淺談學(xué)校檔案管理工作中存在的問題及解決策略

陳時(shí)穎

摘要：在高中學(xué)校的工作體系中，檔案管理是其中的一項(xiàng)重要模塊，為學(xué)校教育工作的正常運(yùn)行提供了保障作用。在教育發(fā)展以及信息化技術(shù)與各個(gè)領(lǐng)域之間融合程度不斷提高的背景下，高中學(xué)校中的一些檔案管理工作問題逐漸暴露出來，這些問題的存在對(duì)學(xué)校管理工作形成了一定的負(fù)面影響，需要采用具有針對(duì)性的策略來解決。本文就高中學(xué)校檔案管理工作中存在的問題及解決策略展開了一系列的淺談。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理;具體問題;解決策略

前言：在高中學(xué)校中，檔案管理工作不僅作為開展教育教學(xué)活動(dòng)的基礎(chǔ)，還能為各項(xiàng)學(xué)校管理工作提供有效的依據(jù)和資料。從這個(gè)角度來看，實(shí)施有效的檔案管理工作具有重要的意義。針對(duì)當(dāng)前高中學(xué)校在檔案管理工作中存在的問題，相關(guān)部門應(yīng)該仔細(xì)分析問題的形成原因，并制定合適的解決策略。通過這樣的方式提高檔案管理工作的效率，保證高中學(xué)校教育工作的正常運(yùn)行。

一、學(xué)校檔案管理工作中存在的問題

（一）對(duì)檔案管理工作的重視程度較低

當(dāng)前，大多數(shù)高中學(xué)校并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，也就使得在開展檔案管理工作中所需要的物力、財(cái)力和人力都無法得到保障。一些管理者將重心放在教育教學(xué)工作當(dāng)中，認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)可有可無的工作，隨意安排管理人員。這就會(huì)使得很多重要的檔案資料無法得到及時(shí)整理和分類，導(dǎo)致檔案資料缺乏完整性的問題。

（二）缺乏健全的檔案管理制度

在很多高中學(xué)校中，缺乏健全的檔案管理制度。所以，檔案管理人員在開展實(shí)際的管理工作時(shí)，無法找到規(guī)范的依據(jù)，大大影響了工作的質(zhì)量。另外，沒有制度的約束和規(guī)范，很多檔案管理工作無法得到落實(shí)，使得一些檔案管理人員對(duì)工作出現(xiàn)了懈怠的心理。如果學(xué)校一直以較為隨意的方式實(shí)施檔案管理工作，會(huì)對(duì)其開展其他工作形成阻力。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低

盡管檔案管理工作看上去比較簡(jiǎn)單，其實(shí)需要專業(yè)知識(shí)和技能作為支撐，對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)也提出了較高的要求。檔案管理人員不僅應(yīng)該具備一定的理論背景，還應(yīng)該具備較強(qiáng)的綜合素養(yǎng)。但是，很多高中所安排的檔案管理人員并不具備專業(yè)的從業(yè)資格，也沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)。這就使得這些人員在實(shí)際的工作中并不了解這項(xiàng)工作的內(nèi)容和注意事項(xiàng)，會(huì)在實(shí)際工作中出現(xiàn)一些操作錯(cuò)誤，導(dǎo)致不同類別的檔案保存期限、保存方式等不準(zhǔn)確的問題。

（四）現(xiàn)代化技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合不足

傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法完全適用于現(xiàn)代檔案管理工作的情況，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤。現(xiàn)代化技術(shù)在一定的程度上已經(jīng)取代了傳統(tǒng)手工操作管理的模式。但是，一些學(xué)校的管理者并沒有形成運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案的意識(shí)，僅僅對(duì)其進(jìn)行簡(jiǎn)單的存檔。這樣的工作方式很容易造成安全隱患，還會(huì)使檔案管理人員在搜索檔案時(shí)浪費(fèi)較多的時(shí)間和精力。

二、針對(duì)學(xué)校檔案管理工作中存在問題的解決策略

（一）提高相關(guān)部門的檔案管理意識(shí)

要想提高檔案管理工作的質(zhì)量，應(yīng)該將提高相關(guān)部門的檔案管理意識(shí)作為著手點(diǎn)。因此，學(xué)校應(yīng)該大力宣傳檔案管理工作的意義和重要性，使全校師生都能形成正確的檔案管理意識(shí)。學(xué)校可以聘請(qǐng)專業(yè)人員到學(xué)校開展檔案管理知識(shí)講座，在實(shí)際工作中對(duì)管理人員進(jìn)行指導(dǎo)。比如，學(xué)校可以將微信公眾號(hào)、微博等渠道作為宣傳平臺(tái)，介紹一些關(guān)于檔案管理的知識(shí)和工作方法等。這樣的工作方式不僅能使檔案管理工作的透明度得到提高，還能在很大的程度上提高檔案信息的應(yīng)用效率。

（二）構(gòu)建健全的檔案管理制度

構(gòu)建健全的檔案管理制度能使檔案管理工作的規(guī)范性程度得到提高，使得管理人員的工作能夠有據(jù)可循。另外，在構(gòu)建檔案管理制度體系的過程中，應(yīng)該對(duì)學(xué)校的發(fā)展歷史形成充分的了解和掌握，并對(duì)檔案管理工作的重要性形成清楚的認(rèn)知，這樣才能更好的將檔案管理工作落到實(shí)處。在實(shí)施檔案信息交換、傳遞和共享工作中，應(yīng)該以國(guó)家所出臺(tái)的實(shí)施綱要作為主要的原則，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際辦學(xué)情況從細(xì)致化的角度來制定管理制度細(xì)則，并在實(shí)際應(yīng)用中對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。應(yīng)該對(duì)檔案內(nèi)容以及數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)實(shí)施統(tǒng)一規(guī)定，提高管理制度體系的規(guī)范性。

（三）強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，學(xué)校應(yīng)該定期組織和安排檔案管理人員參與專業(yè)化的培訓(xùn)活動(dòng)，提高自身的綜合素質(zhì)，掌握更多先進(jìn)的檔案管理知識(shí)和方法。每一期培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)該采取科學(xué)化的考核方式對(duì)其培訓(xùn)效果實(shí)施評(píng)價(jià)，使管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)體系更加完善。其次，學(xué)校應(yīng)該科學(xué)選拔檔案管理人員，從綜合性和整體性的角度組建高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。這樣才能為構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理體系打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，提高檔案管理工作的質(zhì)量。最后，應(yīng)該促進(jìn)檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新，運(yùn)用多樣化的方式來提高管理人才培養(yǎng)工作的效率。

（四）運(yùn)用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)

首先，優(yōu)化檔案管理模式，建立完善的電子檔案數(shù)據(jù)庫。及時(shí)對(duì)檔案存儲(chǔ)軟件進(jìn)行更新，突出檔案管理工作的現(xiàn)代化特征。這樣的工作方式能在很大的程度上避免學(xué)校的檔案安全受到威脅。其次，應(yīng)該做好檔案管理前后工作之間的有效銜接，提高檔案管理工作的規(guī)范性。完成檔案錄入后，無法對(duì)其進(jìn)行隨意更改。所以，針對(duì)這樣的情況，可以進(jìn)行著錄，與相關(guān)信息實(shí)施整合，編制相應(yīng)的檢索工具。這樣能使檔案信息的準(zhǔn)確性得到提高。第三，可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案的內(nèi)容和主體進(jìn)行分析，以及標(biāo)識(shí)相應(yīng)的內(nèi)容。最后，完成基礎(chǔ)檔案管理工作后，應(yīng)該對(duì)現(xiàn)代化檔案管理程序?qū)嵤┖?jiǎn)化，使現(xiàn)代化檔案管理體系能正常運(yùn)行，提高檔案管理工作的安全性和效率，優(yōu)化檔案管理工作效果。

結(jié)論：綜上所述，提高檔案管理工作的質(zhì)量已經(jīng)成為了高中學(xué)校發(fā)展所面臨的一項(xiàng)重要課題。因此，應(yīng)該在認(rèn)識(shí)和分析當(dāng)前檔案管理工作中存在問題的基礎(chǔ)上，提高相關(guān)部門的檔案管理意識(shí)，構(gòu)建健全的檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，運(yùn)用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)。通過本文對(duì)高中學(xué)校檔案管理工作中存在的問題及解決策略展開的一系列淺談，希望能為提高檔案管理工作效率提供一些參考。

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