代技術能夠確保建筑企業在進行工程建設過程中，有效管理檔案資料，對其工作過程中存在的各項問題進行有效解決，進一步保障工程質量，使其能夠更好地滿足現代建筑行業發展需求。

參考文獻

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