檢察檔案信息化管理的應(yīng)用及成效

周安寧 趙紅兵

摘 ?要：檢察檔案具體包括訴訟檔案、司法鑒定檔案以及文書檔案等多個種類，其內(nèi)容包括法律文書、案件來源材料以及證據(jù)材料。信息化管理工作的開展，對于提高檢察檔案管理工作效率和工作質(zhì)量有著積極的影響。基于此，本文結(jié)合檢察檔案信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行分析，了解其影響因素，探討其解決方法，探討檢察檔案信息化管理的新思路。

關(guān)鍵詞：檢察檔案;信息化管理;應(yīng)用成效

前言：檢察檔案詳細(xì)記錄了檢察機關(guān)既往的工作情況，具有特定的法律效力，其對于檢察工作的開展具有指導(dǎo)性的作用。為了提高檔案管理的工作效率，避免出現(xiàn)疏漏和差錯，應(yīng)該將先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用進(jìn)來，推動檢查檔案的信息化建設(shè)，進(jìn)一步開發(fā)檢察檔案的功能和價值。而在檢察檔案信息化管理中，還存在著諸多缺陷和不足，有待做出改進(jìn)。

1.阻礙檢察檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的相關(guān)因素

1.1紙質(zhì)檔案與電子檔案的銜接問題

在檢察檔案信息化管理中，需要在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，應(yīng)用電子檔案，以電子文檔、圖片等形式予以呈現(xiàn)，經(jīng)由計算機、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查閱，減少對紙質(zhì)檔案的使用，有利于紙質(zhì)檔案的長期保存。但是在檢察檔案信息化管理工作中，紙質(zhì)檔案與電子檔案的銜接存在著一定的問題，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和完善的規(guī)劃，具體包括錄入方式的選擇、儲存與備份空間的標(biāo)準(zhǔn)以及大文件的歸檔保存要求。由于紙質(zhì)檔案所涉及內(nèi)容較為繁多、復(fù)雜，無論是人工錄入系統(tǒng)，還是進(jìn)行掃描儲存，都存在很大的難度，需要更多的工作人員參與進(jìn)來，同時對于軟件性能提出了更高的要求，影響到紙質(zhì)檔案與電子檔案的銜接。

1.2檔案服務(wù)質(zhì)量差

在檢察檔案信息化管理工作中，相關(guān)工作人員將工作的重點放在了管理層面，按照管理制度和法律法規(guī)的要求，做好檔案材料的收集、整理、鑒定以及歸檔等各項工作，但是卻忽視了檔案服務(wù)工作，檔案資源未能得到充分的開發(fā)和利用，更多的是將其視為歷史資料，顯然與檢察檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)不相符合。

1.3缺乏專業(yè)化的管理人員

在檢察機關(guān)檔案部門，其管理人員配置較少，部分管理人員則是由辦公室工作人員兼職，在檔案管理工作中，其專業(yè)水平有所欠缺。面對繁重的工作量，管理人員往往疲于應(yīng)對。與此同時，檢察檔案管理人員對于檔案的開發(fā)利用缺乏一定的認(rèn)識，更多的局限于檔案的收集、整理和存檔。另外，很多檢查檔案管理人員在信息技術(shù)的掌握上較為欠缺，檢查檔案信息管理系統(tǒng)的運維工作不到位，這在很大程度上制約了檢察檔案的信息化發(fā)展。

2.檢察檔案信息化管理的新思路

在檢察檔案信息化管理的實際工作中，還存在著很多問題，對于檢察檔案信息化建設(shè)進(jìn)程形成妨礙。在檢察檔案管理工作中，其檔案內(nèi)容涉及到訴訟、司法鑒定、閱卷筆錄等多方面的內(nèi)容，其工作量巨大。與此同時，檢察檔案內(nèi)容還關(guān)系到案件當(dāng)事人的權(quán)益，不得產(chǎn)生疏漏與差錯，檔案管理部門承擔(dān)著重要的責(zé)任。考慮到上述因素，在檢察檔案信息化管理中，需要對既往工作中的不足之處進(jìn)行改進(jìn)，轉(zhuǎn)變思路，推動檔案管理的信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率，減輕檔案管理人員的工作壓力，并保障案件當(dāng)事人的合法權(quán)益。

2.1加強資源整合

云南省人民檢察院在檢察檔案信息化管理中，通過加強資源整合，促進(jìn)其紙質(zhì)檔案與電子檔案的銜接。由檔案部門對檢察檔案進(jìn)行立卷分類。該過程中，需要明確必須歸檔的文書材料以及應(yīng)剔除的文書材料。在檔案材料歸檔后，進(jìn)行掃描儲存，形成電子文檔和圖片，儲存在信息系統(tǒng)當(dāng)中，并專門建設(shè)其機讀目錄和數(shù)據(jù)庫，建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，更加高效、便捷的執(zhí)行檔案管理工作。在紙質(zhì)檔案的管理工作中，需要妥善保存檔案，注意防潮、防霉以及防蟲鼠。而對于電子檔案的儲存與管理，則需要做好防潮、防磁措施，并進(jìn)行備份，避免檔案資料丟失。在檢察檔案信息化建設(shè)中，還需要重視其安全性。在信息系統(tǒng)中安裝殺毒軟件和防火墻，預(yù)防潛在的網(wǎng)絡(luò)威脅。在調(diào)取檔案資料時，管理人員需要輸入用戶名和密碼，取得權(quán)限后方可進(jìn)行查閱

2.2提高檔案服務(wù)水平

檢察檔案信息化管理工作的開展，主要服務(wù)于檢察業(yè)務(wù)工作。為了充分發(fā)揮其檢察職能，需要進(jìn)一步提高檔案服務(wù)水平，深入進(jìn)行開發(fā)和利用。在檔案中挖掘信息，為相關(guān)案件的辦理提供參考與指導(dǎo)，充分發(fā)揮檔案的功能和價值。檢察檔案管理的信息化發(fā)展，檔案信息的收集、整理、歸檔更加方便快捷，還可以根據(jù)檢察工作中的實際需要，登錄信息系統(tǒng)進(jìn)行查詢。該過程中，真正做到了檔案管理和檔案服務(wù)的兼顧。

2.3加強管理人員的培訓(xùn)

加強對管理人員的培訓(xùn)，提高其在檢察檔案信息化管理中的專業(yè)化程度。云南省為了推動其檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化管理，開設(shè)全身檢查機關(guān)的檔案培訓(xùn)班。在學(xué)習(xí)的過程中，檢察機關(guān)工作人員對于檢察檔案信息化管理有著全面的了解，并認(rèn)識到檢查檔案在執(zhí)法辦案中的重要作用。同時學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)和理念，熟練掌握信息系統(tǒng)的操作方法。增加檢察機關(guān)檔案部門人員配置，培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人才。

結(jié)論

綜上所述，在檢察檔案信息化建設(shè)中，為了解決紙質(zhì)檔案與電子檔案的銜接問題，并提高檔案服務(wù)質(zhì)量，需要對檢察檔案信息管理的理念、方法進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。加強資源整合，重視管理人員的培訓(xùn)，進(jìn)而提升檔案服務(wù)的專業(yè)化水平，減少檢查檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程中的干擾因素，其對于檢察事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步有著積極的影響。

參考文獻(xiàn)：

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[2]何樂，翁琴琴.淺析檢察檔案信息化建設(shè)與利用[J].法制與社會，2013（17）：197+210.

（作者單位：淮安市人民檢察院）