淺談數字化干部人事檔案管理創新

格日樂滿達

摘 要：促進數字化干部人事檔案管理創新，能夠在很大程度上優化檔案管理手段、提升檔案的利用價值，繼而優化檔案管理效率。因此，在實際的工作中，應該順應信息時代的發展，將一些高端技術和存儲方式運用到檔案管理中，同時也應該強化管理人員素質，促進檔案管理機構基礎設施的建設，強化檔案的二次或多次利用價值，繼而促進整個檔案管理行業的發展和進步。本文主要研究數字化干部人事檔案管理的創新措施。

關鍵詞：數字化;干部人事;檔案管理;創新

前言

在數字化媒體的沖擊之下，作為一名檔案管理人員，除了要不斷學習新知識、掌握新技能之外，還需要拓展除了檔案管理之外，一些企業的專業知識，如法律知識、企業管理知識等，訓練自身思維模式的同時，也能在很大程度上將一些應用型理論應用到實際的工作中，優化檔案管理效率的同時，創新管理流程，提升工作效率。

一、創新數字化干部人事檔案管理的意義

（一）有利于充分整合人力資源

從以往的干部人事檔案管理工作中來看，除了要進行檔案的收集、整理、歸檔之外，還需要做到系統歸類，在后續查看的之前還需要做好存儲和標簽工作，工作量大，而且工作流程復雜。但是應用數字化管理模式之外，大量的檔案文件在系統當中只需要進行直接的拷貝或輸出就可以。尤其是一些軟件的應用，能夠在最短的時間內將所歸檔的檔案進行數字化圖形或信息圖表輸出，大大減少了人工作業的時間，也在很大程度上提升了管理的有效性和正確度，對于整合人才、優化勞動力價值來講具有重要意義。

（二）能夠提升檔案資料的利用效率

從歷史的角度來講，大多數檔案管理都是以文書或館藏的形式實現的，不僅歸檔的手續很繁瑣，即使在后續查閱的時候，也需要爬梯子或翻柜子，中間耗費的時間可能要比查閱的時間還要長。但是基于數字化的視角，很多干部人事檔案，直接歸檔在電腦加密系統當中，檔案管理人員直接在計算機上就能實現快速的歸檔和直接的管理，不僅方便有效，而且也利于后續的查詢，對于資源共享、信息傳遞以及提升檔案利用效率來講具有明顯的優勢[1]。

（三）能夠促進檔案資料的持久保護

以往在企業或者機構，在保存人事檔案的時候，往往為了節省空間，會設定一個期限，期限一過，檔案就會自動清除或者進行銷毀處理。這樣一來幾十年后如果還想再翻找的話，就沒有機會了。但是基于數字化管理的視角，計算機的記憶和存儲能力，是不會隨著時間的流逝而消失的。因此，無論時間跨度多達的檔案資料，都能夠長期甚至永久的保存。既防止由于原始檔案破損造成信息失真的情況，也提升了檔案的整體存儲和利用價值，為檔案管理工作的執行帶來了福音。

二、數字化干部人事檔案管理創新的措施

（一）強化檔案管理基礎設施的建設

基礎設施的建設，是保障數字化檔案管理工作能否貫徹執行的關鍵。因此，在干部人事檔案管理創新機制的構建中，首先要做的就是引進一套先進的信息化設備，并保障各類硬件、軟件齊全。再細分的話，要保障系統存儲量能夠滿足長時間、大內存的條件、傳輸和加密系統要進行仔細的驗證，增加防火墻的建設;網絡辦公條件要充分，保障數字傳輸和資源共享的效率。這些基礎設施的構建，都要按時間、按照規定準確置辦，必要情況或條件允許的情況下，還可以進行即時更新，以保障人事干部檔案管理的有效性[2]。

（二）有效創新干部人事檔案數字化管理機制

基礎設施引進之后，從內部控制的角度就應該不斷強化檔案數字化管理的機制了。相關單位需要針對當前或以往檔案管理工作的問題，尋找到一套切實可行的、符合企業或機構發展的、能夠保障檔案管理工作有效運行的管理機制，使干部人事檔案管理工作能夠真正地走上正軌。具體來講，首先要促進數字化辦公和紙質化辦公的協調發展。雖然數字化管理是將以往的紙質內容搬到計算機系統中，但這并不意味所有的內容都要在計算機上進行。尤其是一些需要特殊保管的、層層加密的干部檔案，要由專業人員保存到指定位置，以保障檔案安全性。其次，系統的用戶權限需要明確認證，除了檔案管理人員之外，其他任何單位、組織或個人沒有權利登錄系統，想要獲取資料必須要得到批準并在監督下執行，這種全方位的安全管理模式必須要準確落實下去。最后，備份工作要嚴格落實，一旦系統崩壞能夠不慌不亂，以保障信息不會丟失[3]。

（三）提升檔案管理人才的質量

人事管理干部人事檔案的主體，其綜合素質的高低，世界影響到檔案管理的綜合效率。因此，企業或機構在招聘檔案管理人員的時候，一定要提升準入門檻，選擇一些專業能力強、學歷高、職稱水平達標以及道德素質過關的人員作為檔案管理工作者。同時，也應該定期對員工進行技能培訓和指導，使其能夠認識到干部人事檔案管理的重要價值，在工作中能夠兢兢業業，明確自身的職責，培養出一支嚴守秘密、遵守紀律的專業人才，從而為強化數字化檔案管理效率奠定堅實的基礎。

三、結束語

強化干部人事檔案數字化管理效率，能夠在很大程度上提升檔案的保密質量、更新效率、傳輸效力以及應用價值，在實際的工作中為管理者提供優質的人才信息儲備。因此，在實際的管理工作中，應該不斷提升檔案管理的基礎設施，做好人員的儲備和培訓工作，構建完善的檔案管理機制，滿足信息化、數字化、智能化干部人事檔案管理效率的同時，為整個檔案管理行業的發展提供堅實的保障。

參考文獻

[1]曾海容.干部人事檔案數字化管理的安全問題分析[J].檔案時空，2019（04）：52-53.

[2]李純.淺析干部人事檔案數字化管理問題[J].辦公室業務，2016（17）：151.

[3]曹煒煒.淺析干部人事檔案數字化管理問題[J].管理觀察，2015（21）：60-61.