加強地方軍工科技檔案收集的思考

鄭正月 應躍明

【摘 要】企業(yè)的科技檔案記錄著企業(yè)運行過程中最基本的活動內容，具有物質資料不可替代的價值，服務于企業(yè)的科技和生產活動，軍工科技檔案的收集質量直接關系到軍工產品的維修保障及裝備的完好性。文章針對目前地方軍工科技檔案收集中存在的問題或不足，從制度建設、技能培訓、收集方式等方面進行分析，提出應對措施，以期達到軍工科技檔案收集的真實性和完整性。

【關鍵詞】地方軍工；科技檔案；收集；管理

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2019）01-0254-02

0 引言

企業(yè)科技檔案收集工作是檔案管理工作的基礎，也是檔案工作的起點和關鍵。檔案材料積累是否齊全，收集是否完整，直接關系到歸檔材料的合格性及檔案信息利用價值的可靠性。科技檔案的產生領域和內容性質，決定了科技檔案同其他檔案在性質上的區(qū)別，尤其是軍工企業(yè)，科技檔案直接關系到裝備的壽命周期管理及裝備完好性的保障工作。本文對傳統(tǒng)地方軍工企業(yè)科技檔案收集工作的現(xiàn)狀進行分析，針對存在的主要問題提出相應措施，以期能對類似企業(yè)起到參考作用。

1 科技檔案收集工作現(xiàn)狀

1.1 檔案員配備不足，專業(yè)知識欠缺

企業(yè)領導重點關注的是有關企業(yè)生存和持續(xù)發(fā)展的新產品開發(fā)事宜，由于檔案管理不直接產生效益，勢必會影響企業(yè)領導對檔案管理的認識、意識及重視程度。在承擔研制項目過程中，由于研制節(jié)點要求及研制工作量大，加上平時科技人員儲備不足，常常出現(xiàn)科技人員捉襟見肘、無暇顧及檔案員配備是否合理、人員是否充足等問題。同時受長期以來檔案管理中所形成的習慣影響，檔案管理人員與領導間不時會出現(xiàn)意識上的偏差，平時的進修、專題培訓機會少，導致專業(yè)知識欠缺，知識更新滯后，難以滿足檔案收集、整理、編目、利用過程中的專業(yè)知識需求，影響科技檔案的專業(yè)性和成套性，甚至影響到產品延壽修理，很難保證裝備的完整性。

1.2 管理制度不完善，可操作性不強

一般地方軍工企業(yè)均有成套的檔案管理制度，包括管理機構及職責、歸檔制度、保管制度、借閱制度等，通常都是套用國家有關檔案工作的標準、規(guī)范和要求編制而成，很少有企業(yè)能將自身檔案管理特點編制到相關管理制度中，不時出現(xiàn)諸如檔案管理員負責所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理之類的規(guī)定，模糊了項目研制人員在科技檔案收集中的作用，甚至出現(xiàn)推諉現(xiàn)象，認為檔案收集完全是檔案管理員的職責，使檔案收集工作陷于被動。當前，地方軍工企業(yè)檔案管理普遍存在制度不完善、更新不及時、操作性不強、落實流于形式等弊端，不利于檔案收集和整理的統(tǒng)籌管理。

1.3 檔案管理考核機制缺失

地方軍工企業(yè)根據(jù)所承擔的研發(fā)項目，開展了圍繞項目所實施的檔案管理，努力深化項目檔案管理工作，但缺乏相應的考核機制，或考核機制與實際工作不符而流于形式，管理效果不佳，顯現(xiàn)出檔案信息管理工作積極性不高，收集方式、方法和手段落后，工作得過且過，導致檔案管理規(guī)范化進程受阻，給檔案的利用和開發(fā)增加了難度。特別是對科技檔案管理的源頭——科技檔案的收集影響明顯，科技檔案的專業(yè)性、成套性和一致性不容樂觀。

2 應對措施

2.1 加強人員培訓，深化內部挖潛

過硬的業(yè)務能力是順利完成檔案管理工作并保證其質量的關鍵。檔案人才隊伍建設同樣涉及人才隊伍結構、人才數(shù)量、人才技能等諸多方面，通過學習提高，逐步改變傳統(tǒng)的工作模式和工作思維。在實際工作中要突出檔案專業(yè)技術人員的主力軍地位，科研人員及時跟進，將人才培養(yǎng)與具體項目相結合，在實踐中積累經驗，提高能力。具體可從以下3個方面入手：一是發(fā)揮外部專業(yè)培訓主渠道作用，以崗位培訓為主，輔以專題培訓和繼續(xù)教育培訓加以充實和細化，不斷實現(xiàn)檔案專業(yè)人員知識、能力、素質持續(xù)提高。二是探索培訓形式和方法，創(chuàng)造學習環(huán)境和平臺，增加與兄弟單位間的交流，拓寬專業(yè)知識視野，提高解決實際工作中各種疑難問題的能力。三是建立資源體系，探索和構建具有地方軍工特色的內部培訓機制，將科研人員特別是項目負責人納入培訓，提高對軍工科技檔案重要性的認識，以及了解并掌握軍工科技檔案收集的方式方法，使科研開發(fā)工作與科技檔案收集工作有機融合、相互促進，并在實踐摸索中提升科技檔案收集能力和水平。

深化內部挖潛，化解專職檔案人員不足難題。科研項目檔案是指一個科研項目從立項開始到成果形成及后續(xù)推廣應用，所形成具有保存價值的材料。在實際工作中，需強化三級積累，即科研人員、專職資料員、檔案人員的積累，達到分級管理、分線負責。由于軍工科技檔案形成于特定的專業(yè)領域，具有以課題項目成套的特點，在項目研制過程中，可靠、真實的科研文件在記錄科研項目研制過程的同時，也形成了科技檔案文件，科研人員對項目的了解遠勝于檔案管理人員，因而在科技檔案收集過程中，科研人員的作用顯得尤為重要，但同時需要檔案技術人員及時進行指導并督查與檔案相關內容的成套性，提高軍工科技檔案質量。

2.2 優(yōu)化收集方式，完善歸檔制度

科技檔案的專業(yè)性強，其收集過程工作量大、要求高。科研人員和檔案管理人員由于專業(yè)視角不同，對具有考查、利用價值的文件資料的處理方式會存在一定差異?？蒲腥藛T是科技檔案收集過程中保證檔案材料專業(yè)性、成套性、一致性的主力軍?？萍紮n案收集的是第一手資料，地方軍工企業(yè)在開展研制項目過程中，由項目負責人負責項目研制過程科技檔案的收集，項目科研人員對科技檔案收集負主要責任，合理運用信息技術，在符合武器裝備研制程序的基礎上，在檔案管理人員的指導下，對照檔案收集工作要求，開展項目科技檔案的收集，在實踐中改進和優(yōu)化收集方式，使項目負責人對歸檔文件材料的齊全、完整負責。科技人員前端控制，檔案人員跟蹤檢查，可以有效保證周期長、程序復雜的軍工項目科技檔案收集的完整性。

完善科技檔案歸檔制度，對于研制周期長的項目，可以根據(jù)研制程序的要求分階段制定科技檔案歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求，并按研制節(jié)點要求適時調整、完善，對于那些可能散失的文件要及時補充。從制度內容、實際效果入手，制定并優(yōu)化科技檔案合理催交制度，及時研究并解決出現(xiàn)的問題，確保軍工科技檔案歸檔制度的合理性、適用性和可操作性。檔案管理人員監(jiān)督好歸檔工作的落實情況，加強業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。充分利用好保密檢查、體系檢查及生產許可證檢查等環(huán)節(jié)，重點關注科技檔案的管理情況，尋找薄弱環(huán)節(jié)，不斷完善科技檔案歸檔制度。

2.3 加強制度建設，健全考核機制

目前，檔案管理工作要求較為嚴格，國家層面的相關標準和制度日臻完善，但在企業(yè)的實際執(zhí)行層面，尚需加強可操作的制度建設，清晰管理流程，健全考核機制。在傳統(tǒng)的檔案管理體系下，文件主管部門對后續(xù)檔案管理工作考慮不足，而檔案主管部門卻很難對文件工作進行有效的前端控制，這就要求企業(yè)進行科學的檔案工作頂層設計，嚴格按制度要求開展工作，避免工作的隨意性。

建立檔案管理網(wǎng)絡，明確科研業(yè)務管理部門的崗位職責，把軍工科研檔案收集列入科室的職責范圍，并責任到人，保證收集和研究同步，使企業(yè)有限人力資源最大化。切實將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，納入考核干部實績內容中，實現(xiàn)分級管理，明確崗位責任人員、責任范圍及考核標準，研制項目責任人員落實到項目組的負責人，將檔案收集與項目進度節(jié)點有機結合，將檔案收集與檔案保密工作有機結合，形成項目研究與檔案收集同步考核機制，增強自身的使命感和責任感，從源頭保證科技檔案收集的有效性和準確性。檔案主管部門加大研制中涉及檔案收集的監(jiān)督檢查力度，為考核提供依據(jù)，通過修改和完善制度使管理工作向標準化、制度化和規(guī)范化方向發(fā)展，形成責任追究、業(yè)務考核、獎懲等有關措施，增強工作活力，發(fā)揮潛能，充分調動科研人員和檔案管理人員的積極性、創(chuàng)造性，逐步滿足軍工科技檔案收集管理要求。

3 結語

軍工企業(yè)科研檔案作為一種特定的檔案，由于其載體形式的原始性、真實性，其信息內容的知識性、價值的潛在性，使科研檔案在科研、生產中發(fā)揮著不可替代的作用。而科技檔案的收集是保證科技檔案完整性、準確性和系統(tǒng)性的重要環(huán)節(jié)。在新形勢下如何加強地方軍工企業(yè)科技檔案的收集是一個值得思考的問題，需要領導高度重視，建立完善的符合企業(yè)實際的管理制度，構建軍工科技檔案收集網(wǎng)絡及檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理人員的技能和素養(yǎng)，優(yōu)化收集方式，內部挖潛，達到對軍工科技檔案有效收集之目的。

參 考 文 獻

[1]楊芳.淺談科技檔案在企業(yè)管理中的應用[J].河北冶金，2018（6）：80-82.

[2]孟麗華.淺談如何做好企業(yè)科技檔案收集工作[J].黑龍江檔案，2014（6）：111.

[3]石麗.軍工企業(yè)科技檔案的保密與利用[J].機電兵船檔案，2013（3）：45-46.

[責任編輯：高海明]