電子文件歸檔及移交體系的建立

張幸

摘要：傳統紙質文件形式在科學技術的支持下，得以向電子文件形式轉化，為更好的提升工作質量與效率，就必須要做好電子文件歸檔及移交體系建立工作，以保證電子文件歸檔的真實性、完整性與保密性。本文就電子文件歸檔及移交體系建立的原則及要求出發，明確體系建立過程中的注意事項，并探討如何對體系進行健全，旨在規范開展電子文件歸檔與移交工作，僅供相關人員參考。

關鍵詞：電子文件;歸檔;移交體系;建立

在單位日常工作中，電子文件歸檔及移交是一項基礎性工作內容，但其也是不容忽視的，電子文檔歸檔的真實性、保密性以及完整性都直接關系著電子文檔實際使用價值的發揮，關系著單位整體工作效率。在此種情況下，對電子文件歸檔及移交體系的建立進行探究，具有一定現實意義。

一、電子文件歸檔及移交體系建立的原則及要求

（一）電子文件的歸檔要求

在紙質保存形式下，工作量巨大，且信息后期查詢難度較大。隨著網絡時代的快速發展，傳統條件下文件保存形式發生變化，電子文件得以形成，令紙質文件地位受到挑戰。但從本質上來說，電子文件歸檔仍依照紙質版歸檔要求出發，以安全性、真實性和保密性等作為基本原則。電子文件歸檔要保證真實性，以脫機載體為支持，必須確保安全并病毒，以便為問價價值提供保障。在差異化單位要求下，電子文件歸檔要求也有所不同，但其共同之處在于，要求電子文件歸檔具備可利用性，就是要為后期查閱和使用提供便利，為其他工作提供良性服務。

（二）電子文件的移交要求

就電子文件移交來看，其主要通過直接移交和網絡移交兩種方式來實現，實際移交工作的開展以電子文件歸檔為基礎，以降低移交過程中差錯出現幾率。電子文件處于虛擬世界中，若不歸檔而直接進行移交，所造成的后果是無法想象的。直接將電子文件移交給檔案保管部門過程中，需要依照相關規定對歸檔后的電子文件進行嚴格檢驗，確認合格后方可進行移交。采取網絡移交方式時，需要依照相關要求出發，并創建安全網絡環境，依照規范手續來辦理移交與接收。

二、電子文件歸檔及移交體系建立過程中的注意事項

（一）進行鑒定與校驗

鑒定是電子文件歸檔之前的重要環節，是不可或缺的，其直接關系著電子文件的實際價值，進而明確歸檔的必要性。鑒定環節就是以電子文件為對象，對其真實性、完整性等加以確定，從而對電子文件價值進行明確，并降低后續問題的出現幾率。電子文件歸檔的實現，能夠保證電子文件的可利用性。在電子文件移交過程中，要及時進行檢驗，以歸檔電子文件為對象，對其合格性與完整度進行檢驗，確保在歸檔后與移交前并未出現任何問題，并且處于安全狀態。電子文件保存于虛擬網絡中，需通過檢驗來確定其是否攜帶病毒，以免對脫機載體造成破壞，若并未通過檢驗來及時發現電子文件移交中存在病毒，則極易對載體其他電子文件造成安全威脅，其后果無法想象。

（二）歸檔與移交手續

電子文件歸檔與移交的過程中，必須要保證手續的完整化與規范化，這是一項重要條件，便于在出現問題的第一時間來查找問題根源，進而有效解決問題，避免出現責任推諉的情況。一旦在電子文件歸檔及移交過程中，并未規范歸檔與移交手續，極易影響電子文件歸檔與移交工作質量，甚至不利于電子文件實際使用價值的發揮。待電子文件歸檔與移交鑒定檢測完成后，需辦理歸檔和移交手續，規范填寫相關內容并蓋章確認，保證管理的有效性，從而為電子文件管理成效的改善打下良好基礎。

（三）劃定保存期限

對于電子文件來說，其價值往往存在一定期限限制，因此在電子文件歸檔及移交過程中，要在規定期限內來整理電子文件，及時刪除不存在利用價值的文件。因此在電子文件歸檔及移交體系建立過程中，要結合電子文件具體情況科學設置保存期限，保證電子文件保存的真實性、完整性與嚴密性。針對超出期限的電子文件，在不存在特殊要求的情況下可以將其刪除或者粉碎，這是保證電子文件得以安全和保密歸檔移交的關鍵條件。

三、電子文件的歸檔及移交體系的健全

（一）建立專用網絡系統

電子文件與紙質文件相比，其特殊之處在于，以虛擬網絡為存在環境，這就導致電子文件時刻受到網絡病毒及其他網絡危害的威脅，若想要保證網絡環境安全，并順利完成電子文件歸檔與移交，就必須要建立專用的網絡系統，以此來為電子文件歸檔和移交提供優良環境，促進各項工作的順利開展，為電子文件的篩選和存儲提供便利。

（二）脫機進行電子文件保存

電子文件的保護可通過脫機保存處理來實現，尤其是在網絡環境下電子文件面臨著巨大的風險，硬盤和磁盤都可能被盜取，而通過脫機保存的方式，能夠切實保障電子文件安全，為其真實性與完整性提供保證，促進電子文件可利用價值的展現。

（三）建立質量體系

為保證電子文件的價值性，要規范開展電子文件歸檔與移交工作，在這一過程中，質量體系的建立，能夠滿足電子文件歸檔與移交需求，為其真實性、安全性與完整性提供可靠保證。在電子文件歸檔與移交過程中，需要規范鑒定并檢驗，這是保證電子文件真實性的關鍵條件。電子文件歸檔與移交安全主要通過脫機儲存來實現。在電子文件歸檔過程中，要明確其價值性，滿足后續查閱需求，并確保在保存期限內不會出現其他問題，從而提升電子文件的保密性。可以說，質量體系的建立，能夠為電子文件歸檔和移交的實現提供可靠支持，促進整個體系的順利構建，保證電子文件的真實性與有效性，避免保存期限內出現其他問題，從而更好的為各項工作的開展提供服務。

四、結語

綜上所述，在電子文件管理過程中，建立電子文件歸檔及移交體系，能夠為電子文件安全提供保障，并且有助于改善工作效率。因此在電子文件歸檔及移交體系建立過程中，要明確相關注意事項，通過質量體系和專用網絡體系的建立，來為電子文件歸檔及移交提供支持，切實改善電子文件歸檔與移交工作成效。

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