電力企業智慧檔案服務的優化途徑

方璇

摘 要：電力企業為我們生產生活中輸送電力資源，但是其智慧檔案對于我國能源互聯網的建設中起著重要作用。但是，在目前的電力企業中的檔案服務還存在的許多的缺陷，對其進行優化就尤為重要。

關鍵詞：電力企業;智慧檔案服務;優化途徑

引言

電力企業在日常生產經營管理以及相關建設過程中就會將有價值的文字、圖案等等保存下來，這就形成了電力企業的檔案。電力資源在促進我國經濟發展起著重要作用，因此，電力企業所留存的檔案對電力企業甚至對我國其他企業的發展都是一筆十分寶貴的財富，同時它在電力企業日常經營管理中也起著基石的作用。

1 現狀分析

1.1 檔案管理方式落后

在目前的電力企業檔案日常管理中，通常使用的為紙質版這種傳統的檔案管理，自互聯網普及以來，社會就已經進入了高速發展的信息化時代，傳統的檔案管理方式顯然無法跟上迅速發展的時代步伐，不論是在管理上還是在檔案借閱上，都十分不方便，而且傳統檔案管理方式保管也是一個大問題，紙質版不利于保管，一旦發生損壞，則會造成嚴重的后果。因此，需要對檔案管理方式進行改進，使其能緊跟時代步伐。

1.2 檔案管理模式落后

目前電力企業的檔案管理模式主要有以下兩種：第一種是由電力企業各個部門分別進行檔案資料的收集，最后再由檔案部門將各個部門的檔案收集起來進行統一管理。這種做法是以前電力企業的做法，而且現在也有不少電力企業是這樣做的。在這種檔案管理模式下，會淡化企業的檔案管理意識，很容易造成檔案無法按時歸檔或者遺失。第二種是檔案部門全程參與企業的檔案管理過程，包括收集檔案資料、整理、歸檔。這種檔案管理模式是由檔案部門全過程控制，可以確保檔案資料全部收集，也在一定程度上是檔案管理更加系統、科學。但是目前使用這種模式的電力企業還相對較少。

1.3 現代技術利用率低

互聯網時代的到來，企業檔案信息化已經是目前發展的一種大趨勢。因為現在所需要保存的檔案數據與之前相比增加了特別多，如果還是使用以前的紙質版來對檔案進行管理的話成本太高，而且需要大量的時間。因此，電力企業在檔案管理當面就必須轉變觀念，將現代技術充分運用于企業的檔案管理中去，向智慧檔案方向發展。

1.4 檔案開發利用不足

之所以要進行檔案管理，就是為了使檔案能夠得到充分開發利用，雖然有部分的電力企業已經開始運用現代技術來進行檔案管理，形成了數字檔案館，但不足之處就在于雖然數字化檔案已經可以在各部門之間流通，但是其功能并沒有被充分利用，而且有一部分功能還沒有被開發和不夠完善。

1.5 人員配置不夠合理

電力企業檔案管理工作并不輕松，從檔案資料的收集到最后歸檔，中間還有許多個步驟，而且在日常生產經營活動中，檔案還會被借閱等等，工作量相對來說是比較大的。但電力企業在檔案管理的人員數量較少，而且有部分人只是兼職檔案管理，這使得檔案管理的效率大大降低，因此，在人員配置這一塊還需要得到優化。

1.6 檔案服務較為單一

檔案服務水平在一定程度上體現了一個企業的檔案管理質量。電力企業發展越來越快，各種對外交往活動也越來越多，這就對檔案服務能力會有更高的標準和要求，但是目前檔案服務形式比較少，甚至過于單一，一般只可以進行借閱和編研，這已經完全跟不上電力企業的日常生產經營管理，因此，需要使檔案服務多元化。

2 提高電力企業檔案服務能力的措施

2.1 創新檔案觀念

擁有一個良好的觀念對于行動起著促進作用，因此，創新檔案觀念是電力企業在提高檔案服務能力首先需要做的。現在有一部分電力企業的檔案部門觀念較落后，而且檔案服務意識不強，這種觀念萬萬要不得，要將這種傳統的觀念摒棄，取而代之的應該是要樹立正確的觀念：為企業的日常生產經營管理活動服務。而且在為用戶服務的時候不能延續以前的那種等著用戶找上門，現在應該要朱勇為用戶提供相關服務。應該加強對相關人員的思想教育培訓，使其思想水平有所提高，樹立正確的服務觀念。

2.2 加大設施建設

建設完善的基礎設施是保障檔案服務水平的前提，沒有前提條件，所有說提高檔案服務水平都是紙上談兵。因此，電力企業應該加大對基礎設施的建設，主要有以下兩方面：第一當面是不斷完善相關硬件設備，使其能夠跟上時代步伐;第二方是建立一個可靠而且兼容性強的檔案管理平臺，以此增加便利性。

2.3 提升服務效能

只有掌握用戶需要什么，這樣才可以有針對性的進行完善和提高，才可以使檔案服務效能得到提高。這里所說的用戶，指的是電力企業的不同部門員工，因為部門不同，工作內容就有所差異，因此需求也是不同的，所以檔案部門要對不同部門員工的需求進行了解，才能提供合適的檔案服務。而且檔案部門除了要滿足用戶的需求外還可以加上一些個性化服務。

2.4 轉變管理模式

電力企業的管理模式要與時俱進，不能再繼續傳統的檔案管理模式。在信息化時代，電力企業應該讓所有部門的員工都參與到檔案管理中來，這樣可以大大提高效率。只有轉變管理模式，才能避免檔案歸檔不及時、遺失等問題，才能使檔案管理更加系統、科學。

2.5 注重資源整合

檔案資源可以促進檔案服務質量的提升，有利于電力企業的檔案服務的進一步優化，因此，要注重檔案資源整。在注重資源整合的同時要盡可能促進檔案服務的開發利用，使檔案信息資源可以被充分和高效利用。

2.6 建立有效監督服務

要想了解檔案服務是否有好的效果，那么反饋機制是必不可少的，而且這種反饋必須是實時的、沒有差錯的。當我們掌握了這些信息之后，才能夠意識到并且總結出服務中的一些不足之處，并采取一些相對應的措施做出改進，因此，反饋機制是急需建設的。反饋可使用的途徑多種多樣，例如用戶調查，利用后臺統計數據等，可以根據反饋所獲得的結果來進行分析，根據用戶的反饋來觀察檔案服務有沒有達到令人滿意的效果，用戶是否需要現有的這些服務，現在所實行的檔案服務有沒有哪些地方急需改進等。另外，監督也是必不可少的，利用用戶監督模式去監督各項檔案服務，有助于實現其民主化、科學化和專業化。

2.7 創建檔案文化，構筑長效機制

對于一個企業來說，其檔案文化是非常重要的，它借助于隱藏在企業檔案里面的文化內涵，對企業做出更好的檔案管理，能夠提升企業的文化氛圍。對企業檔案文化做出一些必要的宣傳，可以向外界展示本企業檔案所具備的影響力，這樣，能夠使企業檔案做到價值最大化。

3 結束語

就當前而言，對電力企業檔案服務能力做進一步提升具有十足的挑戰性。我們必須要正視當前企業在檔案管理方面的現狀，找出影響其提升的決定性的制約因素，結合實際提出改進措施，落實到位，這樣才能充分的去發揮其價值。

參考文獻

[1]秦麗莉.創新電力企業檔案管理探討[J].東北電力技術，2018，39（4）：56-59.