信息化技術在報社檔案管理中的應用探討

趙愛民

摘要：報社檔案管理，直接關系到報社信息資源傳播的時效性和流暢性?；诖?，本文以濰坊日報社為例，著重對信息化技術在報社檔案管理中的應用要點進行探究，以達到充分發揮新技術優勢，實現報社信息管理體系優化的目的。

關鍵詞：信息化技術;報社檔案管理;實踐要點

報社檔案管理，是報社信息資源管理的主要部分，它直接關系到報社信息傳播的質量。研究表明，合理的將現代化技術融合到檔案管理日常工作中，可保障報社信息處理的明確性和系統性，是一種高效率的信息傳輸和整理方式。

一、報社檔案管理

報社檔案管理，是報社日常工作信息收集整理的重要環節，其工作內容主要包括日常信息管理、報社階段性信息收集管理、以及報社發展檔案管理三部分[1]。為實現報社檔案管理工作的有序開展，除了要準確、全面的進行信息收集，也必須有一個系統性的檔案管理體系。實際工作期間，應尤為注意報社檔案管理開展要點，方可適應現代社會信息結構多元化的需要。

二、信息化技術在報社檔案管理中的應用

將信息化技術融合在報社檔案管理工作中，需充分把握技術應用要點。筆者將其歸納為：

（一）自動化整體程序

報社檔案管理進行數字化更新后，主要采用了電子信息處理程序，將原有的實體文字檔案都整合為自動化信息處理體系。一方面，自動化檔案管理體系，利用IP通訊協議建立針對性報社檔案管理結構，用戶只要登錄該系統，它就會存儲報社每日存儲的新聞信息資源。另一方面，利用數字虛擬平臺創建空間性數檔案信息存儲空間[2]。即，我們所說的利用網絡云盤、云空間進行信息檔案存儲，這樣的信息存儲方式，可減少報社大量信息存儲時出現的信息結構混亂的問題。

如，濰坊日報社在進行檔案管理電子化技術創新期間，報社就采用數字化信息編程技術，創建了一個報社專用檔案管理通道。該通道以報社無線信息傳輸網址為基礎，開設檔案專用IP通道。當報社各部門進行新聞報道資源存儲時，編程結構自動選擇檔案管理專用IP地址，實現報社檔案管理信息的動態化管理。此外，本次報社檔案管理進行技術開發期間，報社還開展了虛擬化檔案管理存儲空間。即，以報社新聞資訊的名頭為文件名，將所有日常報社中所有報道的新聞信息、傳播出去的信息，均單獨存儲到報社新聞文件夾中。自動化、時間性分類的報社檔案管理方法，為報社內信息資源的流暢性應用和傳播提供了保障。

（二）流程化信息整合結構

信息化技術在檔案管理中的應用，體現為流程化信息整合結構的建立。傳統報社檔案管理工作以手動整合管理為主，無論是報社自身發展中檔案管理，還是日常信息檔案收集，均需要大量的人工作為輔助;同時，報社每日的新聞報道內容要，大規模進行信息初步整理、優化、發表、傳播，各個環節之間的關聯密度性較低，將數字化技術應用到報社檔案管理中，可直接利用相應的程序軟件進行檔案咨詢收集和整理。即，只要用戶初步輸入檔案管理的內容，后續信息處理、發表、傳播等各個環節就可以自動進行實施了。

如，濰坊日報社為提升檔案管理的效率，就將信息化技術應用到檔案管理工作中。其一，信息化技術作為企業人員、發展檔案管理的手段。管理人員將企業中所有員工的工作情況、工作責任進行電子化記錄，并對應的編入到企業人資方案管理體系中;依據員工工作變動，隨時進行局部性人員檔案調整即可。另一方面，實行日常信息檔案數字化管理戰略。按照報社日常新聞資訊檔案的實際需求，建立報社資訊檔案管理模式，該模式下主要包括：新聞編輯、新聞整合優化、新聞排版、新聞發表四部分。當報社接對某一條新聞資訊進行編寫時，編輯人員可通過網絡獲取新聞相關資料，并依據新聞內容進行稿件撰寫，完成后電子傳輸給新聞資訊優化人員;優化人員對新聞資源檔案資料進行審核、檢查后，再傳輸到新聞排版環節;工作人員利用PS技術，對新聞資訊進行專業排版處理，最終經新聞資訊處發表出去。這四個環節中的新聞內容處理工程，均會在電子檔案管理過程中，形成一個對應性電子檔案生成體系。這樣有針對性的日常咨詢檔案管理方法，可避免終極新聞檔案咨詢稿件丟失，導致新聞報社其他環節的工作受影響，是一種較有效的咨詢服務方法。

（三）搭建檔案信息查詢窗口

數字化技術在報社檔案管理中的應用，也體現數字化技術可實現存儲檔案的快速查詢。傳統的報社信息檔案搜索，需人工大規模進行信息內容查找，而運用信息技術進行報社檔案管理后，用戶只需在數字化查詢窗口上填入查詢內容，就可以找到相關咨詢，檔案管理信息資源的應用便捷性明顯提升。當前，報社檔案管理中的信息資源主要包括：內容關鍵詞查找、客戶名查詢、時間查詢三類形式，這也是信息化技術在報社檔案管理中應用的體現。如，用戶想要查詢與“食品”有關的檔案資料，可直接在檔案管理搜索區域填寫“食品”，與其相關的信息會自動彈出。

（四）信息安全防護體系

信息化技術在報社檔案管理中的應用，也體現為系統信息安全防護結構科學性融合。其一，數字化程序以16位或者64位安全程序代碼，進行檔案信息長期性防護，系統可自動進行檔案信息保護，與傳統的紙質檔案保存防護策略相比，安全性更高。其二，無紙化信息程序可在虛擬空間中長時間保存，由此，只要報社運用信息化技術進行檔案管理，檔案信息自動丟失、或者檔案信息殘缺的問題基本上不會發生。

三、結論

綜上所述，信息化技術在報社檔案管理中的應用探討，是數字化程序在社會發展中融合的體現。在此基礎上，本文通過自動化整體程序、流程化信息整合結構、搭建檔案信息查詢窗口、信息安全防護體系，剖析報社檔案管理數字化技術實施要點。因此，本篇文章的研究結果，將為社會信息資源多元化探索提供方法參考。

參考文獻：

[1]戴軍.新媒體技術在推動檔案管理信息化進程中的應用分析[J].辦公室業務，2018（19）：55.

[2]王端.淺談信息化管理技術在人事檔案管理中的應用[J].數字技術與應用，2018，36（08）：213-214.