淺談行政檔案信息化管理的改革策略

張目

【摘 要】行政檔案管理作為事業(yè)單位行政部門的重要工作內(nèi)容，其復(fù)雜性毋庸置疑，檔案管理質(zhì)量在極大程度上關(guān)乎著單位各項行政工作的開展效率。隨著當(dāng)今社會的發(fā)展，信息化時代已經(jīng)到來，行政檔案管理工作順勢而為應(yīng)用信息化技術(shù)工具實施全面改革意義重大且勢在必行。文章從此視角出發(fā)，在明確行政檔案管理工作基本特征的基礎(chǔ)上，聯(lián)系實際探討行政檔案管理信息化改革要求，進(jìn)而提出行政檔案管理信息化改革的保障性措施，以期為行政檔案科學(xué)化管理水平的提升貢獻(xiàn)綿薄之力。

【關(guān)鍵詞】行政檔案;檔案管理;信息化

【中圖分類號】G270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2019）08-0266-02

行政檔案是承載行政事業(yè)單位各項重要工作信息的載體，主要包括行政文件、科研項目材料、系統(tǒng)平臺的建設(shè)項目材料及合同文件等，是行政事業(yè)單位極具價值的信息資料，因此行政檔案管理工作始終是一項至關(guān)重要的工作，被提出越來越高的要求也是社會發(fā)展的必然。如今，我國信息技術(shù)的普及應(yīng)用已成定勢，傳統(tǒng)的行政檔案管理工作難以為繼，與時俱進(jìn)通過信息技術(shù)的有效應(yīng)用促進(jìn)行政檔案管理水平的提升成為當(dāng)務(wù)之急。雖然從整體來看，我國行政檔案管理的信息化改革已取得階段性成果，但依然有待進(jìn)一步加強。據(jù)此，針對行政檔案管理的信息化改革措施做更多深入研究，具有重要的理論和實踐價值。

1 行政檔案管理工作的基本特征

近年來，我國社會發(fā)展態(tài)勢尤為迅猛，行政事業(yè)單位所承擔(dān)的工作內(nèi)容也不斷增加，檔案作為單位工作實踐的重要信息載體，其內(nèi)容、類型和數(shù)量的快速增長亦是必然趨勢。與此同時，隨著行政檔案管理工作重要性的不斷提升，也在理論和實踐的推動下使得管理理念和方法始終在變革，無論是規(guī)范性還是科學(xué)性都顯著提升。但與其他類型的檔案相比，行政檔案的差異性明顯體現(xiàn)于其所具有的政治性、權(quán)威性、服務(wù)性與執(zhí)行性等主要特征，主要根源在于行政檔案承載的都是單位的行政管理活動，是黨的路線方針與政策執(zhí)行情況的記錄[1]。因此，只有使用科學(xué)的手段保證行政檔案管理質(zhì)量，才能有效發(fā)揮行政檔案的價值，助力于行政事業(yè)的良好和穩(wěn)定發(fā)展。

2 行政檔案管理信息化改革的要求

信息技術(shù)發(fā)展至今，已憑借明顯的應(yīng)用價值而成為各個行業(yè)領(lǐng)域提高工作效率的重要動力。在此形勢下，行政檔案管理工作也擁有了新的機遇，明確信息化改革的現(xiàn)實要求，做好行政檔案基本管理工作，對于提高行政檔案管理科學(xué)化水平具有重要作用。

2.1 做好基礎(chǔ)信息的整理工作

眾所周知，檔案的價值即在于其所承載的信息記錄，傳統(tǒng)時期的行政檔案管理信息整理均需要依賴于人力，不僅效率低下，信息真實性與可靠性也難以保證。而信息化的應(yīng)用，則依托于先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢而全面提高了檔案基礎(chǔ)信息的整理效率，但現(xiàn)實中卻需要以相關(guān)人員能夠具備足夠的專業(yè)知識、職業(yè)道德和技術(shù)能力為基礎(chǔ)[2]。因此，利用信息技術(shù)做好基礎(chǔ)信息的整理工作是行政檔案信息化改革的首要前提，只有確保基礎(chǔ)信息整理工作的準(zhǔn)確性和高效性，才能保證行政檔案管理的科學(xué)性。

2.2 確保檔案合理分類與歸納

在做好基礎(chǔ)信息資料整理工作的基礎(chǔ)上，還需要應(yīng)用信息技術(shù)對基礎(chǔ)資料做進(jìn)一步核實和篩選。一方面，要根據(jù)實際情況對檔案信息的準(zhǔn)確性加以有效判斷，以保證行政檔案作為行政決策依據(jù)的重要價值;另一方面，需利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息所具有的可用性加以分析和評估，剔除無效信息、保留關(guān)鍵信息。在此基礎(chǔ)上，利用檔案管理系統(tǒng)的功能對檔案進(jìn)行合理的分類和歸納，以保證檔案信息價值含量的有效提升。

2.3 提高信息輸入輸出的效率

檔案內(nèi)容在信息系統(tǒng)當(dāng)中的錄入和輸出，均是實現(xiàn)檔案價值的必要途徑。日常工作中無論是對檔案的使用還是創(chuàng)建，都需要通過信息系統(tǒng)來實現(xiàn)。通過信息數(shù)據(jù)庫存儲檔案的意義毋庸置疑，不僅為實體檔案的存儲節(jié)約了大量的空間，更大大提升了檔案信息的錄入和調(diào)取效率[3]。因此，為了能夠進(jìn)一步提高行政檔案管理的科學(xué)性，有必要在實際工作中探索更多方法促進(jìn)檔案信息輸入和輸出效率的提升，此為行政檔案科學(xué)管理的一大現(xiàn)實要求。

3 行政檔案管理信息化改革的保障性措施

雖然當(dāng)前在行政檔案管理中引入信息技術(shù)已經(jīng)初見成效，但憑借信息技術(shù)的優(yōu)勢，決定了行政檔案管理對此的應(yīng)用價值有著無限的拓展空間。也就是說，行政檔案管理的信息化改革將是一個無止境的過程，要想保證信息化改革進(jìn)程能夠始終保持科學(xué)性，則需要以做好基本的保障工作為前提。通過分析，本文認(rèn)為應(yīng)著重做好以下工作。

3.1 創(chuàng)新信息化檔案管理理念

管理理念對管理質(zhì)量和效率的決定性影響毋庸置疑，因此創(chuàng)新信息化行政檔案管理理念的意義在于能夠為檔案管理水平的不斷提升提供基本的保障。具體而言，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)重視行政檔案管理的價值，順應(yīng)信息化發(fā)展態(tài)勢，將檔案管理的信息化改革明確定位于數(shù)字化和現(xiàn)代化方向，以科學(xué)發(fā)展觀作為思想的指導(dǎo)，打破固有思維局限，增強創(chuàng)新意識，促進(jìn)檔案管理理念的不斷更新，只有這樣，才能幫助行政事業(yè)單位提高檔案管理的科學(xué)性，并在以后的信息化檔案管理模式改革進(jìn)程中提高適應(yīng)性，更高效地解決更多問題。

3.2 落實動態(tài)化檔案管理機制

盡管現(xiàn)如今行政檔案管理工作不斷被提出更高的要求，但現(xiàn)實工作中卻不應(yīng)當(dāng)被一些固化的檔案管理思維模式所束縛。畢竟信息技術(shù)的發(fā)展具有極其靈活的動態(tài)性，那么，要想保證行政檔案管理質(zhì)量，顯然也需要緊隨信息技術(shù)的變革而對管理方式做出更多調(diào)整，也就是要貫徹落實動態(tài)化的行政檔案管理機制，即依托信息技術(shù)平臺實時更新行政檔案信息，并實現(xiàn)檔案信息的共享，使檔案所承載的各類信息資料的可用價值不斷提升[4]。

3.3 強化檔案管理信息化水平

采取有效措施不斷提升行政檔案管理的信息化水平，無疑是檔案管理信息化改革的最根本目標(biāo)，是驅(qū)動行政檔案管理進(jìn)入現(xiàn)代化模式的必經(jīng)途徑。關(guān)于傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端已無須贅述，隨著信息技術(shù)在行政檔案管理領(lǐng)域的覆蓋，其優(yōu)勢顯而易見。因此，未來的側(cè)重點應(yīng)當(dāng)更多地放在對信息系統(tǒng)功能的豐富和創(chuàng)新層面，一方面各行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)著力加大對檔案管理人員信息技術(shù)能力的培訓(xùn)力度，另一方面應(yīng)督促技術(shù)部門全面加大對檔案管理系統(tǒng)功能的創(chuàng)新開發(fā)力度，促進(jìn)檔案管理信息化水平的持續(xù)提升，提高行政檔案信息的實用價值和共享效率。

3.4 提高檔案管理人員的能力

檔案管理人員的能力建設(shè)，無疑是決定行政檔案管理水平的重要基礎(chǔ)。因此，各單位有必要基于對行政檔案管理的高度重視，有效提升相關(guān)人員的能力和素質(zhì)。一方面，要加大對相關(guān)人員的培訓(xùn)力度，除了基本業(yè)務(wù)技能方面之外，更要做好職業(yè)道德素養(yǎng)的建設(shè)工作，以為行政檔案內(nèi)容的真實性和可靠性提供必要的保障;另一方面，人力資源部門應(yīng)將行政檔案管理信息化應(yīng)用效率納入到績效考核體系當(dāng)中，通過獎懲機制的約束對相關(guān)人員能力的提升起到倒逼作用，從而督促相關(guān)人員能夠從主觀層面大力推動行政檔案信息管理的信息化改革進(jìn)程，提高行政檔案管理的科學(xué)性與實效性。

4 總結(jié)

綜上所述，保證行政檔案管理質(zhì)量具有十分重要的意義，需要不斷深化對行政檔案管理工作的理論和實踐研究。信息化時代已經(jīng)到來，傳統(tǒng)的行政檔案管理模式弊端不斷凸顯，因此有必要牢牢把握住時代發(fā)展的機遇，順應(yīng)信息化時代發(fā)展浪潮，有力地推動行政檔案管理工作理念和模式的同步改革與創(chuàng)新，落實到實踐工作當(dāng)中則需要做好基礎(chǔ)信息的整理工作、保證檔案合理分類與歸納并確保信息輸入輸出的效率;而要想有效推動行政檔案管理的信息化改革進(jìn)程，更需要以創(chuàng)新信息化檔案管理理念、落實動態(tài)化檔案管理機制、強化檔案管理信息化水平和提高檔案管理人員能力等為基礎(chǔ)，發(fā)揮出信息化的最大價值，助力于行政檔案管理科學(xué)化水平的有效提升。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]吳秀杰.淺議行政檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2017（24）：306.

[2]劉思宇.行政檔案管理存在的問題以及新的管理思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（6）：125.

[3]楊洋.信息化條件下優(yōu)化醫(yī)院行政檔案管理的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（16）：158.

[4]李媞.行政檔案管理的創(chuàng)新思路分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（16）：103.

[責(zé)任編輯：高海明]