利用知識(shí)管理提高科研單位檔案管理水平的實(shí)踐研究

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摘 要：對(duì)于科研單位來說，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)有的發(fā)展需求，需要利用知識(shí)管理展開創(chuàng)新實(shí)踐。基于此，本文分析了知識(shí)管理的原則，說明了科研單位檔案管理的重要性，重點(diǎn)闡述了促進(jìn)檔案知識(shí)資源的開發(fā)與共享、檔案管理的信息化建設(shè)等基于知識(shí)管理的檔案管理策略。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理;科研單位;檔案管理

現(xiàn)階段，應(yīng)對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的挑戰(zhàn)成為了全球的發(fā)展戰(zhàn)略，在科研單位中，知識(shí)這種新的資源受到了更多的關(guān)注。在這樣的背景下，合理利用知識(shí)資源成為了科研單位需要重點(diǎn)解決的問題。特別是對(duì)于檔案管理工作來說，知識(shí)資源利用率的提升成為了其工作的重點(diǎn)內(nèi)容。作為一種規(guī)劃與管理知識(shí)、知識(shí)創(chuàng)造與知識(shí)應(yīng)用的活動(dòng)，知識(shí)管理對(duì)科研單位檔案管理工作提供了更好的指導(dǎo)，促進(jìn)了管理水平的提升。

一、知識(shí)管理的原則分析

知識(shí)管理融合了現(xiàn)代信息技術(shù)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)理論、企業(yè)管理思想和現(xiàn)代管理理念，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代涌現(xiàn)出來的一種新型管理思想與方法。知識(shí)管理能夠在組織中構(gòu)建起一個(gè)量化與質(zhì)化的知識(shí)系統(tǒng)，讓存在于組織中的知識(shí)與信息通過透過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過程，不斷的回饋到知識(shí)系統(tǒng)內(nèi)。此時(shí)，就形成了積累個(gè)人和組織知識(shí)成為組織智慧的循環(huán)。

在知識(shí)管理中，主要遵循了一下三項(xiàng)原則：

第一，積累原則。知識(shí)的積累是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的管理基礎(chǔ)條件。對(duì)于科研單位來說，知識(shí)管理的使用就是要將知識(shí)經(jīng)驗(yàn)、信息、程序、技巧等進(jìn)行積累，避免其隨著時(shí)間的推移逐漸消失。可以說，知識(shí)管理能夠讓科研單位對(duì)知識(shí)展開更好的積累。

第二，共享原則。在知識(shí)的共享中，實(shí)現(xiàn)了組織內(nèi)部所有的信息和知識(shí)公開，確保組織中每一名成員都能接觸和使用組織的知識(shí)和信息。對(duì)于科研單位來說，知識(shí)的共享能夠讓所有人員接觸知識(shí)，并利用其創(chuàng)造更多的價(jià)值。必須要建立起知識(shí)共享網(wǎng)絡(luò)，讓知識(shí)管理在科研單位中發(fā)揮出其真正的作用，提升科研單位的競爭力。

第三，交流原則。對(duì)于知識(shí)管理來說，其核心就是要在組織內(nèi)部建立起一個(gè)有利于交流的組織結(jié)構(gòu)和文化氣氛，使各個(gè)成員之間的交流毫無障礙。知識(shí)交流體現(xiàn)出了知識(shí)的價(jià)值，在知識(shí)管理中，交流原則處于所有原則的最高層次。知識(shí)的積累更多的是為了實(shí)際的應(yīng)用，所以，必須要讓其能夠在組織內(nèi)部循環(huán)。對(duì)于科研單位來說，要在吸收新知識(shí)的同時(shí)，不斷剔除老舊的知識(shí)。

二、科研單位檔案管理的重要性分析

科研檔案為科學(xué)研究提供了基礎(chǔ)條件，在科研活動(dòng)中占據(jù)著重要地位。所以，檔案管理對(duì)于科研單位極為重要，其推動(dòng)了單位科研實(shí)力的不斷提升。科研單位檔案管理的作用可以概括為以下幾點(diǎn)：

第一，參考作用。在科研檔案資料中，包含著大量的前期研究過程以及科研成果，為其他科研人員繼續(xù)學(xué)習(xí)與深入研究提供了重要的基礎(chǔ)資料。從這一角度來看，科研檔案有著極高的參考價(jià)值，能夠使后續(xù)參與科研工作的人員站在更高的起始點(diǎn)展開研究，真正的做到“站在巨人的肩膀上”。結(jié)合科研檔案，科研人員不必重復(fù)展開實(shí)驗(yàn)，節(jié)省了大量的時(shí)間、人力以及物資。同時(shí)，科研檔案能夠?yàn)槠渌蒲腥藛T的工作提供參考，避免其在研究中重復(fù)勞動(dòng)或是“走彎路”。

第二，憑證作用。對(duì)于科研工作來說，科研檔案是最真實(shí)、最初的原始憑證，是在科研過程中自然形成的。這種自然性決定了科研檔案必須對(duì)實(shí)際的科研過程進(jìn)行客觀記錄。基于此，科研檔案作為科研證據(jù)的說服力更高，顯示了科研檔案的珍貴性與權(quán)威性。對(duì)于科研單位來說，檔案中真實(shí)的記錄了科研活動(dòng)，推動(dòng)了科研項(xiàng)目深入展開。

第三，為考核評(píng)估提供依據(jù)。在檔案中，展示了科研單位真正的科研實(shí)力，記錄了大量的優(yōu)秀研究理念及科研成果。從這一角度來看，科研檔案為相應(yīng)科研單位的考核評(píng)估提供了重要的判斷依據(jù)。利用檔案資料，能夠準(zhǔn)確的衡量科研單位的實(shí)力以及管理水平。

結(jié)合上述分析能夠看出，檔案管理對(duì)科研單位來說十分重要，提升了科研單位的運(yùn)行效率，為不同科研項(xiàng)目的展開提供了珍貴的數(shù)據(jù)資料以及經(jīng)驗(yàn)參考。

三、基于知識(shí)管理的科研單位檔案管理策略探究

1.檔案管理程序的優(yōu)化。在傳統(tǒng)的科研單位檔案管理中，普遍使用了紙張作為資料保存的載體。這就導(dǎo)致了在實(shí)際的管理過程中，包含著大量繁瑣且重復(fù)性較高的勞動(dòng)，浪費(fèi)的大量的時(shí)間、人力與物資。現(xiàn)階段，信息技術(shù)不斷發(fā)展，電子文件以及無紙化辦公迅速發(fā)揮，逐漸取代了傳統(tǒng)的辦公模式。相比于紙質(zhì)文件來說，電子文件的載體形式、歸檔辦法等都有明顯的差異。在這樣的情況下，科研單位檔案管理人員必須要結(jié)合電子文件的特點(diǎn)，對(duì)檔案管理的程度展開優(yōu)化。

相比較來說，電子文檔的儲(chǔ)存容量更大，但是空間更小，且有著更為簡單的整理程序。所以，在管理電子文件時(shí)，要結(jié)合文件生命周期理論來完成。簡單來說，就是要將文件視為不可分割的連續(xù)體。要實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化，將文件工作與檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一的工作程序設(shè)計(jì)，確保設(shè)計(jì)程序涵蓋文件生產(chǎn)、轉(zhuǎn)運(yùn)、歸檔、永久保存、銷毀的全過程。這樣的方式不僅能夠強(qiáng)化檔案的知識(shí)管理，對(duì)于科研單位的其他業(yè)務(wù)管理工作也提供了更好的服務(wù)，整體上提升了文檔工作的效率。

2.促進(jìn)檔案知識(shí)資源的開發(fā)與共享。對(duì)于科研單位來說，利用知識(shí)管理展開檔案管理并不僅僅局限于檔案編研，而是要讓使用者能夠在大量的檔案信息中快速、準(zhǔn)確、全面的找出相應(yīng)的科研檔案，為使用者提供需要的信息。利用科研檔案資源的采集、存儲(chǔ)、揭示、分析、歸納以及綜合加工，能夠最大程度的發(fā)揮出科研檔案的價(jià)值。基于此，管理人員要形成主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，關(guān)注科研單位內(nèi)外各方面的信息需求，結(jié)合現(xiàn)有的檔案資源，對(duì)檔案中包含著的隱藏知識(shí)展開深度挖掘。要在保證科研檔案的保密性與安全性的基礎(chǔ)上，編制科研檔案的目錄、索引以及摘要等信息，構(gòu)建起具體專題特色的檔案信息數(shù)據(jù)庫，滿足使用者的需求。同時(shí)，也可以建立起檔案信息咨詢的線上服務(wù)平臺(tái)，為科研單位中的工作人員提供定向與定期的交互信息咨詢以及知識(shí)共享的服務(wù)，最大程度的發(fā)揮出科研檔案信息共享的使用價(jià)值。

3.科研單位人員綜合素養(yǎng)的提升

（1）檔案管理人員素質(zhì)的提升。對(duì)于科研單位來說，可以積極引進(jìn)專業(yè)性技術(shù)人才，或者也可以對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員展開培訓(xùn)。在培訓(xùn)中，要確保管理人員學(xué)習(xí)并掌握檔案法規(guī)。同時(shí)，也要定期的組織檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)與計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)，提升其對(duì)新設(shè)備、新技術(shù)以及新方法的接受程度，實(shí)現(xiàn)熟悉檔案管理制度與辦法的復(fù)合型人才的培養(yǎng)。

同時(shí)，要對(duì)科研檔案的形成與積累展開制約，形成“三納入”制度，即將科研檔案管理納入科研工作流程、納入科研人員的工作計(jì)劃、納入科研人員承擔(dān)的崗位職責(zé)中，確保科研檔案的安全與完整。

（2）科研人員檔案意識(shí)的提升。科研人員是科研檔案形成的主體，其在科研檔案管理工作中也發(fā)揮著重要的作用。所以，除了要對(duì)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行提升外，還要加強(qiáng)科研人員的檔案意識(shí)。科研單位或是管理人員要定期向科研人員宣傳的檔案的價(jià)值以及重要作用，使其形成管理以及利用科研檔案的意識(shí)，調(diào)動(dòng)科研人員收集、轉(zhuǎn)移科研檔案的積極性與主動(dòng)性。同時(shí)，管理人員要對(duì)使用者的檔案利用需求進(jìn)行分析，滿足不同科研人員的資料需要，發(fā)揮出科研檔案的多種效益。

（3）管理職能分配的優(yōu)化。在傳統(tǒng)的科研檔案管理中，主要使用了重保存、輕利用的模式。而在知識(shí)管理的指導(dǎo)下，在檔案管理工作中要將科研檔案視為動(dòng)態(tài)的知識(shí)，實(shí)現(xiàn)將傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)在知識(shí)的管理。

在科研檔案管理中融入知識(shí)管理，需要管理職能的分配進(jìn)行優(yōu)化與協(xié)調(diào)。對(duì)于科研單位來說，可以從以下五個(gè)方面完成職能分配：第一，從科研單位的層面上來說，要明確業(yè)務(wù)主管部門與檔案管理部門對(duì)科研檔案管理的總體責(zé)任，制定出相應(yīng)的管理要求。第二，從部門的層面上來說，要確定科研檔案管理的監(jiān)督與檢查責(zé)任。第三，業(yè)務(wù)部門的檔案管理負(fù)責(zé)人要對(duì)科研檔案的管理提供指導(dǎo)與服務(wù)。第四，科研項(xiàng)目組要承擔(dān)檔案整理與保管責(zé)任。第五，所以科研人員都具有文件材料的形成與積累責(zé)任。

4.檔案管理的信息化建設(shè)。現(xiàn)階段，信息技術(shù)迅速發(fā)展，科研單位檔案管理工作要充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。要設(shè)計(jì)、開發(fā)與利用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，加快科研檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的速度。其中，要重點(diǎn)展開電子文件全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，對(duì)多種索引工具進(jìn)行逐步完善，實(shí)現(xiàn)科研檔案信息的最大程度揭示。要將科研檔案中包含的重要科研資料與成果全部完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化，利用檔案網(wǎng)站的作用，結(jié)合不同的權(quán)限完成相關(guān)科研資料的調(diào)閱。

綜上所述，知識(shí)管理對(duì)科研單位檔案管理工作的升級(jí)提供了更好的指導(dǎo)，轉(zhuǎn)變了其工作模式。通過檔案管理程序的優(yōu)化、促進(jìn)檔案知識(shí)資源的開發(fā)與共享、科研單位人員綜合素養(yǎng)的提升、檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了將傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)在知識(shí)的管理，提升了科研檔案資源的利用率，提高了科研單位的科研能力以及競爭力。

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