醫(yī)院檔案管理信息化的困難與對策

胡瑾 房冬曉

摘 ?要：醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)有助于更好地保存和利用檔案資源。首先，信息化管理醫(yī)院檔案能更好地保存檔案原始資料，同時也方便使用人員對醫(yī)院檔案的檢索和閱讀。其次，檔案管理信息化建設(shè)有助于改善檔案文件歸檔的方式，提高了檔案整理和歸檔的質(zhì)量和效率。再次，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對醫(yī)院檔案進(jìn)行整合，提高了檔案信息資源的共享性及系統(tǒng)性。最后，以往的醫(yī)院檔案管理方式受到了很大限制，醫(yī)院紙質(zhì)檔案受到環(huán)境中濕度、溫度、蚊蟲等的影響，容易遭到破壞。信息化技術(shù)管理醫(yī)院檔案能節(jié)省人力和財(cái)力，避免檔案遭受環(huán)境破壞，還能減少維護(hù)費(fèi)用的投入。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;管理;信息化;困難;對策

一、醫(yī)院檔案管理信息化的主要問題

1、對檔案信息化管理認(rèn)識不足

受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，我國很多醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識不足，觀念陳舊，不清楚信息化對醫(yī)院檔案管理工作的全新要求和重要作用。大多數(shù)醫(yī)院時至今日仍然習(xí)慣于手工檔案管理模式和工作方法，重收集輕整理、重保存輕統(tǒng)計(jì)、重使用輕編研的情況普遍存在，檔案管理信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，基礎(chǔ)設(shè)施簡陋，專職人員缺乏，檔案利用率低下，直接影響到醫(yī)院自身的發(fā)展前景和長遠(yuǎn)利益。

2、對檔案信息化管理人員把關(guān)不嚴(yán)、培訓(xùn)不夠，人員素質(zhì)技能普遍偏低

醫(yī)院檔案管理的信息化，不僅要求提高管理者的思想認(rèn)識，而且要求大幅度提升管理者的能力和素質(zhì)。由于傳統(tǒng)管理體制的原因和人們對檔案工作的普遍忽視，目前很多醫(yī)院檔案管理人員缺乏管理專業(yè)知識，不少檔案管理人員要么是轉(zhuǎn)行做檔案管理工作的，要么是兼職做檔案管理工作的，檔案專業(yè)出身的人極少，在職人員大多數(shù)沒有在職培訓(xùn)或外出進(jìn)修的機(jī)會與條件，不具備良好的信息技能和素質(zhì)，現(xiàn)實(shí)工作中既熟悉檔案業(yè)務(wù)又精通信息技術(shù)的人如鳳毛麟角。

3、對檔案管理工作要求不高，檔案管理信息化制度尚未建立

醫(yī)院檔案管理工作，由于歷史原因，長期以來一直處于政出多門、多頭管理的狀態(tài)，既缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，也沒有科學(xué)化的管理制度。盡管醫(yī)院檔案資料始終由綜合檔案室負(fù)責(zé)，但事實(shí)上，綜合檔案室只對部分文書資料、科技檔案和音像檔案進(jìn)行管理，而醫(yī)院各部門、各科室和行政機(jī)關(guān)的病理切片檔案、病歷檔案、財(cái)會檔案、人事檔案等分別由各個科室管理，這就造成了醫(yī)院檔案管理上機(jī)構(gòu)繁多、標(biāo)準(zhǔn)不一、要求不同、水平各異的狀況，真正科學(xué)的、規(guī)范的和統(tǒng)一的管理制度根本沒有建立起來。

二、醫(yī)院檔案管理信息化的對策措施

針對以上存在問題，為了加速醫(yī)院檔案管理信息化進(jìn)程，必須采取以下措施：

1、轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識，牢固樹立信息時代的檔案管理科學(xué)理念

具體地說，一要充分認(rèn)識檔案信息資源的巨大價(jià)值及其信息化管理的重大意義。醫(yī)院檔案資料作為醫(yī)院歷史發(fā)展的原始記錄和權(quán)威憑證，不僅是醫(yī)院以往管理工作和計(jì)劃決策的重要依據(jù)，而且是醫(yī)院未來發(fā)展的可靠依據(jù)和寶貴財(cái)富，不僅關(guān)系到醫(yī)院自身的聲譽(yù)和發(fā)展，而且關(guān)系到人民群眾的身體健康，關(guān)系到醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展，關(guān)系到國家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。二要樹立醫(yī)院檔案資源快速流動、信息共享和安全使用的全新理念，加速實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化改造和信息化進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案資源的依據(jù)、財(cái)富、服務(wù)和保障功能，盡早實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集中管控、無縫鏈接、無障流動、授權(quán)服務(wù)和安全共享。

2、以人為本，強(qiáng)基固本，加速培養(yǎng)檔案管理信息化專業(yè)人才隊(duì)伍

一要大力引進(jìn)檔案專業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生，有計(jì)劃有步驟地吸納管理專業(yè)優(yōu)秀人才，按照信息時代的要求加速實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍的輸液換血，不斷優(yōu)化人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，加速實(shí)現(xiàn)管理人才的結(jié)構(gòu)調(diào)整和技能升級。二要加強(qiáng)在職檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過崗位培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)進(jìn)修、繼續(xù)教育等多種形式，全面提高在職人員的崗位技能和綜合素質(zhì)，努力使在職人員都具有管理信息化的專業(yè)知識和能力。三要加強(qiáng)考核，建立健全檔案管理獎勵與淘汰制度。要根據(jù)工作需要和崗位要求，整頓隊(duì)伍，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，對確實(shí)不勝任工作的人員實(shí)行轉(zhuǎn)崗或下崗，逐步淘汰專業(yè)素質(zhì)差、工作不負(fù)責(zé)任的管理人員，全面提高檔案管理工作的整體效能和水平。

3、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，建立健全規(guī)范化的檔案信息化管理制度

具體地說，一要形成權(quán)威統(tǒng)一、開放動態(tài)的信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。檔案管理信息化建設(shè)離不開一定的標(biāo)準(zhǔn)。權(quán)威、統(tǒng)一、開放、動態(tài)的信息化標(biāo)準(zhǔn)體系是信息化建設(shè)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的前提和基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案部門首先要明確檔案信息化建設(shè)的一系列標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并在建設(shè)發(fā)展的同時不斷實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的升級換代和與時俱進(jìn)。二要形成順暢高效、協(xié)調(diào)互動的檔案管理運(yùn)行機(jī)制和模式。立足上述一系列標(biāo)準(zhǔn)和制度，建立由主要領(lǐng)導(dǎo)主抓、各級主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭、檔案管理部門負(fù)責(zé)、檔案業(yè)務(wù)人員具體管理的運(yùn)行機(jī)制和模式，努力使其上下一致，相互配合，運(yùn)行高效，良性互動，以此全面提升檔案管理信息化的水平和層次。

4、加大投入，改善條件，切實(shí)夯實(shí)檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)基礎(chǔ)

具體地說，一要加大資金投入力度。要把檔案信息化資金投入列入各級財(cái)政預(yù)算和醫(yī)院建設(shè)規(guī)劃，采取計(jì)劃投入的辦法，多渠道籌措建設(shè)經(jīng)費(fèi)，解決檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施投入少、條件差的老大難問題。二要配齊配足醫(yī)院檔案信息化建設(shè)亟需的必備軟件和硬件。根據(jù)管理信息化的實(shí)踐要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，本著既滿足工作需要又節(jié)約成本的原則，給檔案管理部門配備必需的信息化設(shè)備，包括專用計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、UPS電源、移動存儲器等。三要加速建設(shè)醫(yī)院檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺和內(nèi)部局域網(wǎng)，加強(qiáng)醫(yī)院各部門各科室間的網(wǎng)絡(luò)化連接和管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的充分利用和資源共享，提高檔案資源的利用效益。

三、結(jié)論

醫(yī)院是為人民提供醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的重要場所，其運(yùn)行中產(chǎn)生的一系列資料統(tǒng)稱為醫(yī)院檔案，所有檔案中，病案資料最多。醫(yī)院檔案能反映醫(yī)院發(fā)展歷程，能被作為重要依據(jù)來進(jìn)行科研和教育事業(yè)。信息技術(shù)的進(jìn)步，給醫(yī)院檔案管理工作提供技術(shù)支撐，有助于提高醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

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[2]譚旭.新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化的問題與對策研究[J].醫(yī)藥衛(wèi)生：全文版，2016（10）：00137-00137.

（作者單位：連云港市婦幼保健院）