淺談電子化在事業(yè)單位檔案管理中的發(fā)展趨勢(shì)

摘要：隨著生活節(jié)奏逐漸加快，電子檔案的高效率逐漸獲得人們的認(rèn)可。電子檔案雖為大部分人提供了更為便捷的服務(wù)，同時(shí)也帶來了許多新問題。管理安全和難度都有所提高，構(gòu)建安全的檔案管理系統(tǒng)成為了企業(yè)和事業(yè)單位重點(diǎn)關(guān)注問題。本文剖析了檔案管理中尚存問題，并提出了可行性對(duì)策。以期為檔案管理工作者提供參考和建議。

關(guān)鍵詞：電子化;事業(yè)單位;檔案管理;發(fā)展趨勢(shì)

新時(shí)期，為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，電子化檔案管理是必然的發(fā)展趨勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法適應(yīng)新時(shí)期的需求，因此，進(jìn)行檔案管理模式改革和重建具有重要意義。不僅能夠減輕工作者繁雜的工作程序，同時(shí)能夠有效提升檔案管理的時(shí)效性。

一、電子化在事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員素質(zhì)匱乏

新時(shí)代背景下，逐漸提高了對(duì)電子檔案管理的要求，并且對(duì)管理人員素質(zhì)要求也越發(fā)嚴(yán)格。然而，目前我國(guó)的大部分事業(yè)單位，并不具備高素質(zhì)的檔案管理人員，大部分的管理者自身素養(yǎng)偏低，綜合素質(zhì)和自我管控都有待提高。并且許多新進(jìn)入事業(yè)單位的員工，由于自身本就缺乏實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)，面臨每天巨大的工作量，以及分散的工作內(nèi)容，使許多新員工無法在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)工作。除此之外，我國(guó)大部分事業(yè)單位，每年人員流動(dòng)幾率普遍偏高，許多在職員工也屬于流動(dòng)式工作，由于缺少固定的檔案管理人員對(duì)新員工進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致新員工無法完全勝任工作，在實(shí)際的電子檔案管理中常出現(xiàn)紕漏的問題。

（二）檔案管理尚存一定風(fēng)險(xiǎn)

傳統(tǒng)的檔案管理，均采用紙質(zhì)版進(jìn)行材料整理和收集，最后統(tǒng)一進(jìn)行保管。但是隨著檔案電子化管理后，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行資料整理和收集雖具有一定的便利性，然而互聯(lián)網(wǎng)是相通的，會(huì)為檔案安全管理帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)和隱患。電子檔案收集過程中，通常是通過文件的形式通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行傳送，傳送的過程中必然會(huì)帶來一些電腦病毒，甚至?xí)?dǎo)致電子檔案亂碼、泄露等情況，為檔案安全管理埋下了巨大的隱患。許多事業(yè)單位甚至遭到過病毒黑客等問題，許多單位職工信息均被泄露，為單位員工帶來了一定困擾，并對(duì)生活造成了諸多不便。

（三）檔案管理方式不夠規(guī)范

隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步，電子化的檔案管理形式早已廣泛運(yùn)用于企業(yè)和事業(yè)單位的管理中，但卻并未完善相關(guān)的管理機(jī)制。相對(duì)于之前的紙質(zhì)版檔案而言，人們保管更加細(xì)致，因?yàn)閮H有一份丟失很麻煩。然而現(xiàn)在的電子檔案基本都有備份，管理人員則忽視了電子檔案精細(xì)化管理的重要性。除此之外，因缺少系統(tǒng)化的管理機(jī)制，許多電子檔案在保管過程中，經(jīng)常出現(xiàn)管理人員忘記哪些是備份的，哪些沒有進(jìn)行過備份，為管理人員之間帶來了一定的爭(zhēng)議和分歧。

二、電子化在事業(yè)單位檔案管理中發(fā)展對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案素質(zhì)管理人才建設(shè)

電子檔案雖大部分依靠技術(shù)支持運(yùn)行，但管理人才也起到了關(guān)鍵性的作用。在進(jìn)行電子化檔案管理過程中，管理人員需具備一定的專業(yè)技能，熟悉并深入了解電子檔案管理的基本工作內(nèi)容，在工作中發(fā)生突發(fā)情況時(shí)，能淡定自如的應(yīng)對(duì)，并對(duì)關(guān)鍵信息的價(jià)值有自己的判斷，了解管理過程中的主要資料，根據(jù)事業(yè)單位的規(guī)章制度開展高效的管理工作。事業(yè)單位在進(jìn)行管理人才選取時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注管理人員的綜合能力，盡可能避免人才調(diào)動(dòng)和調(diào)整，為檔案管理提供基礎(chǔ)人才保障，促進(jìn)工作效率的有效提升。電子檔案管理人員，應(yīng)跟隨科技的發(fā)展，不斷完善自身綜合能力，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，不斷掌握更多的計(jì)算機(jī)專業(yè)技能，將高素質(zhì)人才作為發(fā)展目標(biāo)，事業(yè)單位應(yīng)定期進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)，充分發(fā)揮管理工作者的優(yōu)勢(shì)，盡量將每個(gè)人分配到最合適的崗位上，提高檔案管理的整體工作效率。

（二）為檔案管理提供技術(shù)支持

若想在最大程度上維護(hù)電子檔案的安全，其硬件設(shè)施是保障系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行的關(guān)鍵性因素。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案，在管理過程中，不僅耗費(fèi)了大量的成本和空間，同時(shí)在使用檔案時(shí)查找程序極其繁瑣，消耗了大量的人資和物資。然而對(duì)比之下，電子檔案管理則具有很多優(yōu)勢(shì)，不僅為管理者節(jié)省了大量的時(shí)間空間，同時(shí)省去了復(fù)雜的查找程序。但是電子檔案管理對(duì)管理系統(tǒng)的硬件設(shè)施，具有十分高的要求。為了保障檔案的安全和物盡其用，事業(yè)單位在進(jìn)行硬件設(shè)施選取上，應(yīng)拒絕盜版軟件，并進(jìn)行定期的電腦殺毒。電子檔案在很大程度上提高了檔案管理的工作效率，擺脫了傳統(tǒng)管理模式的多方面限制，節(jié)省了紙張，提高了檔案的利用率。

（三）構(gòu)建檔案管理安全保障系統(tǒng)

電子化檔案管理中的安全問題是事業(yè)單位的重點(diǎn)關(guān)注問題。基于管理人員的安全角度而言，檔案管理人員應(yīng)時(shí)刻保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，禁止任何人員對(duì)外泄露文件。與此同時(shí)，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的訪客制度，對(duì)瀏覽時(shí)間進(jìn)行相應(yīng)規(guī)定，為電子檔案安全運(yùn)行提供保障。首先，事業(yè)單位應(yīng)定期進(jìn)行硬件設(shè)備檢查和維修，保障硬件在管理中無質(zhì)量問題，嚴(yán)謹(jǐn)盜版軟件為電子檔案管理帶來安全隱患。其次，事業(yè)單位應(yīng)定期進(jìn)行員工安全管理培訓(xùn)，增強(qiáng)安全管理意識(shí)，定期對(duì)電子系統(tǒng)進(jìn)行病毒掃描和殺毒，保證電子系統(tǒng)的安全運(yùn)行。最后，為防止網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)事業(yè)單位的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行惡意攻擊，事業(yè)單位應(yīng)設(shè)置多道防火墻，避免檔案泄露帶來的損失和不便。

三、結(jié)語(yǔ)

綜述，檔案電子化管理已成為必然的發(fā)展趨勢(shì)，無論企業(yè)還是事業(yè)單位都應(yīng)提高重視程度。事業(yè)單位應(yīng)不斷分析電子化管理過程中出現(xiàn)的問題，不斷摸索創(chuàng)建新型管理模式，提升檔案管理的安全性和效率。通過加強(qiáng)檔案素質(zhì)管理人才建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)，同時(shí)事業(yè)單位應(yīng)為檔案管理提供技術(shù)支持，保障管理系統(tǒng)的安全，促進(jìn)電子化檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：徐志忠（1968.05.17-），男，滿族，河北灤平縣人，單位：承德市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局，職稱：經(jīng)濟(jì)師，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理。