企業檔案高效化管理的重要性及策略探究

韋爾才

摘 要：企業檔案是對企業各種信息進行管理的記錄，也是企業發展的見證。在當前管理中，依據現代化社會的背景，必須了解發展形式要求。在檔案管理中把握住企業檔案管理的主流趨勢，如何合理開展各項工作成為關鍵，必須注意的是發揮檔案資源的作用，實施深入性分析。

關鍵詞：高效化;企業檔案;策略;重要性

一、企業檔案高效化管理的重要性

（一）高效化管理可以為檔案管理創造有利條件

在進行檔案管理的過程中，通過實施高效化管理模式可以更好地使檔案管理人員之間形成有效的連接，不斷提高協作效率，這樣可以化解在傳統模式下檔案管理可能存在的風險與矛盾，為構建完善的檔案管理體系奠定堅實基礎，同時也對常態化的檔案管理具有極大的促進作用[1]。

（二）有助于形成良好的檔案管理文化

在高效化管理模式下，企業需要加強檔案管理工作人員的業務素質培養，通過業務素質培養形成良好的企業管理文化，這樣可以落實各項規章制度，進而不斷提高整個檔案管理水平與此同時，還可以促使檔案管理工作逐步朝著制度化的方向發展，通過制度做好管理。

（三）啟發發展思路

企業決策是企業的核心，而決策恰恰建立在企業龐大、完整、可靠的信息基礎上。企業將過去和現在的各種情況、數據進行綜合分析，并與現實中的客觀條件和主觀條件進行比較，從而幫助企業對未來的發展做出科學的判斷。科學判斷和決策前的參考信息和數據就是從檔案信息中提取的[2]。企業通過這些檔案資料，能夠積累、掌握、判斷企業情況，如企業生產能力、技術潛力、物質條件、人才儲備等內部情況和諸如本行業、本系統、市場環境等外部情況。企業可以通過比較、分析和研究大量可靠的、歷史的、現實的檔案信息，最終預測企業活動未來的發展和變化。這樣方便企業評估情況，做出科學的決策，制訂切實可行的企業方針和發展規劃，減少決策的武斷和盲目。

二、企業檔案高效化管理的策略

（一）管理理念的精細化

任何一項工作的創新都需要以理念為出發點，這也是基本保障，所以，在企業檔案管理創新過程中，要將精細化理念創新放在首要位置，以此來保障檔案管理創新的有效實施。目前，企業檔案管理正在朝著知識化、網絡化以及社會化的方向發展，這也是企業檔案現代化管理理念的主要體現，同時也是檔案管理工作的延伸。企業需要在分析檔案管理理論與工作經驗中尋找突破口，形成具有特色的檔案管理體系，總結過去的經驗，尋找工作中存在的問題，同時分析未來發展趨勢，認識到檔案信息價值需要發揮檔案自身的作用。只有將檔案精細化整理，才能使其變成企業需要的信息，進而使檔案獲得有效利用。因此，在過程中需要加強檔案管理效率意識，發揮檔案的內在價值。

（二）崗位設計與流程設計是檔案高效化管理的重點

企業檔案管理業務流程較長，文件檔案歸檔、移交檔案室鑒定、檔案載體的測試、整理、類、編目、裝訂、上架等，真正成為檔案需要多個工作環節，每個環節又包含3到6個步驟。檔案管理人員進行檔案整理的過程中，要認真核對，杜絕遺漏現象的發生;在檢查過程中，還需要認真核對檔案數目與種類，堅決杜絕任何錯誤的發生。在形成檔案之后，還需要對檔案進行安全管理，提供查詢利用等后續工作。所以，依照檔案業務流程進行崗位設計與流程設計是精細化檔案管理的重點。崗位設計主要就是依照檔案工作需要來規定每個崗位任務、責任以及權力。崗位設計能夠將檔案工作的崗位職責內容和履行職責內容以及績效評價等內容進行融合[3]。流程設計就是以制度形式和信息化管理方式，規范每一個檔案崗位的關系，通過工作流程與過程控制以及總結評估等方式，將多個崗位進行聯系與協調。通過科學的崗位設計與流程設計能夠使檔案管理工作更加規范。另外，再配合評估考核體系，能夠充分調動員工對本職工作的積極性，同時還能夠提升員工的工作效率。

（三）強化信息化建設

建立企業局域網絡，這樣不僅能夠有效服務廣大用戶，還可以加強企業檔案資源的開發與利用，讓其更加系統化、合理化。隨著信息時代的快速發展，企業檔案信息變得十分零散且越來越復雜化。因此，必須要對這些檔案進行精細化管理，進一步打破企業部門之間各自為政問題，構建完整的信息系統，實現一體化管理。這樣的方式不僅要實現資源共享，還需要實現資源互補，提升企業檔案的利用效率，避免出現不必要的浪費和重復，進而使得企業檔案信息開發與利用更加科學、合理。

（四）健全檔案管理制度

在現有檔案工作創新管理中，涉及面廣，要求高，在整個過程中必須以制度化作為基礎，以剛性制度作為基礎，在規范化管理中，進行業務活動的更新。依據檔案管理工作的精細化和專業化管理等，在各項工作創新中需要順應時代的發展趨勢。在制度完善的階段，必須掌握關鍵點。只有確保檔案工作從收集、整理和后續應用的合理性，才能確保檔案的有效性。在評價創新中，對各項指標分析，明確新增的種類和數量等，將其作為硬性指標，只有發揮檔案管理的優勢，才能符合軟件指標要求。

（五）提升檔案人員專業素質

一方面，要根據企業檔案工作實際，加大專業人才引進力度;另一方面，要做好現有檔案人員的業務知識培訓，構建人才隊伍培訓常態化模式，不斷完善檔案從業者的專業知識結構;此外，還要培育檔案人員的服務意識，鼓勵他們根據企業發展實際，主動為企業發展提供優質檔案查詢、利用服務，助力企業發展。

三、結束語

總之，企業檔案是企業在日常經營生產過程中形成的具有保存價值的信息資料，具有經濟性、知識性和綜合性等特點。做好企業檔案管理工作，對保護企業知識產權、繁榮企業文化、規范企業日常管理都具有積極的現實意義。加強新時期企業檔案管理，應不斷完善企業檔案管理機制，搭建企業檔案管理信息化管理平臺，提升企業檔案管理人員的專業素能，為企業的發展、壯大不斷提供有價值的信息資源支持和保障，推動企業轉型升級，使企業提升市場競爭力。

參考文獻

[1]成雪東.企業檔案管理與創新研究[J].辦公室業務，2019（22）：154+168.

[2]曹永吉.企業檔案收集工作中存在的問題與對策[J].辦公室業務，2019（22）：155+157.

[3]高燕春.提升企業檔案管理工作的思路與舉措[J].辦公室業務，2019（21）：119+123.