信息時代下檔案管理工作的創新進展

白曉明

摘要：在信息時代下企業原有的檔案管理工作全面全新的機遇和挑戰，一方面，信息技術為檔案管理提供了更多技術手段的支持，另外一個方面，信息時代下魚龍混雜的信息加大了檔案管理工作難度。為此，文章結合當前信息時代下檔案管理工作發展現狀，為如何優化信息時代下檔案管理工作的創新進行策略分析。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;工作創新

檔案是我國國家機關、組織、個人在社會活動中作為記錄來保存文字、聲像、圖表等信息的文字材料形式。檔案是一種社會信息資源，有效的檔案管理能夠為企業長遠、可持續發展提供重要力量支持。信息時代的到來對企業檔案管理提出了更高的要求，為此，文章結合實際就如何在信息時代下創新檔案工作發展進行策略分析。

一、檔案管理信息化發展的必要性分析

在現代信息技術和科技的發展支持下我國檔案管理開始朝著信息化的方向發展，在計算機技術和大數據的支持下，檔案傳輸文件實現了數字化、信息化歸檔管理，和以往相比有效提升了檔案管理效率。檔案管理信息化發展的必要性具體表現在以下幾個方面：第一，信息采集更加方便快捷。在信息化時代下，檔案管理工作的信息化發展成為一種必然，在強大計算機系統和網絡的支持下能夠提升檔案信息管理成效，提高信息收集整理的速度。第二，實現檔案管理的高效化發展。信息時代下檔案管理工作開始應用先進的電子設備、現在技術手段等，在這些先進技術力量的支持下能將以往的紙質檔案匯總成電子檔案，由此在無形中提升了檔案管理成效。

二、信息時代下檔案管理工作發展存在的問題

（一）檔案信息化服務建設思想理念落后

在信息時代下，企業檔案管理信息化服務對象從領導層擴展到企業基層;服務范圍從內部擴展到內外部的結合。但是從發展實際情況來看，在信息的保密、安全以及效益獲取等方面仍然存在一些問題，檔案信息化服務建設思想理念落后。

（二）信息時代下檔案管理規劃設計滯后

檔案信息資源的生成和管理是多空間、多分割結構的，因此在受到資金、規范等因素限制的情況下檔案信息管理難以制定出有效的方案。同時，受資源信息變化的影響，檔案信息化管理系統設計具備較強的不確定特點。

（三）信息時代下檔案管理存在資源共享問題

信息時代下檔案管理資源共享受政策、資金、法律和企業發展壁壘等方面的限制，雖然信息化技術加大了各類信息資源的集成化處理，但是這些信息資源的使用還沒有在真正意義上實現有效共享。

三、信息時代下檔案管理工作的創新策略

（一）實現檔案管理理念的創新

在信息時代下，檔案管理工作需要創新以往的發展思想理念，使檔案管理擺脫以往思想的束縛，結合社會發展需要不斷擴寬檔案管理的使用范圍和使用方式。檔案管理理念的創新關鍵是在檔案管理上要突破傳統的束縛，提升檔案管理創新發展效率，結合企業發展實際情況制定切實可行的檔案管理工作方案。另外，在檔案的使用上還需要實現一體化、集中化管理，借助大數據技術和信息技術來將零散的答案信息整合在一起，并對所有檔案信息進行登記造冊管理，提升檔案管理成效。

（二）實現檔案管理手段的創新

第一，加強對電子信息的自動上傳。在檔案管理中需要相關人員加強對電子文件自動上傳和收集整理的重視，借助現代的信息技術實現對電子信息檔案的自動歸檔。第二，實現檔案的在線服務管理。借助互聯網信息技術強化檔案資源的線上服務，在人們需要查詢某類信息的時候，借助網絡系統就能夠獲取。

（三）實現檔案管理人員的創新

從事基層檔案管理工作的人員是一線人員，因而想要在信息時代下提升檔案管理工作成效需要加強對檔案管理人員的培訓和管理。通過培訓管理強化檔案管理人員之間的有效溝通交流，引導他們能夠對自己在工作上遇到的問題進行討論研究，在發現問題、分析問題和解決問題的過程中提升自己的工作創新能力。另外，在信息時代下，檔案管理工作人員不僅要具備基本的檔案管理知識、技能，而且還需要具備較高的信息素養和創新能力。為此，在工作中需要引導檔案管理人員積極到網絡上不斷學習檔案管理最新技術知識和管理手段，強化自己的檔案信息化管理能力。

（四）實現檔案資源共享的創新

當前，檔案管理各部門之間的信息使用比較分散，在檔案管理的過程中各部門人員各自為政，在信息的使用上缺乏必要的溝通，更沒有打造出一個能夠實現信息共享的資源平臺。針對這個問題，檔案總部需要鼓勵各部門之間進行有效的工作交流，在交流中明確檔案管理和使用的重心，從而更好的發揮出檔案資源的應用作用。

（五）實現檔案服務領域的創新

在社會大環境的變化下，人們的思想觀念也會發生變化，即人們開始希望通過有效的信息來更好的了解社會發展政策，根據政策和信息資源情況進行有針對的投資。為了能夠實現這一發展目標需要檔案管理工作開展的與時俱進、開拓創新。一方面，在信息時代下，檔案管理工作需要拓展服務范圍，增強檔案資料信息的針對性和有效性。另外一個方面還需要讓有需要的人更為方便、快捷的使用各類檔案信息，在真正意義上發揮出檔案在促進社會發展方面的作用。

四、結束語

綜上所述，在二十一世紀人類社會進入到共享信息資源的時代，同時，信息時代的到來也對檔案管理帶來了無限生機和希望。但是在龐大的信息資源背景下檔案信息的匯總和分類管理面臨更加繁瑣和復雜的處理。為此，需要相關人員能夠辯證認識信息時代下的檔案管理，在深刻認識信息資源利弊的情況下，從思想理念、體制機制、人員素質、服務領域等方面思考怎樣在信息時代下創新企業檔案管理，旨在能夠更高的發揮出資源檔案在帶動社會發展方面的作用。

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