高校干部人事檔案管理及運用研究

楊麗娜 黃莉琴

摘 要：檔案管理是現代高校管理工作的組成部分之一，強調以規范的手段、理念確保檔案能夠服務于高校人事等工作?；诖?，本文分別就高校干部人事檔案管理、高校干部人事檔案運用展開分析，給出責任的明確性、管理的嚴格性以及構建規范運用制度、加強運用的信息化水平等內容，通過多個角度對該項工作進行分析，以高校人員檔案管理價值為出發點，借助研究使后續工作得到必要優化。

關鍵詞：高校干部;人事檔案管理;內容分類;運用制度

人事檔案管理，是將人事檔案進行收集、整理、保管、鑒定、統計，為后續工作提供規范化資源的活動。我國高校數目眾多，高校干部的人事檔案類別復雜、總量龐大，是高校管理的重要內容之一，需要在現有基礎上謀求優化。2018年11月，我國推行了新的人事檔案管理方法，即《干部人事檔案工作條例》，本文以該條例為基準，就高校干部人事檔案管理及運用等內容展開分析研究。

一、高校干部人事檔案管理

1.責任的明確性

高校干部人事檔案管理相關工作帶有長期性特點，該項工作的主要價值是推動干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化。也是上級組織了解干部工作情況、成長情況的主要依托，是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，要求在實際工作中，首先確保管理責任的明確，做好專事專管。如某高校共有干部300名，儲備干部150名，其檔案資料總量為450份，采用兼管形式，可能無法保證所有檔案得到規范化處理。高校應選派專門的檔案管理員，負責上述檔案的管理工作，如果高校干部數目少，允許管理員同步負責其他類似工作，但不允許出現干部人事檔案無人管理的情況。此外，還應明確規定管理人員的權責范圍，以免出現管理責任不清的問題。

2.管理的嚴格性

嚴格性，是高校干部人事檔案管理的基本要求，是指所有檔案都必須完整、規范的存放在檔案室（不含信息化設備），所有管理內容必須明確、條例必須清晰，標準必須完善。如高校干部履歷、表彰等檔案內容，存在更新需要，為避免管理混亂，不能在每一次出現信息變動后都立即著手更新，可以每周為間隔，將該周內高校干部的信息變化進行匯總，統一進行更新。如果高校內干部數目較少，可將更新間隔延長為2-3周，避免工作內容積壓的同時，實現管理的有序、嚴格。此外，所有的檔案管理條目，必須符合《干部人事檔案工作條例》，高校自身管理條目也不得與該條例存在沖突。

3.信息的真實性

信息的真實性是高校干部人事檔案管理的基礎，也是檔案后續運用的核心要求。在實際工作中，要求采用電子信息和紙質信息對照、周期檔案抽查等方式，確保所有高校干部人事檔案信息真實有效。高校干部人事檔案進入學校后，管理人員應立即進行檔案的核對，確保其與對應人員信息完全吻合，準予歸檔，并開始建立信息化檔案。信息檔案內容與紙質檔案需要完全一致，可采取錄入和對照分別安排專人進行的方式，確保信息真實性。每隔3-6個月，校內管理部門應對干部認識資料做抽查，了解新的信息是否得到記錄，檔案內是否存在問題等，如存在信息問題也應做好追責、分析原因，嚴格避免問題再次出現。

4.使用的方便性

高校干部人事檔案管理，其目的在于服務實際工作，應保證檔案使用的方便性。具體措施包括關聯機制構建、層次信息庫建設兩個方面。關聯機制主要是指與高校干部存在關聯的部門，應與高校建立規范化的溝通平臺，以保證信息得到實時管理。如檢查部門、教育部門、勞動部門等，均可與高校納入到相同的物聯網系統中，以便在存在檔案應用需求時，可以快速獲取對應信息。層次化信息庫建設，是指在內容歸類的基礎上，額外將信息化檔案庫分為若干層級、建立檢索機制，方便調取和查看。如按照院系進行層次劃分、設置“關鍵詞檢索目錄”，管理人員鍵入“文學院”，即可獲取該院內的干部人事檔案，使用便捷。

高校干部人事檔案的安全性，也是管理工作的關鍵內容之一。一方面信息化資料庫容易受到網絡病毒的侵襲，導致系統崩潰、檔案丟失;另一方面傳統紙質檔案也可能受潮、發霉，出現破損。后續工作中，要求高校管理人員掌握足夠的互聯網安全管理技術，通過運用安全軟件等方式，避免信息檔案出現安全問題。校方則應周期進行檔案庫檢查，做好消防管理、潮濕度管理，如保證檔案室相對濕度在40%以下、每周做好通風等，確保檔案信息安全[3]。

二、高校干部人事檔案運用

1.做好內容分類

高校干部人事檔案的運用，基本要求之一是內容分類清晰，按照目前我國高校干部人事工作情況，結合《干部人事檔案工作條例》的實際要求，建議將高校干部人事檔案分為7個類別，即履歷類、思想類、表彰類、自傳和學歷類、審核類、違法違紀類和其他類。其中履歷類屬于檔案基礎，記錄干部的基本履歷，是運用的基本對象。思想類體現干部的覺悟、思想堅定程度、三觀等，是考評人才的輔助資料，表彰類和違法違紀類，體現了干部的工作能力，自傳和學歷類體現的是干部的發展上限，這兩類檔案應分別存放，運用時作為參考資料，以評定干部是否具備某一方面的工作能力。審核類和其他類包括工資、出國經歷等，可作為運用時的補充材料，完善干部檔案的豐富程度。

2.構建規范運用制度

高校干部人事檔案的運用，不能在缺乏約束的情況下隨意進行，要求構建規劃運用制度。包括運用的目的、范圍、條件，運用檔案的時間、人員資格等等。運用目的方面，高校干部人事檔案首先服務于黨組織和學校實際工作，作為考核干部思想覺悟、工作能力的參考資料，如果出于其他目的，則應生成報告，經營干部主管領導部門（如學校黨組織等）批準，才能運用。高校干部人事檔案運用的條件應帶有范圍性特點，規定何種情況下不能運用檔案，其他情況則均允許使用。如干部出現違紀問題，為避免相關人員修改檔案，應在危及問題發生、干部接受調查時，將其檔案封存，不允許接觸、運用。運用檔案的時間和人員資格等，需要運用的目的給予明確，如用于人事調動，則在工作日內、由人事部門工作人員運用檔案等等。

3.加強運用的信息化水平

高校干部人事檔案的運用方式一般包括兩種，一是常規紙質檔案的運用，二是信息化運用，紙質檔案因攜帶和使用較為不便，已經不能滿足部分工作的實際需要。如某干部在外地需要應用檔案，是無法及時獲取資料的，信息化運用則能應對這一問題。所謂信息化運用，是指在常規紙質檔案的基礎上，構建信息化檔案，并通過大范圍物聯網等方式，為檔案的運用提供平臺。假定某干部從高校的A校區調動至B校區，或者調入教育機關，其紙質檔案無法第一時間送達，可優先調取信息檔案，利用網絡平臺，發送至B校區/教育機關，接受查看和審核。在此期間，該干部和紙質檔案同步趕往目的地，既沒有影響人事調動活動，也提升了檔案運用的效率。信息化運用的優勢得到體現。

4.做好運用檢查和監督

檔案的運用，不能隨意、散漫，高校干部人事檔案尤其如此，其關系到干部自身的考評，也影響高校工作，要求在運用的過程中做好檢查和監督。后續工作中，每一次檔案調取和運用時，要求應用數字化設備進行檔案內容的讀取和記憶，運用完成后，對歸還的檔案進行對照，了解其中是否存在改動痕跡，對于破損更換的部分，也應進行前后對照，確保檔案內容與運用前完全一致。如果存在檔案修改需要，應要求修改人員出具書面報告，管理人員在檔案運用后進行對照，了解修改內容與報告內容是否一致。在條件允許的情況下，要求管理人員全程進行運用監督，了解干部檔案的運用方式、過程等，生成完整的信息記錄，包括檔案運用的時間、地點、經手人等，作為原始資料，避免運用出現問題后無從追責。

5.運用的注意事項

高校干部人事檔案的運用，需要注意兩個核心問題，一是運用檔案時，不明違反《干部人事檔案工作條例》中的各類規定;二是檔案運用完成后，需要完好歸還所屬單位，以免丟失、破壞等問題。我國高校干部人事檔案的管理、運用，首先堅持“黨管干部、黨管人才”的基本原則，以《干部人事檔案工作條例》為直接的運用約束框架，不能在逾越該框架的情況下進行運用，如存在特殊情況，應提交書面申請，獲取管理部門同意才能運用。所有檔案在運用過后，應立即歸還給管理單位，并與借出時進行對照，包括借出人信息、檔案內信息等，從而在保證檔案運用積極作用的同時，避免一些負面影響。

綜上，高校干部人事檔案管理及運用，需要符合工作要求，以國家新出臺的《干部人事檔案工作條例》為基準，檔案管理應強調五項基本內容，即責任的明確性、管理的嚴格性、信息的真實性、使用的方便性、資料的安全性。運用方面，要求做好內容分類、構建規范運用制度，同時加強運用的信息化水平以及檢查、監督，運用過程中也應注意一些基本原則和問題，積極發揮檔案管理的作用。

參考文獻：

[1]于澤東.從新時期人員聘用角度淺談高校干部人事檔案管理[J].辦公室業務，2018（13）：153.

[2]黃莉雯.全面從嚴治黨視域下高校人事檔案規范化管理水平的思考——從干部人事檔案專項審核角度出發[J].人力資源管理，2018（06）：339-340.

[3]甘萍.新時期高校干部人事檔案管理人員素質要求與提升路徑探討[J].辦公室業務，2018（07）：141.