談如何做好婦幼保健檔案的管理

吳波

摘要：婦幼保健在具體工作中產(chǎn)生的婦女和幼兒兩個(gè)保健系統(tǒng)管理記錄及其它特定科研項(xiàng)目的計(jì)劃、樣本記錄、統(tǒng)計(jì)資料、研究論文、工作計(jì)劃總結(jié)、經(jīng)費(fèi)投入和支出的原始憑證等需要婦幼保健工作人員在進(jìn)行婦幼保健工作的同時(shí)進(jìn)行管理。對(duì)這項(xiàng)婦幼保健包含卻具備檔案保管性質(zhì)的專項(xiàng)工作，中國(guó)婦幼保健雜志曾收納多篇專項(xiàng)論文從婦幼保健院、婦幼保健臨床工作點(diǎn)、國(guó)家婦幼保健人事檔案管理角度對(duì)其進(jìn)行了實(shí)踐性的總結(jié)。它的產(chǎn)生是一個(gè)連續(xù)復(fù)雜且循序漸進(jìn)的過程，它的管理是與特定科研項(xiàng)目伴生的另一項(xiàng)特定的婦幼保健專項(xiàng)工作，不能與之分割。

關(guān)鍵詞：婦幼保健;檔案管理;工作探討

一、婦幼保健檔案作用分析

（一）重要依據(jù)

隨著信息產(chǎn)業(yè)、信息技術(shù)日益發(fā)展，對(duì)檔案工作要求進(jìn)一步提升。強(qiáng)化檔案建設(shè)，是檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需求，是提高高產(chǎn)孕齡產(chǎn)婦臨床手術(shù)、分娩、護(hù)理的重要依據(jù)。因此，對(duì)于建立婦幼保健檔案工作而言，法制化是其前提、基礎(chǔ)。隨著社會(huì)、經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，對(duì)醫(yī)院檔案人員的檔案管理能力、操作技能、業(yè)務(wù)知識(shí)，具有更高要求。為促進(jìn)婦幼保健檔案發(fā)展，需始終堅(jiān)持依法管理原則。檔案管理只有制度化，方可發(fā)揮檔案管理作用。為提升檔案收集與整理水平，必須加強(qiáng)檔案保護(hù)、利用，推動(dòng)?jì)D幼保健事業(yè)發(fā)展。近些年來，婦幼保健檔案管理朝著規(guī)范化方向發(fā)展。但是在新時(shí)代背景下，婦幼保健檔案管理工作要求更高。因此，各區(qū)域均需依法管理婦幼保健檔案，結(jié)合醫(yī)院特色特點(diǎn)，完善檔案管理的法律、法規(guī)，確保檔案管理有章可循、有法可依。

（二）領(lǐng)導(dǎo)決策的參考

通過匯編婦幼保健院的病歷檔案、數(shù)字信息等醫(yī)療信息和制度，有助于量化分析婦幼保健院的各個(gè)科室工作情況，進(jìn)而便于對(duì)醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)患醫(yī)療費(fèi)用的變化進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，有助于婦幼保健院的領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握重要數(shù)據(jù)資料，制定并實(shí)施措施，實(shí)現(xiàn)婦幼保健院全面、健康發(fā)展。

（三）后勤工作的依據(jù)

在婦幼保健院各項(xiàng)工作中，基礎(chǔ)建設(shè)是重要的組成部分之一。而檔案不僅能夠?yàn)閶D幼保健院的規(guī)劃、建設(shè)以及管理提供詳細(xì)的歷史數(shù)據(jù)，還有助于為各類醫(yī)療糾紛和查閱歷史文獻(xiàn)提供依據(jù)。因此，檔案管理有助于促進(jìn)婦幼保健院的后勤建設(shè)工作。

二、完善措施

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案工作所面臨的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理模式都在發(fā)生變化，高科技也應(yīng)用到檔案管理工作中，因此，提高檔案人員的素質(zhì)，是推動(dòng)檔案工作的關(guān)鍵。各級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案人員培養(yǎng)納入單位人才培養(yǎng)計(jì)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等。檔案人員不僅要精通檔案管理的技術(shù)和方法，還要學(xué)習(xí)多媒體和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練使用計(jì)算機(jī)文檔管理軟件系統(tǒng)，并不斷學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，開拓檔案工作新思路，適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展需要。要保持檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定，做好檔案人員的思想穩(wěn)定工作，解決實(shí)際問題，為他們提供良好的發(fā)展平臺(tái)，使其能安心本職工作，從而促進(jìn)檔案工作持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

（二）提高檔案的現(xiàn)代化管理水平

隨著婦幼保健事業(yè)的快速發(fā)展，對(duì)檔案信息的需求會(huì)越來越大，不僅要求獲取的信息具有系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性，而且要求獲取的時(shí)間迅速、及時(shí)。所以，對(duì)檔案管理提出了更高的要求，檔案的開發(fā)利用僅靠傳統(tǒng)的管理方法和落后的技術(shù)手段，難以滿足工作需要。必須完善現(xiàn)代化管理手段，建立一個(gè)能充分挖掘婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)在價(jià)值的、使其高效及時(shí)為社會(huì)各層次提供高質(zhì)量信息的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。要進(jìn)一步加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入，不斷完善檔案室的保管條件，以現(xiàn)代科學(xué)的管理方法和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，實(shí)行計(jì)算機(jī)文檔一體化管理。要根據(jù)單位實(shí)際工作情況，建立必要的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，配置現(xiàn)代化辦公設(shè)備，加快檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化。提高檔案管理的制度化建設(shè)建立健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。檔案工作是一項(xiàng)頭緒多瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會(huì)無章可循。各級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)要結(jié)合自身特點(diǎn)和發(fā)展需要，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度，并在抓落實(shí)上下功夫。婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案藏儲(chǔ)應(yīng)做到“三有”：即有價(jià)值、有重點(diǎn)、有特色。同時(shí)應(yīng)理順管理體制，建立科學(xué)的檔案管理體系。上級(jí)單位要加強(qiáng)對(duì)所屬單位檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，實(shí)行考核評(píng)價(jià)。各類檔案要實(shí)行集中統(tǒng)一管理，使各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作與歸檔工作實(shí)行同步管理，把檔案工作納入科研、計(jì)劃、項(xiàng)目管理和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。進(jìn)一步完善檔案整理細(xì)則，使檔案的整理更加科學(xué)、全面、完整，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）要秉持科學(xué)安全的檔案管理理念

檔案管理工作關(guān)系到婦幼保健院的整體運(yùn)營(yíng)，提升檔案管理工作的科學(xué)性和信息化水平，對(duì)于提升綜合管理水平，具有十分重要的意義，可以有效提升婦幼保健院管理的效率和穩(wěn)定性，可以為診療服務(wù)業(yè)務(wù)工作體系奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在工作實(shí)踐中，檔案管理仍存在很多盲點(diǎn)和誤區(qū)，針對(duì)工作中存在的問題與風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行有針對(duì)性的改進(jìn)，是現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展的重要方向。從工作性質(zhì)來看，婦幼保健院檔案管理工作相對(duì)較為復(fù)雜，管理工作也存在一定的復(fù)雜性，在這樣的背景下，提升信息化建設(shè)水平，可以提升檔案管理效率，減小工作安全隱患。在婦幼保健院總體工作實(shí)踐中，由于工作重心和工作理念的偏差，很多工作人員認(rèn)識(shí)不到檔案管理工作的重要性，在開展工作的過程中，固守傳統(tǒng)的工作方法和工作模式，工作總體效能不高，工作提升空間比較大?；诖?，對(duì)于婦幼保健院檔案管理而言，具有較大的提升空間，通過提升工作效率，提高了檔案管理工作的綜合水平。

三、結(jié)束語(yǔ)

婦幼保健院檔案是婦幼保健院發(fā)展的重要記錄，不僅能夠真實(shí)反映出其在不同時(shí)期的發(fā)展情況，而且還對(duì)其未來規(guī)劃具有重要的指導(dǎo)作用。不管什么時(shí)候，婦幼保健院都應(yīng)該高度重視檔案管理工作，并采取有效措施加強(qiáng)檔案管理，進(jìn)而促進(jìn)婦幼保健院的健康、持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。而建立婦幼保健檔案的目的在于掌握孕產(chǎn)婦健康狀況，為保護(hù)孕產(chǎn)婦提供衛(wèi)生保健服務(wù)，提供綜合性、連續(xù)性服務(wù)。

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