醫院檔案管理信息化的困難與對策

胡瑾 房冬曉

摘 ?要：醫院檔案管理信息化建設有助于更好地保存和利用檔案資源。首先，信息化管理醫院檔案能更好地保存檔案原始資料，同時也方便使用人員對醫院檔案的檢索和閱讀。其次，檔案管理信息化建設有助于改善檔案文件歸檔的方式，提高了檔案整理和歸檔的質量和效率。再次，采用計算機技術及網絡技術對醫院檔案進行整合，提高了檔案信息資源的共享性及系統性。最后，以往的醫院檔案管理方式受到了很大限制，醫院紙質檔案受到環境中濕度、溫度、蚊蟲等的影響，容易遭到破壞。信息化技術管理醫院檔案能節省人力和財力，避免檔案遭受環境破壞，還能減少維護費用的投入。

關鍵詞：醫院檔案;管理;信息化;困難;對策

一、醫院檔案管理信息化的主要問題

1、對檔案信息化管理認識不足

受傳統檔案管理思想的影響，我國很多醫院的領導層對檔案管理信息化建設認識不足，觀念陳舊，不清楚信息化對醫院檔案管理工作的全新要求和重要作用。大多數醫院時至今日仍然習慣于手工檔案管理模式和工作方法，重收集輕整理、重保存輕統計、重使用輕編研的情況普遍存在，檔案管理信息化建設領導重視不夠，基礎設施簡陋，專職人員缺乏，檔案利用率低下，直接影響到醫院自身的發展前景和長遠利益。

2、對檔案信息化管理人員把關不嚴、培訓不夠，人員素質技能普遍偏低

醫院檔案管理的信息化，不僅要求提高管理者的思想認識，而且要求大幅度提升管理者的能力和素質。由于傳統管理體制的原因和人們對檔案工作的普遍忽視，目前很多醫院檔案管理人員缺乏管理專業知識，不少檔案管理人員要么是轉行做檔案管理工作的，要么是兼職做檔案管理工作的，檔案專業出身的人極少，在職人員大多數沒有在職培訓或外出進修的機會與條件，不具備良好的信息技能和素質，現實工作中既熟悉檔案業務又精通信息技術的人如鳳毛麟角。

3、對檔案管理工作要求不高，檔案管理信息化制度尚未建立

醫院檔案管理工作，由于歷史原因，長期以來一直處于政出多門、多頭管理的狀態，既缺乏統一的管理標準和協調機構，也沒有科學化的管理制度。盡管醫院檔案資料始終由綜合檔案室負責，但事實上，綜合檔案室只對部分文書資料、科技檔案和音像檔案進行管理，而醫院各部門、各科室和行政機關的病理切片檔案、病歷檔案、財會檔案、人事檔案等分別由各個科室管理，這就造成了醫院檔案管理上機構繁多、標準不一、要求不同、水平各異的狀況，真正科學的、規范的和統一的管理制度根本沒有建立起來。

二、醫院檔案管理信息化的對策措施

針對以上存在問題，為了加速醫院檔案管理信息化進程，必須采取以下措施：

1、轉變觀念，提高認識，牢固樹立信息時代的檔案管理科學理念

具體地說，一要充分認識檔案信息資源的巨大價值及其信息化管理的重大意義。醫院檔案資料作為醫院歷史發展的原始記錄和權威憑證，不僅是醫院以往管理工作和計劃決策的重要依據，而且是醫院未來發展的可靠依據和寶貴財富，不僅關系到醫院自身的聲譽和發展，而且關系到人民群眾的身體健康，關系到醫學科學的發展，關系到國家醫療衛生事業的發展。二要樹立醫院檔案資源快速流動、信息共享和安全使用的全新理念，加速實現檔案資源的數字化改造和信息化進程，充分發揮檔案資源的依據、財富、服務和保障功能，盡早實現檔案信息資源的集中管控、無縫鏈接、無障流動、授權服務和安全共享。

2、以人為本，強基固本，加速培養檔案管理信息化專業人才隊伍

一要大力引進檔案專業的優秀畢業生，有計劃有步驟地吸納管理專業優秀人才，按照信息時代的要求加速實現檔案管理隊伍的輸液換血，不斷優化人才隊伍結構，加速實現管理人才的結構調整和技能升級。二要加強在職檔案管理人員的業務培訓，通過崗位培訓、參觀學習、脫產進修、繼續教育等多種形式，全面提高在職人員的崗位技能和綜合素質，努力使在職人員都具有管理信息化的專業知識和能力。三要加強考核，建立健全檔案管理獎勵與淘汰制度。要根據工作需要和崗位要求，整頓隊伍，優化結構，對確實不勝任工作的人員實行轉崗或下崗，逐步淘汰專業素質差、工作不負責任的管理人員，全面提高檔案管理工作的整體效能和水平。

3、統一標準，優化結構，建立健全規范化的檔案信息化管理制度

具體地說，一要形成權威統一、開放動態的信息化標準體系。檔案管理信息化建設離不開一定的標準。權威、統一、開放、動態的信息化標準體系是信息化建設規范化、制度化、科學化的前提和基礎。醫院檔案部門首先要明確檔案信息化建設的一系列標準和規范，并在建設發展的同時不斷實現標準的升級換代和與時俱進。二要形成順暢高效、協調互動的檔案管理運行機制和模式。立足上述一系列標準和制度，建立由主要領導主抓、各級主管領導牽頭、檔案管理部門負責、檔案業務人員具體管理的運行機制和模式，努力使其上下一致，相互配合，運行高效，良性互動，以此全面提升檔案管理信息化的水平和層次。

4、加大投入，改善條件，切實夯實檔案管理信息化建設技術基礎

具體地說，一要加大資金投入力度。要把檔案信息化資金投入列入各級財政預算和醫院建設規劃，采取計劃投入的辦法，多渠道籌措建設經費，解決檔案信息化建設基礎設施投入少、條件差的老大難問題。二要配齊配足醫院檔案信息化建設亟需的必備軟件和硬件。根據管理信息化的實踐要求和技術標準，本著既滿足工作需要又節約成本的原則，給檔案管理部門配備必需的信息化設備，包括專用計算機、掃描儀、服務器、UPS電源、移動存儲器等。三要加速建設醫院檔案管理信息網絡平臺和內部局域網，加強醫院各部門各科室間的網絡化連接和管理，實現檔案信息的充分利用和資源共享，提高檔案資源的利用效益。

三、結論

醫院是為人民提供醫療衛生服務的重要場所，其運行中產生的一系列資料統稱為醫院檔案，所有檔案中，病案資料最多。醫院檔案能反映醫院發展歷程，能被作為重要依據來進行科研和教育事業。信息技術的進步，給醫院檔案管理工作提供技術支撐，有助于提高醫院檔案管理工作的效率和質量。

參考文獻：

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[2]譚旭.新形勢下醫院檔案管理信息化的問題與對策研究[J].醫藥衛生：全文版，2016（10）：00137-00137.

（作者單位：連云港市婦幼保健院）