淺談如何做好檔案的管理工作

王姣姣

摘要：檔案管理是工作過程中必不可少的一項內容，由于檔案在管理過程中稍顯繁雜，加上在管理模式上未能及時有效的進行創新，因此在管理檔案過程中還存在著許多不足之處。以下主要就明確檔案管理工作的重要性以及如何做好檔案的管理工作作出一些相關的闡述。

關鍵詞：檔案;管理;工作

所謂檔案管理工作指的是把各項重要的文件收集到征集到分類到立卷到保管到保護再到開發利用的一個工作過程。收集檔案以及征集是將現有的文件內容、歷史的檔案收集和歸類，是文件從零散到規整的一個過程。而分類和立卷指的是把收集好的文件采取合理的手段分成個體的單位進行保管，進一步提高文件的利用、保管以及保密工作的進行。保管檔案則是利用各個方式保護文件，確保文件的完整性，盡可能的延長文件的使用年限。把檔案進行開發利用是檔案管理工作的最終目標，其中包含了檢索檔案、編制和研發以及利用等過程。

一、檔案管理工作的重要意義

一個正規的事業單位或者企業健康順利的發展的基本前提就是必須做好檔案的管理工作，它是每一個企業和事業單位進行規范的管理的一項工作內容，能夠進一步的促進管理工作的質量以及效率，是確保企業以及事業單位歷史成果的重要工作內容。權衡企業或者事業單位的管理水平是否合格的一項重要指標就是檔案管理工作是否合理規范[1]。做好檔案管理工作能夠完好的記錄事業單位或者企業發展的歷程以及獲得的優良成果，它能夠為企業進行規范管理工作以及順利的發展創造有利的條件，使得企業科學的分析利弊，取長補短，指明企業未來的發展方向。做好了檔案的管理工作可以為企業以及事業單位的管理工作人員提供基本的運營情況，以便管理工作人員及時的調整管理模式，與此同時還能夠方便社會各界精準的評定該事業單位或者企業的水平，為下一步的相關合作打下牢固的基礎。基于此，相關的企業以及事業單位應當做好檔案的管理工作，以此進一步促進自身的綜合發展的基礎上提高自身在廣闊市場的競爭力。

二、如何做好檔案管理工作

（一）做好檔案的信息化工作

隨著時代的飛速發展，帶動了科技的進步。在這個背景下，加大了計算機信息技術在各個領域的應用，與此同時還體現出了它特有的優勢，在一定程度上提高了各個領域的管理工作水平。為了順應當今時代的發展要求，就需要適時的改善健全傳統的檔案管理工作模式。隨著檔案資料的逐漸多元化，傳統的檔案管理已經不能很好的滿足現代事業單位以及企業的管理要求，因此.充分利用現代信息技術進行檔案管理已經刻不容緩。

（二）適時的轉變檔案管理工作的觀念

為了能夠有效的加強企業以及事業單位的管理工作水平，那么相關的企業領導就要適當的轉變檔案管理工作的思想觀念，不斷的創新與完善相關的檔案信息化進程，把檔案管理工作加進企業總體的規劃內，與此同時加進相關部門的職位準則以及員工績效的考核范圍內[2]。基于此，相關的檔案管理工作人員就要適時的轉變自身的思想，有計劃、有組織的安排好檔案信息化的進程。除此以外，企業應當把檔案信息化的工作經費計入年度的預算報表中，從全方面出發，考慮檔案信息化工作進程需要增加多少數量以及技術手段的變化等，加大投入該方面的資金，為了進一步促進檔案管理工作的順利開展，配置相應的電子設備、大量的數據庫以及相關的管理軟件等。

（三）建立健全相關的檔案管理機制

創意創新檔案管理工作的首要前提就是建立健全完善的檔案管理工作機制。由于檔案管理這項工作具備社會性質以及復雜性質等，因此，要創新檔案管理工作就必須提前建立健全相應的檔案管理工作機制，主要包含的內容有：責任風險體制、目標管理體制、競爭機制以及激勵機制等，幫助檔案管理工作的工作人員逐步轉向專業性，與此同時加強相關管理部門的指導、監督等工作，進一步促進檔案管理工作的制度、規范以及合理性;形成合理分析以及創新研究的檔案管理工作機制，以便于更好的實踐相關的檔案管理工作;此外，還應當健全相關管理崗位的工作規范，嚴格的遵守相關的管理制度，以競爭的形式開展管理檔案的工作，采取末位淘汰、與績效相關的管理機制，形成更加規范、嚴謹的檔案管理工作機制，進而確保檔案管理工作的穩步發展。

（四）提高相關檔案管理工作人員的綜合素質

檔案管理這一項工作是黨的事業以及整個行業中不可或缺的重要內容，它記下了社會的發展歷程[3]。不斷的提高檔案管理工作的水平，全面的彰顯檔案管理工作的作用具有重要的意義。現階段，進行檔案管理的工作人員有著大量、繁雜以及乏味的工作內容，并不能夠根據自身的勞動來獲得直觀相應的物質報酬，因此，這就需要檔案管理的工作人員對自身的工作內容有一個全面的認知，它具有一定的工作價值以及工作意義，在此基礎上具備相應的工作責任感以及事業感。在進行檔案管理工作的過程中，語氣要和藹文雅、謙遜有禮，以主動、耐心以及熱情的工作態度對待每一位檔案使用者，除此以外，可以適當的把被動變為主動，采取自主上門的方式進行服務，從單一服務方式逐步走向多元化，以此增強檔案使用者的滿足程度，滿足檔案管理工作人員基本的要求。

三、結束語

總而言之，雖然檔案的管理工作看似簡單，但是實質上卻并非如此。進行管理檔案相關的工作人員肩負著十分重要的責任，為了能夠有效的促進檔案管理工作的發展，就應當不斷的增強檔案管理工作人員的綜合素質，充分利用現代信息技術的優勢提高管理檔案人員的工作質量和效率，以此進一步促進檔案管理工作的穩步發展。

參考文獻：

[1]段英華.淺談如何做好新時期干部人事檔案管理工作[J].黑龍江史志，2015 （9）

[2]張紅文，新時期檔案管理工作淺談[J].長江師范學院學報，2016，32 （2）：131-134

[3]吳凌艷.淺談新時期如何做好檔案管理工作[J]科技創新導報，2015 （24）：218-219.